Acuse de recibo de la factura electrónica: qué es, plazos y cómo se hace

El acuse de recibo de la factura electrónica es el mensaje con el que el comprador confirma al vendedor que la factura le llegó. En las compras a crédito o con plazo de pago es obligatorio, junto con el mensaje de recibo del bien o servicio, para que la factura sirva como soporte de costos, deducciones e IVA descontable. No tiene un plazo legal: puede enviarse después, pero no debe omitirse.

Qué es el acuse de recibo y en qué se diferencia de la aceptación

El acuse de recibo es uno de los eventos que el comprador registra sobre una factura electrónica ya validada. Su función es dejar constancia de la fecha en que se recibió el documento y de quién lo recibió (art. 774 del Código de Comercio). No significa que el comprador esté de acuerdo con el contenido.

Evento	Quién lo envía	Qué confirma
Acuse de recibo de la factura (030)	Comprador	Que la factura llegó
Recibo del bien o servicio (032)	Comprador	Que llegó la mercancía o se prestó el servicio
Aceptación expresa (033)	Comprador	Que está de acuerdo con la factura
Reclamo (031)	Comprador	Que no está de acuerdo con la factura
Aceptación tácita (034)	Vendedor	Que el comprador no reclamó a tiempo

Confundir el acuse con la aceptación es el error más común. Una empresa puede enviar el acuse y, aun así, reclamar la factura si encuentra un error.

Cuándo es obligatorio el acuse de recibo

La obligación aplica cuando la venta se factura a crédito o con un plazo para el pago. En ese caso, el comprador debe confirmar al emisor el recibido de la factura y el recibido de los bienes o servicios, y solo con esos dos mensajes la factura se constituye en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables (art. 616-1 ET).

En las compras de contado no se exige. Tampoco es exclusivo de los facturadores electrónicos: quien no está obligado a facturar pero compra a crédito y quiere soportar costos o IVA descontable debe habilitarse en el sistema de facturación solo como adquirente para poder enviar los mensajes (art. 1.5.4.9.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025).

Qué plazo hay para enviar el acuse de recibo

Para efectos tributarios, no hay un plazo legal. El Consejo de Estado anuló en julio de 2025 la doctrina de la DIAN que exigía enviar los mensajes antes de presentar la declaración en la que se toma el IVA descontable, porque la ley no fija esa oportunidad (Sentencia del 10 de julio de 2025, radicado 29509). La DIAN acogió esa decisión en su Concepto 15517 de 2025.

Eso no elimina la obligación. Según el mismo concepto, enviar los mensajes tarde no hace perder de forma automática el IVA descontable, pero no enviarlos nunca puede pesar en contra del contribuyente en una fiscalización.

El plazo que sí existe es el comercial: si el comprador no reclama dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción, la factura se considera aceptada de forma irrevocable (art. 773 del Código de Comercio). Ese plazo afecta la aceptación, no el acuse.

Cómo se hace el acuse de recibo

Recibir la factura electrónica (el archivo con el documento y su validación) en el correo o la plataforma de recepción.
Revisar que los datos del comprador sean correctos y que la factura corresponda a una compra real.
Enviar el evento de acuse de recibo al emisor desde el sistema de facturación habilitado, sea una solución propia, la de un proveedor tecnológico o la gratuita de la DIAN.
Cuando llegue la mercancía o termine el servicio, enviar el evento de recibo del bien o servicio.
Revisar el contenido y, dentro de los tres días hábiles, aceptar de forma expresa o reclamar si hay errores.
Guardar la constancia de los eventos junto con el soporte de la causación.

Conviene definir quién recibe las facturas en la empresa, porque el acuse deja constancia de la persona encargada de recibirlas.

Ejemplo con fechas y cifras

Una empresa compra mercancía a 30 días por $10.000.000 más IVA del 19 % ($1.900.000), para un total de $11.900.000.

Fecha	Hecho	Evento
3 de marzo	Llega la factura	Acuse de recibo
5 de marzo	Llega la mercancía	Recibo del bien
6 de marzo	Se revisa y está correcta	Aceptación expresa

Si la empresa no hubiera aceptado ni reclamado dentro de los tres días hábiles, el vendedor podría registrar la aceptación tácita. Con el acuse y el recibo enviados, la factura soporta el costo de $10.000.000 y el IVA descontable de $1.900.000. Si la empresa olvidó los eventos y los envía en junio, no pierde de forma automática el IVA ya tomado, pero debe enviarlos: sin ellos, la factura no cumple el requisito documental.

Preguntas frecuentes

¿Enviar el acuse de recibo significa aceptar la factura? No. El acuse solo confirma que la factura llegó. La aceptación es un evento distinto, expreso o tácito. Después de enviar el acuse, el comprador todavía puede reclamar la factura dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción.

¿Se pierde el IVA descontable si el acuse se envía tarde? No de forma automática. Desde la sentencia del Consejo de Estado de julio de 2025 no hay un plazo legal para enviarlo. Sin embargo, el acuse y el recibo siguen siendo obligatorios en compras a crédito, y su falta definitiva puede valorarse en contra en una fiscalización.

¿Hay que hacer acuse de recibo en compras de contado? No es obligatorio para efectos tributarios. La exigencia aplica a facturas expedidas a crédito o con un plazo para el pago. En compras de contado, la factura soporta costos e IVA descontable sin necesidad de los mensajes de recibido.

Referencias

Estatuto Tributario, art. 616-1 (sistema de facturación; mensajes de recibido en operaciones a crédito)
Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.4.9.1 (mensaje de confirmación del recibido de la factura y de los bienes o servicios)
Código de Comercio, arts. 773 y 774 (aceptación de la factura y fecha de recibo)
Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 10 de julio de 2025, radicado 29509
DIAN, Concepto 15517 del 18 de noviembre de 2025