Cómo causar facturas cuando hay diferencias entre la orden de compra y la factura recibida

Cuando hay diferencias entre la orden de compra y la factura, primero se cruzan tres documentos: lo pedido, lo recibido y lo facturado. Si el proveedor cobró de más o facturó algo que no llegó, se reclama la factura dentro de los tres días hábiles y se pide una nota crédito. Mientras llega, la compra se causa por lo recibido al precio pactado y la diferencia queda como una reclamación al proveedor.

Qué se compara antes de causar la factura

La revisión se conoce como conciliación de tres vías: orden de compra, documento de recepción y factura. La orden dice qué se pactó, la recepción qué llegó y la factura qué se está cobrando. Solo cuando los tres coinciden la factura pasa directo a causación.

Tipo de diferencia	Ejemplo	Qué suele corresponder
Precio	Se pactó a $40.000 y se facturó a $42.000	Nota crédito, o aprobar el nuevo precio
Cantidad	Se facturaron 100 unidades y llegaron 95	Nota crédito por lo no recibido
Producto	Se facturó un artículo que no se pidió	Devolución y nota crédito
Impuestos	IVA mal calculado o tarifa equivocada	Nota crédito o nota débito del proveedor
Condiciones	Plazo o descuento distinto al pactado	Aclarar con el proveedor antes de pagar

No toda diferencia es un error del proveedor. Un cambio de precio pudo estar autorizado sin actualizar la orden, o una entrega parcial pudo quedar pendiente para otro despacho. Por eso la diferencia se valida antes de reclamar.

Qué hacer cuando la factura no coincide con la orden de compra

Identificar la diferencia exacta: unidades, precio, producto o impuesto.
Confirmar con compras o con el almacén si hubo un cambio autorizado o una entrega pendiente.
Si la factura está mal, reclamarla dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción. Si no se reclama a tiempo, se considera aceptada de forma irrevocable (art. 773 del Código de Comercio).
Pedir al proveedor una nota crédito por el valor cobrado de más. La corrección de una factura electrónica ya validada se hace con nota crédito o nota débito que la referencie (art. 1.5.1.5.6.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025).
Dejar el soporte del reclamo junto con la causación.

Si la diferencia es a favor del proveedor, por ejemplo una entrega mayor aceptada, lo que corresponde es que él expida una nota débito o una nueva factura, no que el comprador ajuste el valor por su cuenta.

Cómo se causa la factura mientras se resuelve la diferencia

La compra se reconoce cuando se recibe la mercancía o el servicio, aunque la factura tenga errores. Para quien lleva contabilidad, el costo o gasto se reconoce cuando se devenga (art. 105 ET). Esperar a que se resuelva el reclamo dejaría el inventario y el gasto sin registrar.

La forma más clara de hacerlo es causar cada parte por lo que realmente es:

Inventario, costo o gasto: por lo recibido, al precio pactado.
IVA descontable: el que corresponde a ese valor.
Cuenta por pagar al proveedor: por el total de la factura, porque es lo que el documento cobra.
Reclamaciones a proveedores: por la diferencia, como una cuenta por cobrar.

Cuando llega la nota crédito, se cancela la reclamación contra la cuenta por pagar. Si el proveedor no la acepta y la empresa decide asumir el mayor valor, la reclamación se traslada al costo o al gasto.

Qué pasa con el IVA descontable

Para tomar costos, deducciones e IVA descontable se requiere factura (art. 771-2 ET). Eso no obliga a descontar todo el IVA que aparece en una factura con errores.

Lo prudente es tomar solo el IVA del valor que realmente corresponde y dejar el IVA de la diferencia dentro de la reclamación. Cuando llegue la nota crédito, ese IVA queda cancelado sin necesidad de reversar un descontable ya declarado.

Ejemplo práctico con cifras

Una empresa emite una orden de compra por 100 unidades a $40.000. Recibe 95 unidades. El proveedor factura 100 unidades a $42.000 más IVA del 19 %.

Concepto	Según factura	Según lo recibido y pactado	Diferencia
Base	4.200.000	3.800.000	400.000
IVA 19 %	798.000	722.000	76.000
Total	4.998.000	4.522.000	476.000

Causación de la factura: débito a inventario por $3.800.000, débito a IVA descontable por $722.000, débito a reclamaciones a proveedores por $476.000 y crédito a proveedores por $4.998.000.

Al recibir la nota crédito por $476.000: débito a proveedores y crédito a reclamaciones a proveedores por $476.000. La cuenta por pagar queda en $4.522.000, que es lo que corresponde pagar.

Preguntas frecuentes

¿Se puede causar la factura por el valor de la orden de compra en vez del valor facturado? No conviene dejar la cuenta por pagar distinta al documento recibido. Lo recomendable es causar la cuenta por pagar por el total facturado y separar la diferencia en una cuenta de reclamaciones, que se cancela cuando llega la nota crédito.

¿Qué pasa si no se reclama la factura dentro de los tres días hábiles? La factura se considera aceptada de forma irrevocable frente a su contenido. El comprador todavía puede negociar con el proveedor una nota crédito, pero pierde la vía del reclamo y, si la factura circula como título valor, queda obligado frente a quien la tenga.

¿El comprador puede expedir una nota crédito para corregir la factura del proveedor? No. La nota crédito o débito de una factura electrónica la expide quien emitió la factura, es decir, el proveedor. El comprador reclama y solicita la corrección; mientras tanto, controla la diferencia en su contabilidad.

Referencias

Código de Comercio, art. 773 (aceptación de la factura)
Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.6.1 (notas débito y notas crédito)
Estatuto Tributario, art. 105 (realización de la deducción para obligados a llevar contabilidad)
Estatuto Tributario, art. 771-2 (procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables)