Cómo causar notas crédito y notas débito
Para causar notas crédito y notas débito se registra el ajuste en el período en que se expide la nota. La nota crédito disminuye el ingreso (como devolución o descuento en ventas), el IVA generado y la cuenta por cobrar al cliente. La nota débito hace lo contrario: aumenta la cuenta por cobrar, el ingreso y el IVA. La factura original no se modifica ni se borra; la nota la corrige y siempre la referencia.
Qué es una nota crédito y qué es una nota débito
Las dos son documentos que corrigen una factura electrónica de venta ya emitida. La diferencia está en el sentido del ajuste: una baja el valor facturado y la otra lo sube.
| Aspecto | Nota crédito | Nota débito |
|---|---|---|
| Efecto sobre la factura | Disminuye el valor | Aumenta el valor |
| Casos típicos | Devoluciones, descuentos posteriores, error que cobró de más, anulación | Error que cobró de menos, cargos omitidos |
| Efecto en la cartera del vendedor | Baja la cuenta por cobrar | Sube la cuenta por cobrar |
| Efecto en el IVA generado | Lo disminuye | Lo aumenta |
Ambas deben indicar el prefijo, el número y el CUFE de la factura a la que se refieren, además de su propio código único (art. 1.5.1.5.6.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025). La misma norma establece que la nota crédito es el mecanismo para anular una factura electrónica y que el número anulado no puede volver a usarse.
Cómo causar una nota crédito en el vendedor
El registro revierte, total o parcialmente, lo que se causó con la factura:
- Débito a devoluciones, rebajas o descuentos en ventas (o directamente al ingreso, según la política contable), por el valor antes de IVA.
- Débito al IVA por pagar, por el impuesto correspondiente a esa parte de la venta.
- Crédito a clientes, por el total de la nota.
Si la nota corresponde a una devolución de mercancía, se hace un segundo registro: se reingresa el inventario y se disminuye el costo de ventas por el costo de lo devuelto, no por su precio de venta.
El IVA de la nota se resta del impuesto generado en el período en que ocurre la devolución o la anulación, con la misma tarifa que tuvo la venta original. Esa disminución solo procede si la operación está respaldada en la contabilidad (art. 484 ET).
Cómo causar una nota débito en el vendedor
La nota débito se registra como un ingreso adicional ligado a la factura original:
- Débito a clientes, por el total de la nota.
- Crédito al ingreso, por el valor antes de impuestos.
- Crédito al IVA por pagar, si el mayor valor está gravado.
No se crea una venta nueva ni se toca el inventario, porque la entrega ya se registró con la factura. Solo cambia el valor de la operación.
Cómo registra las notas el comprador
El comprador hace el registro espejo cuando recibe la nota del proveedor:
- Nota crédito: débito a proveedores; crédito al inventario, costo o gasto, y crédito al IVA descontable que se había tomado sobre esa parte.
- Nota débito: débito al inventario, costo o gasto y al IVA descontable; crédito a proveedores.
Ajustar el IVA descontable es tan importante como ajustar el valor: si el comprador no lo reversa al recibir una nota crédito, queda con un impuesto descontable mayor al que le corresponde.
Ejemplo práctico con cifras
Una empresa vende mercancía por $10.000.000 más IVA del 19 % ($1.900.000), para un total de $11.900.000. El costo de esa mercancía es de $6.500.000. Días después, el cliente devuelve el 20 %.
Nota crédito por la devolución: $2.000.000 + IVA $380.000 = $2.380.000. El costo de lo devuelto es el 20 % de $6.500.000, es decir, $1.300.000.
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Devoluciones en ventas | 2.000.000 | |
| IVA por pagar | 380.000 | |
| Clientes | 2.380.000 | |
| Inventario de mercancías | 1.300.000 | |
| Costo de ventas | 1.300.000 |
En otra venta del mismo mes se facturaron 100 unidades a $50.000 cuando el precio pactado era $55.000. La diferencia es de $500.000 más IVA de $95.000.
Nota débito por el ajuste de precio:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Clientes | 595.000 | |
| Ingresos por ventas | 500.000 | |
| IVA por pagar | 95.000 |
Del lado del comprador, la nota crédito se registra con un débito a proveedores por $2.380.000, un crédito al inventario por $2.000.000 y un crédito al IVA descontable por $380.000.
En qué período se registra la nota
La nota se causa en el período en que se expide, que es cuando ocurre el hecho que la origina: la devolución, el descuento o la corrección. Si la factura original es de un mes o un año anterior, no se reabre ese período; el ajuste afecta el período actual.
Para el impuesto de renta, el efecto sigue al reconocimiento contable del ingreso, porque el ingreso fiscal de quien lleva contabilidad es el devengado contablemente (art. 28 ET).
Errores frecuentes al causar notas
- Disminuir el costo de ventas por el precio de venta de lo devuelto, en lugar de por su costo.
- Registrar la nota crédito solo por el valor antes de IVA y olvidar el ajuste del impuesto.
- Emitir una factura nueva por el mayor valor en vez de una nota débito.
- Usar una nota débito para "anular" una nota crédito expedida por error: las notas no pueden usarse para hacer ajustes entre ellas (art. 1.5.1.5.6.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025).
- No reversar el IVA descontable en la contabilidad del comprador.
Preguntas frecuentes
¿La nota crédito se registra en una cuenta de devoluciones o directamente en el ingreso? Depende de la política contable. Usar una cuenta de devoluciones, rebajas o descuentos en ventas permite ver cuánto se devuelve sin perder el ingreso bruto. El efecto final en el resultado es el mismo: el ingreso neto disminuye en el valor de la nota.
¿Qué pasa si la nota crédito corresponde a una factura del año anterior? Se registra en el período en que se expide la nota, sin reabrir el año ya cerrado. El IVA se disminuye en el bimestre o cuatrimestre en que ocurre la devolución o anulación, con la tarifa que tuvo la venta original, siempre que esté respaldado en la contabilidad.
¿Se puede anular una factura electrónica sin nota crédito? No. La nota crédito es el mecanismo previsto para anular una factura electrónica de venta. Debe referenciar la factura anulada, y el número de esa factura no puede volver a usarse. Si se necesita facturar de nuevo, se expide una factura con un número nuevo.
Referencias
- Resolución DIAN 000227 de 2025, art. 1.5.1.5.6.1 (notas débito y notas crédito de la factura electrónica de venta)
- Estatuto Tributario, art. 484 (disminución del IVA por devoluciones y operaciones anuladas)
- Estatuto Tributario, art. 28 (realización del ingreso para obligados a llevar contabilidad)
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Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.