Causación de pólizas y seguros

La causación de pólizas y seguros sigue una regla sencilla: cuando la prima se factura o se paga por toda la vigencia, se registra como un gasto pagado por anticipado (un activo) y se lleva al gasto mes a mes, a medida que transcurre la cobertura. Si la póliza se paga y se cubre mes a mes, se causa directamente el gasto de cada mes. El IVA, cuando es descontable, no se amortiza: se toma en el periodo de la factura.

Por qué una póliza no va completa al gasto

Una póliza anual da derecho a recibir protección durante doce meses. El día en que se paga, la empresa todavía no ha consumido ese servicio; lo va recibiendo con el paso del tiempo. Por eso el valor pagado es un activo, y el gasto se reconoce en los periodos en que la cobertura efectivamente se presta.

Este tratamiento responde a los marcos técnicos contables vigentes en Colombia (Decreto 2420 de 2015), que exigen reconocer los gastos en el periodo al que corresponden y no en el momento del pago. El resultado es un estado de resultados que no se distorsiona en el mes de la compra de la póliza.

Cómo se registra la causación de pólizas según la forma de pago

El asiento depende de cómo se pacta la vigencia y el pago. La siguiente tabla resume los casos más comunes, con códigos del PUC comercial tradicional que muchas empresas conservan como catálogo de referencia.

Situación	Registro inicial	Registro de cada mes
Póliza anual facturada por toda la vigencia	Débito 170520 Seguros y fianzas; crédito 2335 o 1110	Débito 5130 o 5230 Seguros; crédito 170520
Póliza con prima y cobertura mensual	No hay activo	Débito 5130 o 5230 Seguros; crédito 2335 o 1110
IVA descontable	Débito a IVA descontable en el mes de la factura	No se amortiza
IVA no descontable	Se suma al valor del activo	Se amortiza junto con la prima

La cuenta de gasto depende del área que se beneficia del seguro: administración (5130), ventas (5230) o costos de producción cuando la póliza protege la planta o los equipos productivos.

Ejemplo de causación de una póliza anual con IVA

Una empresa responsable de IVA, cuyas operaciones están gravadas, contrata una póliza de daños para sus oficinas con vigencia del 1 de abril de 2026 al 31 de marzo de 2027. La factura de la aseguradora muestra:

Prima: $12.000.000
IVA (19 %): $2.280.000
Total a pagar: $14.280.000

Como la póliza es de un ramo gravado y el gasto se relaciona con operaciones gravadas, el IVA es descontable. La amortización mensual se calcula solo sobre la prima: $12.000.000 / 12 = $1.000.000. Para concentrarse en la causación, el ejemplo no incluye retenciones.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1 abr. 2026	170520 Seguros y fianzas	12.000.000
1 abr. 2026	2408 IVA descontable	2.280.000
1 abr. 2026	2335 Costos y gastos por pagar		14.280.000
Fecha de pago	2335 Costos y gastos por pagar	14.280.000
Fecha de pago	1110 Bancos		14.280.000
Cierre de cada mes	5130 Seguros	1.000.000
Cierre de cada mes	170520 Seguros y fianzas		1.000.000

Al 31 de diciembre de 2026 se habrán amortizado nueve meses (abril a diciembre): $9.000.000 en el gasto del año. En el balance queda un saldo de $3.000.000, que se lleva al gasto entre enero y marzo de 2027.

Si la empresa no pudiera descontar el IVA (por ejemplo, porque solo realiza operaciones excluidas), el IVA se sumaría al activo. La base a amortizar sería $14.280.000 y la cuota mensual, $1.190.000. Al cierre de 2026 el gasto acumulado sería $10.710.000 y el saldo por amortizar, $3.570.000.

IVA en las pólizas de seguro: cuándo es descontable

La mayoría de las pólizas de daños (todo riesgo, incendio, vehículos, responsabilidad civil) están gravadas con la tarifa general del 19 %. En cambio, no causan IVA las pólizas de seguros de vida en sus distintos ramos (individual, colectivo, grupo y accidentes personales), entre otras que señala el art. 427 ET. En esas pólizas la factura no trae IVA y solo se amortiza la prima.

Cuando la póliza sí trae IVA, es descontable si el seguro es un gasto o costo aceptado en renta y está destinado a operaciones gravadas, según el art. 488 ET. Si la empresa tiene a la vez operaciones gravadas y excluidas, el IVA de los gastos comunes se distribuye en proporción a esas operaciones, y la parte no descontable se suma al valor de la póliza.

Un error frecuente es amortizar el IVA en doce cuotas junto con la prima. El IVA descontable no es un gasto: se registra en la cuenta de IVA descontable y se solicita en la declaración del periodo en que se causa, o en los siguientes que permite la ley.

Deducción en renta de los seguros pagados por anticipado

En renta, los gastos pagados por anticipado tienen como costo fiscal lo efectivamente desembolsado, que se capitaliza según la técnica contable y se amortiza a medida que se reciben los servicios (art. 74-1 ET). Su deducción también es periódica, conforme se recibe la cobertura (art. 142 ET).

En la práctica, la amortización contable y la fiscal coinciden. En el ejemplo, la deducción del año gravable 2026 (declaración que se presenta en 2027) es de $9.000.000, y los $3.000.000 pendientes se reportan como activo en el patrimonio fiscal y se deducen en 2027. Si se llevara toda la póliza al gasto en abril, se generaría una diferencia con la regla fiscal que habría que ajustar en la conciliación.

Casos especiales en la causación de seguros

Algunas situaciones cambian el registro básico:

Póliza financiada. Si la aseguradora factura toda la vigencia y concede plazo para pagarla, se reconoce el activo completo y la cuenta por pagar. Si cada cuota solo da derecho a la cobertura del mes, se causa el gasto de cada cuota. Los intereses de financiación van al gasto financiero, no a la prima.
Cancelación anticipada. El saldo sin amortizar se retira del activo; la devolución de prima que reconozca la aseguradora se registra como cuenta por cobrar, y la diferencia se lleva a resultados.
Seguro de transporte de mercancías. Cuando cubre el traslado de inventario comprado, suele formar parte del costo de ese inventario y no del gasto del periodo.
Pólizas de bajo valor o corta vigencia. La política contable puede fijar un umbral de materialidad para llevarlas directamente al gasto, siempre que se aplique de forma uniforme.

Preguntas frecuentes

¿Se puede llevar toda la póliza al gasto en el mes en que se paga? Contablemente no es lo correcto si la cobertura se extiende a meses futuros, salvo que la política contable permita hacerlo por materialidad. En renta, la deducción solo procede a medida que se recibe el servicio, así que el exceso deducido en un año tendría que ajustarse en la conciliación fiscal.

¿El IVA de la póliza se amortiza junto con la prima? No, cuando es descontable. Se registra completo en la cuenta de IVA descontable y se toma en la declaración del periodo de la factura o en los siguientes permitidos. Solo cuando el IVA no es descontable se suma al valor de la póliza y se amortiza con ella durante la vigencia.

¿Qué pasa con el saldo por amortizar al cierre del año? Se presenta como activo en el estado de situación financiera y, en la declaración de renta, forma parte del patrimonio. Ese saldo se lleva al gasto y se deduce en el año siguiente, a medida que transcurren los meses de cobertura que quedan.

Referencias

Decreto 2420 de 2015, Decreto Único Reglamentario de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información.
Art. 74-1 del Estatuto Tributario, costo fiscal de los gastos pagados por anticipado.
Art. 142 del Estatuto Tributario, deducción de los gastos pagados por anticipado.
Art. 427 del Estatuto Tributario, pólizas de seguros excluidas de IVA.
Art. 488 del Estatuto Tributario, impuestos descontables originados en costos o gastos.