Cómo causar anticipos a proveedores y su legalización posterior

Un anticipo a proveedores se causa como un activo, no como un gasto: al pagarlo se debita la cuenta de anticipos a proveedores y se acredita bancos, descontando la retención en la fuente si corresponde. Se legaliza cuando llega la factura del bien o servicio: se reconoce el costo, gasto o inventario y el IVA descontable, y se cancela el anticipo contra la cuenta por pagar, que queda solo con el saldo.

Qué es un anticipo y por qué es un activo

Un anticipo es dinero entregado a buena cuenta de una compra futura. Mientras el proveedor no entregue el bien o preste el servicio, la empresa no ha recibido nada que reconocer como costo o gasto. Lo que tiene es un derecho frente al proveedor, y por eso se registra como activo.

Tampoco requiere factura en ese momento. La DIAN distingue entre el anticipo, que es una entrega a buena cuenta y no se factura, y el pago anticipado, que remunera total o parcialmente la operación y sí debe facturarse (Concepto Unificado 0106 de 2022).

Cómo causar un anticipo a proveedores al pagarlo

Al girar el anticipo se registra:

• Débito a anticipos a proveedores por el valor entregado.
• Crédito a retención en la fuente por pagar, si el anticipo está sujeto a retención.
• Crédito a bancos por el valor neto girado.

No se registra IVA descontable en este momento. Para descontarlo se exige factura (art. 771-2 ET), y esta llega después.

Sobre la retención, la regla de la DIAN es que se practica en el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero. Si el anticipo hace parte del precio de una operación sujeta a retención, esta se practica al entregarlo. Si es una simple entrega de dinero que no se imputa al precio, la doctrina entiende que no hay retención (Oficio DIAN 61267 de 2014).

Cómo se legaliza el anticipo

Legalizar es aplicar el anticipo contra la factura cuando el proveedor cumple. Los pasos son:

• Verificar la factura y el recibo del bien o servicio.
• Reconocer el inventario, costo o gasto y el IVA descontable.
• Cancelar la cuenta de anticipos por el valor aplicado.
• Acreditar proveedores solo por el saldo que falta pagar, y la retención sobre ese saldo.

Si la factura es menor que el anticipo, la diferencia queda como anticipo pendiente de legalizar o se reclama su devolución. Si es mayor, la diferencia se paga al proveedor.

Ejemplo con cifras

Se contrata la compra de mercancía por $10.000.000 más IVA del 19 % ($1.900.000), total $11.900.000. Se gira un anticipo del 40 % sobre el valor antes de IVA: $4.000.000. Para ilustrar, se supone una retención del 2,5 % por compras.

Momento	Cuenta	Débito	Crédito
Al pagar el anticipo	Anticipos a proveedores	4.000.000
	Retención en la fuente por pagar (2,5 % de 4.000.000)		100.000
	Bancos		3.900.000
Al recibir la mercancía y la factura	Inventario	10.000.000
	IVA descontable	1.900.000
	Anticipos a proveedores		4.000.000
	Retención en la fuente por pagar (2,5 % de 6.000.000)		150.000
	Proveedores (saldo)		7.750.000

El saldo se calcula así: 11.900.000 de factura, menos 4.000.000 del anticipo, menos 150.000 de retención, igual a 7.750.000. La retención total es de $250.000, que equivale al 2,5 % de $10.000.000.

Errores frecuentes

• Registrar el anticipo como gasto, lo que adelanta el costo y reduce utilidades antes de recibir el bien.
• Tratarlo como pasivo, cuando para quien lo paga es un activo.
• Llevar el IVA descontable al pagar el anticipo, sin tener la factura.
• Dejar anticipos sin legalizar durante meses, sin seguimiento ni responsable.
• No practicar la retención cuando el anticipo hace parte del precio.

Preguntas frecuentes

¿El anticipo a proveedores es un gasto?

No. Es un activo hasta que el proveedor entregue el bien o preste el servicio. Solo entonces se reconoce el costo, gasto o inventario y se cancela el anticipo.

¿El proveedor debe facturar el anticipo?

No, si es una entrega a buena cuenta. Sí debe facturar el pago anticipado, que remunera total o parcialmente la operación (Concepto Unificado 0106 de 2022). La diferencia depende de lo pactado, no del nombre.

¿Cuándo se registra el IVA descontable?

Al legalizar el anticipo, cuando llega la factura del proveedor. El art. 771-2 ET exige factura para que el impuesto sea descontable, por lo que no se registra al girar el dinero.

Referencias

• Estatuto Tributario (Decreto 624 de 1989), art. 771-2.
• DIAN, Concepto Unificado de Facturación 0106 de 2022 (19 de agosto de 2022), descriptor 1.1.7.
• DIAN, Oficio 61267 de 2014 (29 de octubre de 2014), retención en la fuente en el pago o abono en cuenta.