Cómo causar una factura de compra: guía paso a paso con ejemplos y asientos contables

Causar mal una factura de compra tiene consecuencias directas: puedes perder el derecho al IVA descontable en la declaración bimestral, registrar retenciones en el período equivocado o generar inconsistencias que la DIAN detectará en la información exógena. No es un riesgo menor.

Esta guía está diseñada para que puedas usarla como referencia de escritorio mientras trabajas. Cubre el proceso completo desde la verificación de la factura hasta el archivo del soporte, con asientos contables reales, cuentas PUC específicas y los casos especiales que más errores generan en la práctica.

¿Qué es causar una factura de compra?

Causar una factura de compra es registrarla contablemente en el período en que ocurrió el hecho económico —la recepción del bien o el servicio—, independientemente de cuándo se pague.

Este principio se conoce como base de acumulación o devengo en las NIIF (NIC 1, párrafo 27, compilada en el Decreto 2420 de 2015), y en Colombia se denomina históricamente principio de causación. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública lo aclaró de forma oficial en el Concepto 0434 de 2022: causación y devengo son términos análogos; ambos exigen reconocer los hechos económicos cuando ocurren, no cuando se mueve el efectivo.

¿Qué diferencia hace en la práctica?

Criterio	Causación (devengo)	Contabilidad de caja
Momento de registro	Cuando ocurre el hecho económico	Cuando entra o sale el dinero
Reflejo financiero	Imagen fiel de activos, pasivos y resultados	Solo muestra la liquidez inmediata
Cumplimiento NIIF	Obligatorio para grupos 1 y 2 en Colombia	No cumple con NIIF
Utilidad para decisiones	Alta — permite proyectar y controlar	Baja — puede ser engañosa

Referencia normativa: Arts. 27 y 28 del Estatuto Tributario establecen el momento de realización de ingresos y costos para efectos fiscales. CTCP Concepto 0434/2022 diferencia causación, devengo y abono en cuenta.

Qué necesitas tener antes de empezar

Antes de abrir tu software contable, verifica que tienes todo esto disponible. Saltarse este paso es la causa número uno de errores de causación.

Factura electrónica validada por la DIAN con CUFE (Código Único de Factura Electrónica) asignado. Una factura sin validación DIAN no es deducible ni da derecho a IVA descontable.
XML de la factura descargado o disponible desde el buzón electrónico. El XML contiene todos los datos fiscales de forma estructurada y es el soporte oficial.
Representación gráfica (PDF) de la factura para verificación visual y archivo.
Datos del proveedor verificados: NIT, régimen tributario (responsable o no de IVA) y actividad económica. Esto determina qué retenciones aplican.
PUC configurado con las cuentas que usarás: grupo 14 (inventarios), 15 (activos fijos), 5 (gastos) o 7 (costos), según el tipo de compra.
Tabla de retenciones actualizada con los umbrales en UVT vigentes para el año en curso.
Caso especial — proveedor no obligado a facturar: Si tu proveedor es una persona natural del régimen simple o no responsable de IVA, no emite factura electrónica. En ese caso, el soporte válido es el documento soporte en adquisiciones, regulado por la Resolución DIAN 000167 de 2021. El proceso de causación es idéntico, pero el soporte cambia.

Paso a paso: cómo causar una factura de compra

Paso 1. Verifica y valida la factura ante la DIAN

Antes de registrar cualquier asiento, confirma que la factura está validada en el sistema de la DIAN.

Cómo verificarlo: Ingresa al portal de la DIAN y busca el CUFE de la factura. Si la validación es exitosa, el sistema confirma que el documento es legítimo y fue emitido por un proveedor habilitado.

Por qué importa: Solo las facturas electrónicas con CUFE válido dan derecho a IVA descontable y son deducibles como costo o gasto en renta (Art. 771-2 E.T.). Si registras una factura inválida, la DIAN puede desconocer tanto la deducción como el IVA descontable en una fiscalización.

Si la factura no está validada: No la causes hasta que el proveedor corrija el problema. Solicita una factura corregida o una nota crédito y nueva factura.

Paso 2. Identifica el tipo de compra y asigna las cuentas PUC

Este es el paso donde más errores se cometen. La clasificación determina el tratamiento contable y fiscal del IVA, la depreciación y la deducibilidad.

Árbol de decisión:

¿Qué estás comprando?
│
├── Bienes para revender o transformar
│   └── → Inventarios · Grupo 14 (ej. cuenta 1435 - Mercancías)
│
├── Bien de uso duradero (+1 año, no para venta)
│   └── → Activos fijos · Grupo 15 (ej. cuenta 1524 - Equipos de computación)
│       ⚠️ El IVA de activos fijos NO es descontable — se activa como mayor valor del bien
│
├── Servicio o bien de consumo inmediato (papelería, publicidad, arrendamiento...)
│   └── → Gastos · Grupo 5 (ej. cuenta 519530 - Útiles y papelería)
│       ⚠️ El IVA de gastos que no son descontables va como mayor valor del gasto
│
└── Insumo que entra directamente al costo de producción
    └── → Costos · Grupo 7 (ej. cuenta 7105 - Materia prima)

Regla de oro sobre el IVA: El IVA solo es descontable cuando la compra está directamente relacionada con la actividad gravada de la empresa y el bien o servicio se destina a generar ingresos gravados. Si el bien es un activo fijo o la compra es para actividades exentas o excluidas, el IVA se suma al costo del bien o al gasto.

Paso 3. Calcula los impuestos aplicables

Con la factura validada y las cuentas definidas, determina qué impuestos debes reflejar en el asiento.

IVA descontable

Tarifa general: 19 %
Tarifa diferencial: 5 % (algunos alimentos, medicina prepagada, servicios de construcción)
Bienes excluidos o exentos: 0 % (no genera IVA)
Solo es descontable si la compra genera renta gravada y no corresponde a activos fijos.

Retención en la fuente (Retefuente) Aplica cuando el valor base de la compra supera el umbral establecido en UVT para cada concepto. Las tarifas más frecuentes:

Concepto	Tarifa	Base mínima (2026)
Compras generales	2,5 %	27 UVT
Compras con tarjeta débito/crédito	1,5 %	0 UVT
Servicios en general	4 %	4 UVT
Honorarios (personas jurídicas)	11 %	0 UVT
Honorarios (personas naturales)	10 % o 11 %	0 UVT
Arrendamientos bienes inmuebles	3,5 %	27 UVT
Compras de activos fijos	1 %	0 UVT

Verifica el valor del UVT vigente para el año en curso en el sitio oficial de la DIAN, ya que cambia anualmente.

ReteIVA Aplica cuando el comprador es agente retenedor de IVA (grandes contribuyentes, entidades del Estado). La tarifa es el 15 % del IVA de la factura. Se registra como un pasivo del comprador que se declara mensualmente.

ReteICA Varía según el municipio y la actividad económica del proveedor. Consulta el Estatuto de Rentas del municipio donde se presta el servicio o se realiza la venta.

Paso 4. Registra el asiento contable (partida doble)

La regla fundamental:

Débito = lo que entra a la empresa o lo que se consume (activos, gastos, costos)
Crédito = lo que la empresa debe o entrega (pasivos, ingresos, salida de activos)

En una compra a crédito: debitas lo que recibes (el bien o servicio) y acreditas lo que debes pagar (la cuenta por pagar al proveedor), descontando las retenciones que la ley te obliga a practicar.

Estructura del asiento tipo:

DÉBITO:   Cuenta del bien, gasto o costo recibido     [valor base]
DÉBITO:   IVA descontable (si aplica)                 [valor IVA]
CRÉDITO:  Retención en la fuente por pagar            [valor retención]
CRÉDITO:  ReteIVA por pagar (si aplica)               [valor ReteIVA]
CRÉDITO:  Proveedores (cuenta por pagar)              [neto a pagar]

Los valores deben cuadrar: suma de débitos = suma de créditos.

Paso 5. Verifica el cuadre del asiento

Antes de guardar el asiento, confirma:

Suma de débitos = suma de créditos (el asiento no puede tener diferencia de un solo centavo)
La fecha del asiento corresponde al período en que ocurrió el hecho económico, no a la fecha de pago ni a la fecha en que recibiste el documento
Las cuentas PUC usadas corresponden a las definidas en el paso 2

Si hay descuadre: No guardes el asiento. Revisa primero si omitiste algún impuesto (ReteIVA, ReteICA) o si digitaste algún valor incorrectamente.

Si te das cuenta del error después de guardado: Mientras el período no esté cerrado, puedes reversarlo y rehacerlo. Si el período ya cerró, necesitas un asiento de ajuste en el período siguiente, documentado con una nota contable que justifique la corrección.

Paso 6. Archiva los documentos soporte

La causación no termina en el asiento. El soporte documental es lo que la DIAN exige en caso de fiscalización.

Documentos a conservar por cada factura causada:

XML de la factura electrónica (archivo original, no escaneado)
Representación gráfica en PDF
Comprobante de retención en la fuente si aplica
Evidencia del bien o servicio recibido (remisión, acta de entrega, contrato)

Tiempo de conservación: 10 años contados desde la fecha del documento (Art. 632 del Estatuto Tributario). El incumplimiento puede generar sanciones y la pérdida de la deducibilidad ante la DIAN.

Resumen del proceso Verificar factura en DIAN → Clasificar en PUC → Calcular impuestos → Registrar asiento → Verificar cuadre → Archivar soporte. La fecha del asiento siempre corresponde al hecho económico, nunca al pago.

Ejemplos prácticos con asientos contables completos

Caso A — Compra de mercancía a crédito con IVA 19 % y retención

Contexto: El 14 de marzo, una distribuidora compra $3.850.000 en mercancía para reventa. El proveedor es responsable de IVA. La factura se pagará a 30 días. La distribuidora es agente retenedor.

Cálculos:

Base: $3.850.000
IVA (19 %): $731.500
Retención en la fuente (3,5 % sobre base): $134.750
Neto a pagar al proveedor: $3.850.000 + $731.500 − $134.750 = $4.446.750

Asiento contable (14 de marzo):

Cuenta	Descripción	Débito	Crédito
1435	Mercancías	$3.850.000
2408	IVA descontable	$731.500
236540	Retención en la fuente — compras		$134.750
2205	Proveedores nacionales		$4.446.750
Total		$4.581.500	$4.581.500

Notas del asiento:

Cuenta 1435: activa el inventario al costo. No incluye el IVA porque este se registra por separado como descontable.
Cuenta 2408: el IVA queda como activo hasta que se compense en la declaración bimestral.
Cuenta 236540: es un pasivo que se declara y paga en la declaración de retención del mes de marzo.
Cuenta 2205: refleja la obligación total menos la retención practicada.

Cuando se paga la factura (13 de abril):

Cuenta	Descripción	Débito	Crédito
2205	Proveedores nacionales	$4.446.750
1105	Caja/bancos		$4.446.750

Este segundo asiento no afecta ingresos ni gastos. Solo cancela el pasivo y reduce el efectivo.

Caso B — Compra de activo fijo con IVA 19 %

Contexto: El 5 de abril, una empresa compra un computador portátil por $4.200.000 + IVA para uso interno del equipo contable.

⚠️ Error frecuente: El IVA en la compra de activos fijos NO es IVA descontable. Se suma al costo del activo porque el bien no se destina a generar ingresos gravados de forma directa. Si lo registras como 2408, estarás inflando incorrectamente tu IVA descontable.

Cálculos:

Base: $4.200.000
IVA (19 %): $798.000 → Se activa, no se descuenta
Costo total del activo: $4.998.000
Retención por activos fijos (1 %): $42.000
Neto a pagar: $4.998.000 − $42.000 = $4.956.000

Asiento contable (5 de abril):

Cuenta	Descripción	Débito	Crédito
1524	Equipos de computación y comunicación	$4.998.000
236540	Retención en la fuente — activos fijos (1 %)		$42.000
2205	Proveedores nacionales		$4.956.000
Total		$4.998.000	$4.998.000

Nota clave: El IVA ($798.000) queda incorporado en la cuenta 1524, no en 2408. El activo se deprecia sobre el valor total incluyendo el IVA.

Caso C — Servicios profesionales con retención 11 % y ReteIVA

Contexto: El 20 de mayo, una empresa recibe una factura de honorarios de una persona jurídica por servicios de consultoría: $5.000.000 + IVA. La empresa compradora es grande contribuyente (agente retenedor de IVA).

Cálculos:

Base honorarios: $5.000.000
IVA (19 %): $950.000
Retención honorarios (11 %): $550.000
ReteIVA (15 % del IVA): $142.500
Neto a pagar al consultor: $5.950.000 − $550.000 − $142.500 = $5.257.500

Asiento contable (20 de mayo):

Cuenta	Descripción	Débito	Crédito
511020	Honorarios	$5.000.000
2408	IVA descontable	$950.000
236540	Retención en la fuente — honorarios (11 %)		$550.000
236701	ReteIVA por pagar (15 % del IVA)		$142.500
2205	Proveedores — servicios		$5.257.500
Total		$5.950.000	$5.950.000

Diferencia con compras de bienes: Aquí sí aplica ReteIVA porque el comprador es gran contribuyente. La cuenta 236701 es un pasivo que se declara en la declaración de retención mensual, igual que la retefuente.

Resumen de los tres casos Caso A (mercancía): IVA descontable en cuenta 2408. · Caso B (activo fijo): IVA suma al costo del activo, nunca a 2408. · Caso C (honorarios): aplica tanto retefuente como ReteIVA cuando el comprador es agente retenedor de IVA.

Casos especiales que debes conocer

¿Qué hago si el proveedor no está obligado a facturar?

Cuando compras a una persona natural del régimen simple, a un agricultor inscrito en el SIMPLE o a cualquier proveedor no obligado a expedir factura electrónica, el soporte válido es el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, regulado por la Resolución DIAN 000167 de 2021.

Tú como comprador eres quien genera este documento en tu propio sistema antes de causar la compra. El proceso de causación contable es idéntico al de cualquier factura, pero el soporte cambia. Sin este documento, la DIAN puede rechazar la deducción del gasto en renta.

¿En qué mes causo una factura que llegó tarde?

La regla es clara: la causación va en el período en que ocurrió el hecho económico (recepción del bien o prestación del servicio), no en el que recibiste el documento.

Ejemplo: Recibiste un servicio el 28 de febrero pero la factura llegó el 10 de marzo. La causación va en febrero.

Situaciones prácticas:

Si el período de febrero aún está abierto cuando recibes la factura en marzo: cáusala en febrero normalmente.
Si el período de febrero ya está cerrado: evalúa la materialidad. Si el valor es significativo, genera un asiento de ajuste en marzo con una nota contable que documente la razón. Si es un valor menor, muchos contadores lo causan en el mes de recibo y documentan la justificación.

Lo que no debes hacer es causar sistemáticamente en el mes de recepción del documento sin considerar el período real del hecho económico — eso distorsiona los estados financieros y puede generar inconsistencias en las declaraciones de IVA y renta.

¿Cómo causo una nota crédito o devolución parcial?

Cuando el proveedor emite una nota crédito que reduce o anula una factura ya causada, debes generar un asiento de reversión parcial o total.

Ejemplo: Devuelves mercancía por $500.000 de la factura del Caso A.

Cuenta	Descripción	Débito	Crédito
2205	Proveedores nacionales	$595.000
1435	Devolución en compras		$500.000
2408	IVA descontable (reversión)		$95.000
Total		$595.000	$595.000

La nota crédito debe estar validada por la DIAN con su propio CUFE. Sin ese documento, no puedes hacer el reverso del IVA descontable.

¿Cómo causo una factura con IVA del 5 % o producto excluido?

Tarifa del 5 %: El tratamiento es idéntico al 19 %, solo cambia el porcentaje. Si el bien es para actividad gravada, el IVA del 5 % también va a la cuenta 2408 como descontable.

Bienes excluidos (0 % sin derecho a descuento): No hay IVA en la factura, por lo tanto no hay cuenta 2408. El asiento solo registra el bien o gasto y la cuenta por pagar.

Bienes exentos (0 % con derecho a devolución para el productor): Como comprador, recibes la factura sin IVA. El asiento es igual al de excluidos desde tu perspectiva.

Factura mixta (productos con diferentes tarifas): Debes desglosar el IVA por tarifa en cuentas separadas si tu PUC lo requiere, o en una sola cuenta 2408 con el total del IVA si el sistema no discrimina por tarifa.

Errores frecuentes y sus consecuencias fiscales

Esta tabla recoge los errores que más se repiten en la práctica y que generan las consecuencias tributarias más costosas.

Error	Consecuencia	Cómo corregirlo
Causar el activo fijo con IVA en cuenta 2408	IVA descontable inflado. La DIAN puede exigir el reintegro del IVA indebidamente descontado más intereses y sanción.	Reversión del asiento y nuevo registro con IVA incorporado al costo del activo (cuenta 15xx).
Causar en el período equivocado	Distorsión en estados financieros, IVA descontable en período incorrecto, posible rechazo en fiscalización.	Ajuste con nota contable justificando el registro en período posterior. Si el período está cerrado, asiento de ajuste documentado.
No practicar retención cuando la base supera el umbral UVT	Sanción por no practicar retención (Art. 667 E.T.): entre el 10 % y el 200 % de la retención no practicada.	Reconocer la retención a cargo del agente retenedor y declarar en el período correspondiente.
Omitir ReteIVA siendo gran contribuyente	Igual que el anterior: sanción por retención no practicada sobre el IVA.	Declarar y pagar la ReteIVA omitida con los intereses de mora correspondientes.
Causar sin documento soporte válido (sin CUFE o sin documento de no obligado)	La DIAN rechaza la deducción del gasto en renta y el IVA descontable (Art. 771-2 E.T.).	Solicitar corrección al proveedor. Si no es posible, documentar con los medios disponibles y asumir que el gasto puede no ser deducible.
Registrar la nota crédito sin reversión del IVA	El IVA descontable queda inflado por el valor de la devolución.	Asiento de reversión parcial del IVA proporcional a la nota crédito.
Usar la cuenta de gasto para un activo fijo	El activo no se capitaliza ni se deprecia. El gasto del período queda inflado artificialmente.	Reclasificación contable al grupo 15 y generación del cronograma de depreciación correspondiente.

Cómo afecta la causación a tus declaraciones tributarias

Causar correctamente no es solo un asunto contable — define directamente lo que declaras y pagas ante la DIAN.

Declaración de IVA (bimestral o cuatrimestral) El IVA registrado en la cuenta 2408 en cada período es lo que puedes descontar en la declaración correspondiente. Si causas una factura de enero en marzo, pierdes el IVA descontable del período de enero y tienes que solicitar ajuste o asumirlo en el período incorrecto, con el riesgo de que la DIAN lo objete.

Declaración de retención en la fuente (mensual) Las retenciones causadas en el mes (cuentas del grupo 236) deben declararse y pagarse el mes siguiente. La causación en el período equivocado genera retenciones en el mes incorrecto, que pueden derivar en sanciones por extemporaneidad o por no declaración.

Declaración de renta Los costos y gastos son deducibles en el período en que se causaron (Art. 27 y 28 E.T.). Causar un gasto en el período equivocado puede hacer que lo declares en el año fiscal incorrecto, lo que distorsiona la base gravable y puede generar diferencias con la DIAN en procesos de fiscalización.

Información exógena (reporte anual a la DIAN) Los datos de proveedores, retenciones y pagos que reportas anualmente se construyen directamente desde los registros contables. Si hay causaciones en períodos incorrectos, cuentas equivocadas o retenciones omitidas, la información exógena heredará esos errores y puede generar requerimientos ordinarios o pliego de cargos.

Preguntas frecuentes

¿Se puede causar una factura sin haberla pagado? Sí, y de hecho es lo correcto. La causación registra el hecho económico cuando ocurre, independientemente del pago. El pago solo afecta las cuentas de efectivo y el pasivo con el proveedor, no el gasto ni el IVA descontable.

¿El IVA de todos los activos fijos es no descontable? En general sí, cuando el activo no se destina directamente a generar ingresos gravados. Hay excepciones para ciertos activos en sectores específicos. Ante la duda, consulta el Art. 491 del E.T. que lista los casos en que el IVA de activos sí es descontable.

¿Qué pasa si causo la factura en el mes equivocado? Si el período aún está abierto, puedes revertir y recausar en el período correcto sin consecuencias. Si el período ya cerró, genera un asiento de ajuste en el período actual con documentación que justifique la causa del registro tardío. La materialidad del valor determina si el riesgo es significativo o no.

¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos soporte? 10 años contados desde la fecha del documento (Art. 632 E.T.). Esto incluye el XML de la factura electrónica, la representación gráfica y los comprobantes de retención.

¿Puedo causar con una factura en papel si el proveedor aún no migró a factura electrónica? Solo si el proveedor está en un período de transición autorizado por la DIAN o pertenece a una categoría exceptuada. Verifica el calendario de facturación electrónica vigente en el portal de la DIAN. En caso de duda, exige la factura electrónica o solicita el documento soporte correspondiente.

¿Qué es el documento soporte y cuándo lo uso? Es el documento que tú como comprador generas cuando adquieres bienes o servicios de un proveedor no obligado a facturar (Resolución DIAN 000167/2021). Lo expides antes de causar la compra y reemplaza la factura electrónica como soporte fiscal.

¿El IVA de gastos como publicidad o arrendamiento es descontable? Depende. Si la empresa es responsable de IVA y el gasto está relacionado con su actividad gravada, el IVA es descontable. Si la empresa no es responsable de IVA o el gasto está asociado a actividades exentas o excluidas, el IVA va como mayor valor del gasto.

Referencias normativas

Estatuto Tributario, Arts. 27 y 28 — Realización de ingresos y costos para obligados y no obligados a llevar contabilidad. Texto oficial
Estatuto Tributario, Art. 632 — Obligación de conservar documentos. Secretaría del Senado
Estatuto Tributario, Art. 667 — Sanción por no consignar retenciones. Secretaría del Senado
Estatuto Tributario, Art. 771-2 — Procedencia de costos y deducciones e impuestos descontables. Secretaría del Senado
NIC 1, párrafo 27 / Decreto 2420 de 2015, Anexo 1 — Base contable de acumulación (devengo). Función Pública
CTCP, Concepto 0434 de agosto 23 de 2022 — Diferencia entre causación, devengo y abono en cuenta. CTCP
Resolución DIAN 000167 de 2021 — Documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar. DIAN
Estatuto Tributario, Art. 491 — IVA descontable en la adquisición de activos fijos. Secretaría del Senado