Qué hacer con una causación cuando la factura electrónica es rechazada por la DIAN

Cuando una factura electrónica es rechazada por la DIAN, la causación no se reversa. El ingreso, el costo y el IVA se registran por el hecho económico (la entrega del bien o la terminación del servicio), no por la validación del documento. Lo que corresponde es corregir el error, transmitir de nuevo la factura y actualizar el soporte del registro. Una factura rechazada no queda validada y no consume el número consecutivo.

Rechazo de la DIAN y rechazo del cliente no son lo mismo

Antes de tocar la contabilidad hay que saber quién rechazó la factura. Los dos casos se confunden con frecuencia y se resuelven distinto.

Aspecto	Rechazada por la DIAN	Rechazada por el cliente
Cuándo ocurre	En la validación previa, antes de expedirla	Después de validada y entregada
¿La factura existe?	No: no quedó validada ni expedida	Sí: está validada
¿Consume el consecutivo?	No	Sí
Qué se hace	Corregir y retransmitir	Nota crédito que la anule y nueva factura
Efecto en la causación	Ninguno	Depende de si la operación se mantiene

La DIAN rechaza la factura cuando no cumple las reglas de validación, por ejemplo un NIT mal digitado, un valor de impuesto mal calculado o una numeración vencida. En ese caso el mensaje de respuesta indica las causas, el documento queda sin validar y no consume el número; se debe repetir el proceso hasta obtener el estado "Documento validado por la DIAN" (art. 1.5.1.5.4.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025).

Si es el cliente quien rechaza una factura ya validada, la factura sí existe. Se anula con una nota crédito que la referencie y, si la venta sigue en pie, se expide una nueva con otro número (art. 1.5.1.5.6.1 de la misma resolución).

Qué pasa con la causación del vendedor

Para quien lleva contabilidad, el ingreso fiscal es el devengado contablemente (art. 28 ET). El ingreso nace cuando se entrega el bien o se presta el servicio, no cuando la DIAN valida la factura. Por eso el rechazo no obliga a reversar el registro ni a moverlo al mes de la corrección.

Con el IVA ocurre algo parecido. En la prestación de servicios, el impuesto se causa en la fecha de la factura, de la terminación del servicio o del pago, la que ocurra primero (art. 429 ET). Si el servicio terminó antes de que la factura quedara validada, el IVA ya se causó y se declara en ese período.

En la práctica, el vendedor solo actualiza el soporte del comprobante contable con los datos de la factura finalmente validada.

Qué pasa con la causación del comprador

El comprador también reconoce el costo o gasto cuando recibe el bien o el servicio. La diferencia está en el soporte: para que ese costo sea deducible en renta y para tomar el IVA como descontable se requiere la factura (art. 771-2 ET). Una factura rechazada por la DIAN no sirve para eso porque no fue validada ni expedida.

Por eso conviene causar el costo o gasto contra una cuenta por pagar estimada, sin IVA descontable, y completar el registro cuando llegue la factura validada. El IVA descontable puede tomarse en el período de su causación o en los tres bimestres siguientes, o en el cuatrimestre siguiente para quien declara cuatrimestralmente (art. 496 ET).

Cómo corregir y retransmitir la factura rechazada

Leer el mensaje de rechazo: indica la regla de validación que falló.
Corregir el dato en el documento (NIT, valores, impuestos, numeración o la información que corresponda).
Transmitir de nuevo hasta recibir el estado "Documento validado por la DIAN".
Usar el mismo número, porque el rechazo no lo consumió. Si el sistema ya lo había consumido y el documento no se validó, ese número se inhabilita conservando la trazabilidad y se usa el siguiente consecutivo.
Entregar al cliente la factura validada y actualizar el soporte del comprobante contable.

No se debe emitir una nota crédito para "anular" una factura rechazada por la DIAN: esa factura nunca existió como documento válido.

Ejemplo práctico con cifras

Una empresa termina un servicio de consultoría el 30 de abril por $8.000.000 más IVA del 19 % ($1.520.000), para un total de $9.520.000. Ese día transmite la factura y la DIAN la rechaza porque el NIT del cliente tiene un dígito mal. La empresa corrige el NIT y la factura queda validada el 4 de mayo.

Registro del vendedor el 30 de abril (no cambia con el rechazo):

Cuenta	Débito	Crédito
Clientes	9.520.000
Ingresos por servicios		8.000.000
IVA por pagar		1.520.000

El ingreso pertenece a abril y el IVA se declara en el bimestre marzo-abril, porque el servicio terminó el 30 de abril.

Registro del comprador. El 30 de abril causa el gasto sin IVA: débito a honorarios por $8.000.000 y crédito a costos y gastos por pagar por $8.000.000. El 4 de mayo, con la factura validada, traslada ese saldo a proveedores y registra el IVA: débito a costos y gastos por pagar por $8.000.000, débito a IVA descontable por $1.520.000 y crédito a proveedores por $9.520.000. El IVA lo toma en el bimestre mayo-junio, dentro del plazo que permite la norma.

Preguntas frecuentes

¿Hay que reversar la causación cuando la DIAN rechaza la factura? No. El ingreso y el gasto dependen del hecho económico, no de la validación del documento. El rechazo solo obliga a corregir y retransmitir la factura. El registro contable se mantiene y se actualiza el soporte con los datos de la factura validada.

¿Se puede usar el mismo número en la factura corregida? Sí, porque una factura rechazada por la DIAN no consume el consecutivo. Solo si el número ya se había consumido y el documento no llegó a validarse, se inhabilita ese número, se conserva la trazabilidad y se usa el siguiente consecutivo disponible.

¿Qué pasa si la venta es de diciembre y la factura se valida en enero? El ingreso sigue perteneciendo a diciembre, porque se causó cuando ocurrió el hecho económico. El comprador puede tomar el IVA descontable con la factura validada en enero, siempre que lo haga dentro de los períodos siguientes que permite la norma.

Referencias

Resolución DIAN 000227 de 2025, arts. 1.5.1.5.4.1 (validación previa) y 1.5.1.5.6.1 (notas crédito y débito)
Estatuto Tributario, art. 28 (realización del ingreso para obligados a llevar contabilidad)
Estatuto Tributario, art. 429 (momento de causación del IVA)
Estatuto Tributario, art. 771-2 (procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables)
Estatuto Tributario, art. 496 (oportunidad de los descuentos en IVA)