Causación de facturas en restaurantes y negocios de alimentos
La causación de facturas en restaurantes tiene dos particularidades que no existen en la mayoría de los demás negocios: las ventas suelen estar gravadas con el Impuesto Nacional al Consumo (INC) del 8 %, en lugar del IVA, salvo que el establecimiento opere bajo franquicia (caso en el que se cobra IVA del 19 %); y las compras de materia prima perecedera exigen un control de inventarios más frecuente que el de un negocio con mercancía no perecedera, dado el ritmo de rotación y las mermas propias del sector.
A continuación se explica cómo causar correctamente tanto las facturas de venta como las de compra en un restaurante o negocio de alimentos, con las cuentas PUC específicas y los errores más comunes del sector.
Qué hace distinta la causación en restaurantes frente a otros negocios
En la mayoría de los sectores, causar una venta implica reconocer el ingreso, calcular el IVA generado y registrar la cuenta por cobrar. En restaurantes, cafeterías, heladerías, panaderías y negocios similares, el primer paso adicional es determinar qué impuesto grava esa venta: el Impuesto Nacional al Consumo (INC) o el IVA, porque no es indiferente para efectos contables ni tributarios.
Causación de las facturas de venta: INC en lugar de IVA
El artículo 512-1 del Estatuto Tributario incluye, dentro del hecho generador del Impuesto Nacional al Consumo, el servicio de expendio de comidas y bebidas preparadas en restaurantes, cafeterías, autoservicios, heladerías, fruterías, pastelerías y panaderías, para consumo en el lugar, para llevar o a domicilio, así como los servicios de alimentación bajo contrato (incluido el catering) y el expendio de comidas y bebidas alcohólicas en bares, tabernas y discotecas. Esta actividad se regula en detalle en los artículos 512-8 a 512-13 del Estatuto Tributario.
Para efectos de causación, esto significa que la venta de un almuerzo, un menú ejecutivo o una bebida preparada para consumo en el restaurante no genera IVA sino INC, a una tarifa general del 8 % sobre el valor total del consumo, sin que ese impuesto genere derecho a descuento (impuesto descontable) para quien lo paga.
Excepción: restaurantes bajo franquicia. El propio artículo 512-1 excluye del INC a los establecimientos que operan bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otra forma de explotación de intangibles. Estos restaurantes deben cobrar IVA a la tarifa general (19 %) en lugar de INC, lo que cambia por completo la cuenta y la mecánica de causación: en este caso sí existe IVA generado e IVA descontable, con la misma lógica explicada para cualquier otro negocio responsable de IVA.
No responsables del INC. El artículo 512-13 del Estatuto Tributario permite que las personas naturales queden por fuera de la calidad de responsables del INC de restaurantes y bares cuando cumplen, de forma simultánea, dos condiciones: que sus ingresos brutos del año anterior, provenientes de esa actividad, hayan sido inferiores a 3.500 UVT, y que tengan como máximo un establecimiento de comercio. Solo las personas naturales pueden acceder a esta condición; las personas jurídicas siempre son responsables del INC cuando prestan estos servicios.
Régimen Simple de Tributación como alternativa. Los restaurantes que se acojan al Régimen Simple sustituyen el INC (y el impuesto de renta e ICA, según el municipio) por la tarifa consolidada de ese régimen, sin que deban presentar el formulario 310 de forma independiente.
Propinas voluntarias. La propina voluntaria no hace parte de la base gravable del INC ni del IVA, precisamente porque no es un valor cobrado por el establecimiento como contraprestación del servicio, sino un valor que el cliente decide entregar de forma libre. Debe causarse y controlarse por separado de los ingresos propios del restaurante, normalmente como un pasivo a favor del personal, no como un ingreso operacional.
Comisiones de plataformas de domicilios. Cuando la venta se realiza a través de una plataforma de entrega a domicilio, la comisión que esa plataforma cobra es un gasto o costo del canal de venta y debe causarse por separado. Esa comisión no modifica ni sustituye el impuesto (INC o IVA, según corresponda) que se generó sobre el valor total cobrado al cliente final.
Causación de las facturas de compra: materia prima e insumos
Del lado de las compras, la causación en un restaurante enfrenta un reto adicional frente a otros negocios: gran parte del inventario es perecedero, con alta rotación y mermas frecuentes, lo que hace poco práctico llevar un inventario permanente detallado por cada insumo.
Sistema de inventarios recomendado. Para restaurantes pequeños y medianos, el sistema de inventario periódico, con cortes físicos semanales, suele ser más manejable que el permanente: se cuenta el inventario al inicio y al final del periodo, se suman las compras causadas en ese lapso, y se obtiene por diferencia el costo real de lo consumido, incluidas las mermas.
El IVA pagado en las compras, cuando el restaurante es responsable de INC. Un punto que genera frecuentes errores de causación es el tratamiento del IVA que el restaurante paga a sus proveedores (por ejemplo, al comprar equipos, insumos no alimenticios o ciertos servicios gravados con IVA). Como el restaurante, en su actividad principal, es responsable del INC y no del IVA, ese IVA pagado no puede tratarse como impuesto descontable; debe reconocerse como mayor valor del costo o del gasto correspondiente, siguiendo el mismo principio general aplicable a cualquier responsable de INC que adquiere bienes o servicios gravados con IVA no recuperable.
Mermas y pérdidas de inventario perecedero. Las pérdidas de materia prima por vencimiento, daño o descomposición deben causarse y documentarse adecuadamente, ya que su tratamiento fiscal sigue las reglas generales de los inventarios faltantes del Estatuto Tributario, que limitan la deducibilidad de ese mayor costo si no está debidamente soportado.
Cuentas PUC más usadas en la causación de un restaurante
| Cuenta PUC | Nombre | Uso específico en restaurantes |
|---|---|---|
| 4135 | Comercio al por mayor y al por menor | Registro del ingreso por venta de alimentos y bebidas |
| 1435 | Mercancías no fabricadas por la empresa | Inventario de insumos y materia prima, bajo inventario permanente |
| 6135 / 6205 | Costo de ventas / compras | Costo de los alimentos e insumos consumidos en el periodo |
| 249505 (o auxiliar del grupo 24) | Impuesto Nacional al Consumo por pagar | INC generado en las ventas del restaurante, cuando es responsable |
| 2408 | Impuesto sobre las ventas por pagar | IVA generado y descontable, únicamente para restaurantes bajo franquicia |
| 2205 | Proveedores nacionales | Obligación con proveedores de materia prima e insumos |
| 2365 | Retención en la fuente por pagar | Retenciones practicadas a proveedores de bienes o servicios |
| 2610 (o cuenta auxiliar de pasivo laboral) | Propinas por distribuir | Propinas voluntarias recaudadas, pendientes de entregar al personal |
| 5115 / 6115 | Impuestos | INC pagado por el restaurante cuando actúa como consumidor final de un bien o servicio gravado con este impuesto |
Ejemplo de asiento: venta de alimentos con INC
Venta de alimentos por $100.000 más INC del 8 %, pagada de contado:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1105 Caja | 108.000 | |
| 4135 Ingresos por venta de alimentos | 100.000 | |
| 249505 Impuesto Nacional al Consumo por pagar | 8.000 | |
| Sumas iguales | 108.000 | 108.000 |
Ejemplo de asiento: compra de materia prima perecedera
Compra de insumos alimenticios excluidos de IVA por $500.000, a crédito:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1435 Mercancías no fabricadas por la empresa | 500.000 | |
| 2205 Proveedores nacionales | 500.000 | |
| Sumas iguales | 500.000 | 500.000 |
Nota: muchos insumos alimenticios básicos (como frutas, verduras, carnes y granos sin procesar) están excluidos de IVA, por lo que en estas compras no suele haber IVA que discriminar; la situación cambia frente a insumos procesados o gravados, y frente a equipos o servicios adquiridos para la operación del restaurante.
El documento equivalente en restaurantes
Cuando el restaurante utiliza máquinas registradoras o un sistema POS, el tiquete que estas expiden constituye el documento equivalente a la factura, conforme al artículo 615 del Estatuto Tributario. En la actualidad, la mayoría de los restaurantes emiten esta información mediante facturación electrónica o documento equivalente electrónico, integrado con el sistema de facturación de la DIAN, lo que facilita la causación automática de cada venta con el INC o el IVA correctamente discriminado.
Errores comunes al causar facturas en restaurantes
- Cobrar y causar IVA en lugar de INC (o viceversa), sin verificar primero si el establecimiento opera bajo franquicia.
- Tratar el IVA pagado en compras de equipos o insumos gravados como descontable, cuando el restaurante es responsable de INC y no de IVA.
- Incluir la propina voluntaria dentro del ingreso operacional del restaurante, en lugar de manejarla como un pasivo independiente a favor del personal.
- No separar la comisión de las plataformas de domicilios del ingreso bruto de la venta, lo que distorsiona tanto el ingreso como el gasto del periodo.
- Llevar un inventario permanente detallado por insumo perecedero cuando, en la práctica, un sistema periódico con cortes frecuentes ofrece información más confiable y menos costosa de mantener.
- No documentar adecuadamente las mermas de materia prima perecedera, lo que puede generar el rechazo de ese mayor costo en una fiscalización.
Preguntas frecuentes
¿Un restaurante puede cobrar INC e IVA al mismo tiempo? Puede ocurrir si el mismo establecimiento realiza operaciones distintas: el servicio de restaurante propiamente dicho genera INC, mientras que la venta de otros bienes (por ejemplo, productos empacados para llevar sin preparación, según su clasificación tributaria) puede estar sujeta a IVA o excluida de impuestos, según el caso.
¿Qué pasa si un restaurante supera el umbral de 3.500 UVT durante el año? Debe inscribirse como responsable del INC para las operaciones gravadas por cuantía individual igual o superior a ese umbral, según el parágrafo 1 del artículo 512-13 del Estatuto Tributario, y en general perderá la condición de no responsable a partir del año siguiente si sus ingresos del año anterior superan el límite.
¿La propina obligatoria (incluida automáticamente en la cuenta) recibe el mismo tratamiento que la voluntaria? No necesariamente. Cuando la propina se incluye de forma automática en la cuenta y no depende de la decisión libre del cliente, puede tener un tratamiento distinto al de la propina genuinamente voluntaria, por lo que conviene revisar caso a caso cómo se factura y se comunica al cliente.
Referencias
- Estatuto Tributario Nacional (Decreto 624 de 1989), artículos 420, 426, 512-1, 512-8, 512-9, 512-10, 512-11, 512-12 y 512-13.
- Ley 1943 de 2018 y Ley 2010 de 2019, que modificaron el régimen del Impuesto Nacional al Consumo de restaurantes y bares.
- Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
- DIAN, Resolución 000165 de 2023 y modificatorias, sobre el sistema de facturación electrónica.
- Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas para comerciantes.
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Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.