Causación de facturas para transportadores e independientes
La causación de facturas para transportadores e independientes consiste en registrar el gasto cuando se recibe el servicio, con el soporte correcto y la retención que corresponde. Si el proveedor está obligado a facturar, el soporte es su factura electrónica; si no lo está, la empresa genera el documento soporte. El flete de carga no lleva IVA y tiene retención del 1 %; los honorarios de un independiente se retienen, por regla general, con la tabla del art. 383 ET.
Los errores más frecuentes son tres: causar con una cuenta de cobro sin documento soporte, cobrar IVA sobre el flete y retener honorarios al 10 % sin preguntar al independiente cómo va a depurar su renta.
Qué documento soporta la causación
Para que el gasto sea deducible en renta (y el IVA descontable, si lo hay), la operación debe estar respaldada por una factura o, cuando el proveedor no está obligado a expedirla, por un documento soporte que cumpla los requisitos del Gobierno (art. 771-2 ET). La factura electrónica sirve como soporte cuando el comprador envía el acuse de recibo de la factura y la constancia de que recibió el servicio (art. 616-1 ET).
Muchos transportadores e independientes no están obligados a facturar. El Decreto 1625 de 2016 excluye, entre otros, a las personas naturales no responsables de IVA y a las que solo prestan servicios excluidos con ingresos brutos inferiores a 3.500 UVT ($183.309.000 con la UVT de 2026). Ahí entra el camionero propietario de su vehículo que solo hace transporte de carga.
| Proveedor | Soporte para causar | Quién lo expide |
|---|---|---|
| Empresa de transporte o transportador obligado a facturar | Factura electrónica de venta | El transportador |
| Transportador persona natural no obligado a facturar | Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar | La empresa que contrata |
| Independiente responsable de IVA | Factura electrónica de venta | El independiente |
| Independiente no obligado a facturar | Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar | La empresa que contrata |
Si la empresa es facturadora electrónica, el documento soporte debe generarse en forma electrónica. La cuenta de cobro puede servir como solicitud de pago, pero no reemplaza ese documento.
Qué retención e IVA aplicar al causar
La retención en la fuente se practica sobre el pago o abono en cuenta. Como la causación es un abono en cuenta, lo habitual es calcularla en el mismo registro del gasto.
En el transporte, la regla es sencilla. El transporte de carga terrestre, fluvial, marítimo y aéreo está excluido de IVA (art. 476 ET), así que el flete no debe traer IVA. La retención por transporte de carga terrestre es del 1 % sobre el valor bruto del pago (Decreto 1625 de 2016). En transporte de pasajeros, el mismo decreto fija una tarifa del 3,5 %.
Con los independientes cambia el enfoque. Los pagos a personas naturales por rentas de trabajo que no vienen de un contrato laboral se retienen con la tabla del art. 383 ET, después de restar aportes a seguridad social y, si aplica, la renta exenta del 25 %. Solo si el independiente pide que se le tengan en cuenta costos y gastos se aplican las tarifas fijas de honorarios o servicios.
| Concepto | IVA | Retención en la fuente |
|---|---|---|
| Transporte de carga terrestre | Excluido | 1 % del valor bruto |
| Honorarios o servicios de independiente que no opta por costos | 19 % si es responsable de IVA | Tabla del art. 383 ET sobre la base depurada |
| Honorarios de independiente que opta por costos | 19 % si es responsable de IVA | 10 % (11 % si los pagos del mismo pagador superan 3.300 UVT en el año) |
| Servicios de independiente que opta por costos | 19 % si es responsable de IVA | 4 % si declara renta, 6 % si no declara |
Las bases mínimas en UVT para servicios cambiaron en 2025 y han tenido idas y vueltas en 2026 por decisiones del Consejo de Estado. Conviene confirmar la base vigente en la fecha del pago, sobre todo en fletes pequeños.
Antes de causar, se recomienda revisar:
- El RUT del proveedor, para saber si es responsable de IVA y si factura.
- Que la factura o el documento soporte describa el servicio y tenga el valor correcto.
- La manifestación escrita del independiente sobre si tomará o no costos y gastos.
- La planilla de seguridad social del independiente, que se adjunta para restar los aportes de la base.
- La evidencia de que el servicio se prestó en el periodo que se causa.
Ejemplo de causación de facturas para transportadores e independientes
Una S.A.S. responsable de IVA, que no es agente de retención de IVA, recibe en noviembre de 2026 dos servicios. Se usa la UVT de 2026: $52.374.
Caso 1: flete con documento soporte. Un camionero persona natural, no obligado a facturar, transporta mercancía por $3.200.000. La empresa genera el documento soporte electrónico, no liquida IVA y retiene el 1 %: $32.000.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5235 Servicios (transporte, fletes y acarreos) | 3.200.000 | |
| 2365 Retención en la fuente | 32.000 | |
| 2335 Costos y gastos por pagar | 3.168.000 |
Caso 2: honorarios con factura electrónica. Un consultor independiente, responsable de IVA, factura honorarios por $10.000.000 más IVA de $1.900.000, por un contrato de un mes. Declara por escrito que no tomará costos y adjunta su planilla con aportes a salud y pensión por $1.140.000.
El cálculo de la retención queda así:
| Paso | Valor |
|---|---|
| Honorarios del mes | $10.000.000 |
| Base después de restar aportes ($1.140.000) | $8.860.000 |
| Base después de restar la renta exenta del 25 % ($2.215.000) | $6.645.000 |
| Base en UVT ($6.645.000 / $52.374) | 126,88 UVT |
| Retención según tabla: (126,876 − 95) × 19 % | 6,0564 UVT ≈ $317.199 |
La renta exenta de $2.215.000 está por debajo de los límites mensuales (790 UVT anuales para el 25 % y el 40 % de la base). El asiento es:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5110 Honorarios | 10.000.000 | |
| 2408 IVA por pagar (IVA descontable) | 1.900.000 | |
| 2365 Retención en la fuente | 317.199 | |
| 2335 Costos y gastos por pagar | 11.582.801 |
Si el consultor hubiera optado por restar costos y gastos, la retención sería del 10 %: $1.000.000. La diferencia muestra por qué la manifestación del independiente debe estar archivada antes de causar.
Cómo registran el ingreso el transportador y el independiente
Del lado del proveedor, el ingreso se registra por el valor bruto del servicio y la retención practicada queda como un anticipo de su impuesto de renta. El camionero del ejemplo reconoce $3.200.000 de ingreso y $32.000 de retención a favor, que podrá descontar en su declaración de renta con el certificado que le expida la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Una cuenta de cobro basta para causar el gasto de un independiente? No para efectos fiscales. Si el independiente no está obligado a facturar, la empresa debe generar el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, y en forma electrónica si es facturadora electrónica. La cuenta de cobro puede conservarse como solicitud de pago, pero no reemplaza ese soporte.
¿Qué pasa si la factura del flete de diciembre llega con fecha de enero? El costo se acepta en el año en que se prestó el servicio, aunque la factura tenga fecha del año siguiente, siempre que se pueda probar que el transporte se realizó en diciembre (art. 771-2 ET). Por eso conviene conservar la evidencia de la entrega junto con la causación.
¿Qué retención aplica si el independiente no informa si tomará costos? Si no pide que se le apliquen costos y gastos, la retención se calcula con la tabla del art. 383 ET. Sin embargo, la renta exenta del 25 % solo se resta cuando manifiesta por escrito que no tomará costos, de modo que sin esa manifestación la base queda más alta.
Referencias
- Estatuto Tributario, art. 771-2: procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.
- Estatuto Tributario, art. 616-1: sistema de facturación.
- Estatuto Tributario, art. 476: servicios excluidos del impuesto sobre las ventas.
- Estatuto Tributario, art. 383: tabla de retención para rentas de trabajo.
- Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria.
¿Sigues digitando facturas a mano en tu software contable?
Conecta Cifrato con tu software contable (Siigo, World Office, Helisa y más). Sincroniza facturas con la DIAN, concilia extractos y elimina el trabajo manual de causación en minutos.
Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.