Cómo causar el ICA y su retención
Causar el ICA es registrar cada mes, como gasto y como pasivo, el impuesto de industria y comercio que generan los ingresos del periodo, aunque la declaración municipal sea bimestral o anual. La retención (reteICA) se registra al causar la factura: quien la sufre la lleva como anticipo en la cuenta 135518 y quien la practica, como pasivo en la 2368, hasta declararla y pagarla.
Para causar el ICA y su retención se necesitan tres datos del municipio: la tarifa de cada actividad, el periodo de declaración y quiénes son agentes de retención. Cada concejo fija las tarifas dentro de los límites legales: entre 2 y 7 por mil para actividades industriales y entre 2 y 10 por mil para comerciales y de servicios (art. 342 Ley 1819 de 2016).
Cuentas para causar el ICA y la reteICA
Los códigos que siguen son los del PUC del Decreto 2650 de 1993, que muchas empresas conservan como catálogo de referencia. Si la empresa usa un plan de cuentas propio, la lógica es la misma.
| Situación | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Causación mensual del ICA | 511505 (o 521505 si es gasto de ventas) | 241205 ICA por pagar |
| Cliente practica reteICA | 135518 ReteICA a favor | 1305 Clientes |
| La empresa practica reteICA | Gasto o costo por el valor total | 2368 ReteICA por pagar y cuenta del proveedor |
| Pago de la declaración de retenciones | 2368 | 1110 Bancos |
| Declaración del ICA | 2412 | 135518 y 1110 Bancos |
Hay dos obligaciones distintas en esta tabla. La 2412 es el impuesto propio de la empresa; la 2368 es dinero de terceros que la empresa retuvo y debe entregar al municipio. Nunca se cruzan entre sí.
Cómo causar el ICA mes a mes
El gasto pertenece al mes en que se obtuvieron los ingresos, no al mes en que se presenta la declaración. Por eso, al cierre de cada mes se multiplican los ingresos gravados de cada actividad por la tarifa del municipio y se registra un débito a la 511505 contra un crédito a la 241205.
La base son los ingresos ordinarios y extraordinarios del periodo, sin devoluciones, rebajas y descuentos, exportaciones, venta de activos fijos ni ingresos de actividades exentas, excluidas o no sujetas (art. 342 Ley 1819 de 2016). Si la empresa opera en varios municipios, se causa por separado en cada uno, con un auxiliar por municipio.
Algunas empresas registran el valor mensual en la 261510 (provisión para obligaciones fiscales de industria y comercio) y lo pasan a la 2412 cuando liquidan la declaración. Cualquiera de las dos prácticas sirve si se aplica igual todo el año. Si el impuesto liquidado en la declaración difiere de lo causado, la diferencia se ajusta en el resultado del periodo en que se conoce.
Cuando el municipio cobra complementarios, como el impuesto de avisos y tableros o la sobretasa bomberil, y la empresa es sujeto de ellos, se causan en el mismo asiento con auxiliares separados.
Cómo registrar la reteICA que practican los clientes
La retención de ICA solo existe donde el municipio la estableció (art. 344 Ley 1819 de 2016). Cada estatuto municipal define los agentes, la base mínima y la tarifa. Cuando un cliente retiene, la empresa recibe menos dinero, pero el ingreso se registra completo. La diferencia queda en la 135518 como un anticipo del ICA.
La base de la retención es el valor de la operación sin IVA, ya que el IVA no es ingreso de quien vende. Ese anticipo solo se descuenta en la declaración del municipio que lo recaudó. Por eso la 135518 debe llevar un auxiliar por municipio y conciliarse con los certificados de retención.
Cómo causar la reteICA como agente de retención
Cuando la empresa es agente en un municipio, retiene al causar la factura del proveedor. Registra el gasto o costo por el valor total, acredita la 2368 por la retención y la cuenta por pagar al proveedor por el neto.
La 2368 se debita cuando se presenta y paga la declaración de retenciones de ICA del municipio, con la periodicidad que este fije. La retención practicada no es un gasto: es parte del pago al proveedor, que la empresa entrega al municipio en su nombre.
Ejemplo: causar el ICA y su retención en un mes y al declarar
Una empresa de servicios opera en un solo municipio, que tiene una tarifa supuesta de 7 por mil y declaración anual. Para simplificar, se omiten el IVA, la retención en la fuente de renta y los complementarios.
En noviembre de 2026 factura $80.000.000. Uno de sus clientes es agente de reteICA y le retiene sobre una factura de $30.000.000. A su vez, la empresa contrata un servicio de $12.000.000 con un proveedor sujeto a retención y le retiene a la misma tarifa.
- ICA del mes: $80.000.000 × 7 / 1.000 = $560.000.
- ReteICA que le practica el cliente: $30.000.000 × 7 / 1.000 = $210.000.
- ReteICA que practica la empresa: $12.000.000 × 7 / 1.000 = $84.000.
Asientos de noviembre:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1305 Clientes | 29.790.000 | |
| 135518 ReteICA a favor | 210.000 | |
| 41 Ingresos operacionales | 30.000.000 | |
| 511505 Industria y comercio | 560.000 | |
| 241205 ICA por pagar | 560.000 | |
| 51 Gasto por servicios | 12.000.000 | |
| 2368 ReteICA por pagar | 84.000 | |
| 2335 Costos y gastos por pagar | 11.916.000 |
Los $84.000 se pagan con la declaración de retenciones del periodo: débito a la 2368 y crédito a bancos.
Ahora, el cierre del año. Si en 2026 los ingresos gravados suman $900.000.000, el ICA causado es $6.300.000. Si los clientes retuvieron en el año $2.400.000, al presentar en 2027 la declaración del año gravable 2026 la empresa paga solo la diferencia:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 241205 ICA por pagar | 6.300.000 | |
| 135518 ReteICA a favor | 2.400.000 | |
| 1110 Bancos | 3.900.000 |
Errores frecuentes al causar el ICA y la reteICA
- Esperar a la declaración para reconocer el gasto, lo que concentra el ICA de todo el año en un solo mes.
- Cruzar la 2368 contra la 2412: la retención practicada se paga al municipio y no reduce el ICA propio.
- Mezclar en la 135518 retenciones de varios municipios sin auxiliares.
- Calcular la retención sobre el valor con IVA.
- No ajustar la diferencia entre lo causado y lo declarado, lo que deja un saldo sin explicar en la 2412.
Preguntas frecuentes
¿El ICA causado en diciembre y pagado al año siguiente es deducible en renta? Para los obligados a llevar contabilidad, sí lo es en el año en que se devengó, siempre que se pague antes de presentar la declaración inicial de renta (art. 115-1 ET). En otro caso, se deduce en el año en que efectivamente se paga (art. 115 ET).
¿Se puede descontar la reteICA de un municipio en la declaración de otro? No. El ICA se causa a favor de cada municipio y la retención es un anticipo del impuesto de ese municipio. Solo se descuenta en la declaración del municipio que la recaudó, por eso conviene llevar la 135518 con un auxiliar por municipio.
¿Qué pasa si un cliente retiene ICA y la empresa no tiene actividad gravada en ese municipio? La retención no corresponde. Lo usual es pedir al agente que la reintegre o la corrija en su declaración de retenciones, según el procedimiento del municipio. Mientras se resuelve, ese valor no se cruza con el ICA de otro municipio.
Referencias
- Ley 1819 de 2016, arts. 342 y 344 (29 de diciembre de 2016).
- Estatuto Tributario, art. 115.
- Estatuto Tributario, art. 115-1.
- Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas para comerciantes.
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Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.