Cómo causar gastos de nómina y prestaciones sociales
Causar gastos de nómina significa registrar contablemente, en el mismo periodo en que el empleado presta el servicio, el salario devengado, las prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones), los aportes a seguridad social y los parafiscales a cargo del empleador, aunque el pago efectivo ocurra después. El asiento afecta simultáneamente cuentas de gasto y de pasivo por cada concepto, y debe quedar respaldado por la planilla de seguridad social y, cuando aplique, por el documento soporte de nómina electrónica transmitido a la DIAN. A continuación se explica el proceso completo, con cifras vigentes para 2026.
Qué significa causar la nómina y por qué no es lo mismo que pagarla
La causación de nómina aplica el mismo principio de devengo que rige el resto de la contabilidad: el gasto se reconoce cuando el trabajador presta el servicio, no cuando la empresa transfiere el dinero. Esto tiene una particularidad frente a otros gastos: en las prestaciones sociales no hay incertidumbre sobre el monto a pagar, porque la ley define exactamente cuánto le corresponde a cada trabajador por cada día laborado. Por eso, aunque en el balance las prestaciones se muestren como una provisión, en realidad son un pasivo cierto que se va acumulando día a día, no una simple estimación contingente.
Esto implica que, si un empleado trabajó del 1 al 31 de un mes y la empresa le paga el salario el día 5 del mes siguiente, el gasto de nómina, las prestaciones y los aportes correspondientes a ese mes deben quedar causados en el cierre del mes en que se trabajó, no en el mes del pago.
Elementos que integran la causación de nómina
Un asiento completo de causación de nómina agrupa varios conceptos distintos, cada uno con su propia lógica contable:
- Salario devengado: sueldo básico, horas extra, recargos nocturnos y dominicales, comisiones y bonificaciones salariales.
- Auxilio de transporte: subsidio no salarial para empleados que ganan hasta dos SMLMV y no cuentan con transporte proporcionado por la empresa.
- Prestaciones sociales: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.
- Aportes a seguridad social a cargo del empleador: salud, pensión y riesgos laborales (ARL).
- Aportes parafiscales: SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar.
- Deducciones al trabajador: aportes a salud y pensión a cargo del empleado, retención en la fuente, embargos, préstamos o anticipos.
Marco normativo vigente para la causación de nómina
Antes de causar la nómina conviene tener claro el respaldo legal de cada componente, porque de eso depende que el gasto sea deducible y el asiento auditable:
- El principio de devengo aplicable a los gastos de nómina se rige por el marco técnico normativo de información financiera (Decreto 2420 de 2015 y modificatorios) y por la Ley 1314 de 2009.
- Las prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses sobre cesantías, vacaciones) están reguladas por el Código Sustantivo del Trabajo.
- Los aportes a seguridad social se rigen por la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.
- La exoneración de aportes parafiscales al SENA, al ICBF y a salud para trabajadores que devengan menos de 10 SMLMV está en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016.
- El documento soporte de pago de nómina electrónica, requisito para poder deducir el gasto de nómina en la declaración de renta, está regulado por la Resolución DIAN 000013 de 2021, cuyo contenido fue incorporado al Título V, Capítulo III (a partir del artículo 153-11) de la Resolución Unificada 000227 de 2025.
- El valor de la UVT para el año gravable 2026 ($52.374) fue fijado por la Resolución DIAN 000238 de 2025.
- El salario mínimo y el auxilio de transporte para 2026 fueron fijados por los Decretos 1469 y 1470 de 2025.
Cifras vigentes para causar nómina en 2026
| Concepto | Valor 2026 |
|---|---|
| Salario mínimo mensual legal vigente (SMLMV) | $1.750.905 |
| Auxilio de transporte | $249.095 |
| Tope de ingresos para recibir auxilio de transporte | Hasta 2 SMLMV ($3.501.810) |
| Jornada máxima legal | 42 horas semanales (desde el 15 de julio de 2026) |
| UVT 2026 | $52.374 |
| Tope de ingresos para exoneración de aportes parafiscales | Menos de 10 SMLMV ($17.509.050) |
Estas cifras deben verificarse cada año en las fuentes oficiales del Ministerio de Trabajo y la DIAN, ya que se actualizan anualmente.
Porcentajes para causar prestaciones sociales y aportes
| Concepto | Base de cálculo | Porcentaje |
|---|---|---|
| Prima de servicios | Salario mensual (incluye auxilio de transporte si aplica) | 8,33 % |
| Cesantías | Salario mensual (incluye auxilio de transporte si aplica) | 8,33 % |
| Intereses sobre cesantías | Saldo de cesantías causadas | 1 % mensual (12 % anual) |
| Vacaciones | Solo salario básico (no incluye auxilio de transporte) | 4,17 % |
| Salud (a cargo del empleador) | Salario básico, sin auxilio de transporte | 8,5 % (exonerado para quienes devenguen menos de 10 SMLMV, según art. 114-1 ET) |
| Pensión (a cargo del empleador) | Salario básico, sin auxilio de transporte | 12 % |
| Riesgos laborales (ARL) | Salario básico | Variable según clase de riesgo (0,522 % a 6,96 %) |
| SENA | Salario básico | 2 % (exonerado para quienes devenguen menos de 10 SMLMV) |
| ICBF | Salario básico | 3 % (exonerado para quienes devenguen menos de 10 SMLMV) |
| Caja de Compensación Familiar | Salario básico | 4 % (no aplica exoneración) |
Cuentas PUC más usadas para causar la nómina
| Código PUC | Nombre de la cuenta | Naturaleza en el asiento |
|---|---|---|
| 5105 / 6205 | Gastos de personal (administración o ventas) | Débito (gasto por salarios y prestaciones causadas) |
| 2505 | Salarios por pagar | Crédito (pasivo hasta el pago) |
| 2510 | Cesantías consolidadas | Crédito |
| 2515 | Intereses sobre cesantías | Crédito |
| 2520 | Prima de servicios | Crédito |
| 2525 | Vacaciones consolidadas | Crédito |
| 2530 | Prestaciones extralegales | Crédito, si aplica |
| 2370 / 2380 | Aportes a seguridad social por pagar (salud, pensión, ARL) | Crédito |
| 2365 | Aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensación por pagar | Crédito |
| 237006 | Retención en la fuente por pagar (sobre salarios, si aplica) | Crédito |
Los códigos pueden variar levemente según el catálogo particular de cada empresa, pero la estructura de débitos y créditos se mantiene bajo el Decreto 2650 de 1993.
Paso a paso para causar la nómina y las prestaciones sociales
Consolida los devengados del periodo. Reúne salario básico, horas extra, recargos, comisiones y cualquier valor variable de cada trabajador, según los registros de tiempo laborado.
Calcula el auxilio de transporte. Verifica quiénes tienen derecho según el tope de ingresos vigente y súmalo al total devengado, sin incluirlo en la base de aportes a seguridad social.
Calcula las prestaciones sociales proporcionales. Aplica los porcentajes de prima, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones sobre la base correspondiente a cada una (recuerda que vacaciones no incluye auxilio de transporte).
Calcula los aportes a seguridad social y parafiscales a cargo del empleador. Aplica salud, pensión, ARL, SENA, ICBF y caja de compensación, verificando si la empresa aplica la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario para los trabajadores que devenguen menos de 10 SMLMV.
Registra el asiento de causación. Débito a la cuenta de gasto de personal por el total devengado más las cargas prestacionales y parafiscales a cargo del empleador; crédito a cada cuenta de pasivo correspondiente (salarios por pagar, prestaciones consolidadas, aportes por pagar).
Genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica. Este paso es indispensable para que el gasto sea deducible en la declaración de renta; debe transmitirse a la DIAN dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al periodo de pago.
Concilia el pasivo al momento del pago. Cuando efectivamente se paga la nómina o se consignan las prestaciones (por ejemplo, las cesantías al fondo antes del 14 de febrero del año siguiente), se debita el pasivo correspondiente y se acredita bancos.
Ejemplo de asiento de causación mensual
Empleado con salario básico de $2.000.000, con derecho a auxilio de transporte, sin salario integral, empresa acogida a la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5105 Gastos de personal (salario + auxilio) | 2.249.095 | |
| 5105 Gastos de personal (prima 8,33 %) | 166.667 | |
| 5105 Gastos de personal (cesantías 8,33 %) | 166.667 | |
| 5105 Gastos de personal (intereses cesantías 1 %) | 1.667 | |
| 5105 Gastos de personal (vacaciones 4,17 %, solo sobre básico) | 83.333 | |
| 5105 Gastos de personal (pensión empleador 12 %) | 240.000 | |
| 5105 Gastos de personal (ARL, ejemplo riesgo I 0,522 %) | 10.440 | |
| 5105 Gastos de personal (Caja de Compensación 4 %) | 80.000 | |
| 2505 Salarios por pagar | 2.249.095 | |
| 2520 Prima de servicios por pagar | 166.667 | |
| 2510 Cesantías consolidadas | 166.667 | |
| 2515 Intereses sobre cesantías | 1.667 | |
| 2525 Vacaciones consolidadas | 83.333 | |
| 2380 Aportes a pensión por pagar | 240.000 | |
| 2380 Aportes a ARL por pagar | 10.440 | |
| 2365 Aportes a Caja de Compensación por pagar | 80.000 |
Nótese que, por estar acogida a la exoneración de aportes, la empresa no causa salud, SENA ni ICBF a su cargo por este trabajador, ya que devenga menos de 10 SMLMV.
Casos especiales en la causación de nómina
- Trabajadores con salario integral. No tienen derecho a que se les liquiden prima, cesantías, intereses sobre cesantías ni vacaciones por separado, porque ya están incluidas en el factor prestacional del 30 % pactado; tampoco aplica la exoneración de aportes parafiscales, ya que el salario integral supera por definición el tope de 10 SMLMV.
- Incapacidades médicas. Durante los primeros dos días la incapacidad la asume el empleador; a partir del tercer día la asume la EPS, por lo que el asiento debe separar el gasto a cargo de la empresa de la cuenta por cobrar a la EPS.
- Vacaciones disfrutadas vs. compensadas en dinero. Cuando se pagan en dinero al terminar el contrato, se debita directamente el pasivo de vacaciones consolidadas; cuando se disfrutan, el pasivo se reduce sin afectar el gasto nuevamente.
- Liquidación de contrato. Al terminar la relación laboral se causa el pasivo definitivo por cesantías, intereses, prima y vacaciones proporcionales al tiempo trabajado en el periodo no liquidado aún, además de la indemnización si aplica.
- Aprendices en etapa lectiva y práctica. Tienen un tratamiento prestacional distinto (apoyo de sostenimiento, afiliación a ARL y en la etapa práctica también a salud y pensión), que debe causarse en cuentas separadas de la nómina ordinaria.
Errores comunes al causar nómina y prestaciones sociales
- Causar el gasto en el mes del pago en lugar del mes en que el empleado prestó el servicio.
- Incluir el auxilio de transporte en la base de cálculo de vacaciones o de los aportes a seguridad social, cuando no corresponde.
- No verificar si la empresa cumple los requisitos para aplicar la exoneración de aportes del artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
- Omitir la transmisión oportuna del documento soporte de nómina electrónica, lo que puede llevar a que la DIAN rechace la deducción del gasto en la declaración de renta.
- No trasladar las provisiones estimadas a pasivos reales y efectivos al momento de conocer el valor exacto a pagar.
- Calcular el ARL con la clase de riesgo genérica en lugar de la que corresponde a la actividad real de cada cargo.
- No separar contablemente la parte de la incapacidad asumida por la empresa de la que corresponde reclamar a la EPS.
Buenas prácticas para mantener la causación de nómina bajo control
Cerrar la nómina y conciliarla contra la planilla de seguridad social (PILA) cada mes ayuda a detectar diferencias de bases o de aportes antes de que se acumulen. También conviene revisar anualmente, apenas se actualicen el salario mínimo, el auxilio de transporte y la UVT, que todos los parámetros del software de nómina queden ajustados desde el primer periodo de pago del año, para evitar recalcular liquidaciones retroactivas. Finalmente, mantener sincronizada la causación contable con la transmisión del documento soporte de nómina electrónica evita que, por un simple error de plazos, la empresa pierda la deducibilidad fiscal de un gasto que ya pagó.
Preguntas frecuentes sobre la causación de nómina
¿Se puede causar la nómina sin haber transmitido el documento soporte de nómina electrónica? Contablemente sí se puede registrar el asiento, pero fiscalmente el gasto solo será deducible en la declaración de renta si el documento soporte fue generado y transmitido correctamente a la DIAN.
¿Las prestaciones sociales se calculan sobre el salario con o sin auxilio de transporte? La prima y las cesantías se calculan sobre el salario más el auxilio de transporte, cuando el trabajador tiene derecho a él; las vacaciones se calculan únicamente sobre el salario básico, sin incluir el auxilio de transporte.
¿Qué pasa si una empresa aplica la exoneración de aportes sin cumplir los requisitos? La DIAN puede desconocer la exoneración y exigir el pago retroactivo de los aportes a salud, SENA e ICBF, además de los intereses y sanciones correspondientes.
Referencias
- Código Sustantivo del Trabajo — Regulación de prestaciones sociales (prima, cesantías, vacaciones).
- Ley 100 de 1993 — Sistema de Seguridad Social Integral.
- Ley 1314 de 2009 y Decreto 2420 de 2015 — Marco técnico normativo de información financiera.
- Decreto 2650 de 1993 — Plan Único de Cuentas (PUC).
- Estatuto Tributario, artículo 114-1 (adicionado por el artículo 65 de la Ley 1819 de 2016) — Exoneración de aportes parafiscales y a salud.
- Resolución DIAN 000013 de 2021, incorporada al Título V, Capítulo III de la Resolución Unificada 000227 de 2025 — Documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Resolución DIAN 000238 de 2025 — Valor de la UVT para el año gravable 2026.
- Decretos 1469 y 1470 de 2025, Ministerio de Trabajo — Salario mínimo y auxilio de transporte para 2026.
- Portal oficial de la DIAN: dian.gov.co
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Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.