Checklist mensual para el cierre de causaciones contables

Un cierre mensual de causaciones válido en Colombia debe verificar, como mínimo, cuatro cosas: que todos los costos e ingresos del periodo estén devengados (no solo pagados o cobrados), que cada uno tenga un soporte idóneo según el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, que el IVA o el INC generado y descontable cuadre contra la facturación electrónica del mismo periodo, y que el atraso del registro no supere los cuatro meses que activan la sanción del artículo 655. Este checklist organiza esas verificaciones en un flujo mensual replicable.

A continuación se presenta el checklist completo, organizado por bloques, para usar como rutina de cierre cada mes.

Verificación de facturas y soportes del periodo

Confirmar que todas las facturas de compra del mes tienen un documento idóneo: factura electrónica, documento equivalente electrónico o documento soporte por adquisiciones a no obligados a facturar (DSNO), según corresponda.
Verificar que, en las facturas de compra a crédito, se hayan generado los eventos de acuse de recibo, recibo del bien o servicio y aceptación (expresa o tácita) en el sistema de facturación electrónica.
Revisar que las facturas de venta emitidas en el mes estén validadas por la DIAN y no presenten rechazos pendientes de corregir con nota crédito o nota débito.
Confirmar que los documentos soporte de nómina electrónica del periodo estén generados y transmitidos correctamente.
Archivar los soportes del mes en el repositorio definido por la empresa, identificando cada documento por proveedor, cliente y concepto.

Causación de costos, gastos e ingresos del periodo

Verificar que todos los costos y gastos causados en el mes correspondan a hechos económicos ocurridos en ese periodo, y no a pagos de periodos anteriores o futuros.
Revisar que cada factura de compra esté clasificada en la cuenta PUC correcta, según se trate de mercancía para reventa, materia prima, activo fijo, gasto de administración o de ventas.
Confirmar que los ingresos causados en el mes correspondan a facturas de venta efectivamente emitidas y validadas, y no a estimaciones sin soporte.
Verificar que los costos o gastos pagados por anticipado (seguros, arrendamientos, licencias) se estén amortizando en el periodo que corresponde al servicio prestado, y no se hayan deducido de una sola vez.
Revisar que ningún costo o gasto se haya registrado dos veces, comparando el auxiliar contable contra el listado de facturas recibidas en el sistema de facturación electrónica.

Conciliación de IVA e INC

Cruzar el IVA generado en libros contra el total facturado electrónicamente en ventas del mes.
Cruzar el IVA descontable en libros contra las facturas de compra validadas y recibidas en el periodo.
Confirmar que el IVA pagado en compras destinadas a operaciones excluidas, o por responsables del Impuesto Nacional al Consumo, se haya registrado como mayor valor del costo o del gasto, y no como impuesto descontable.
Verificar el Impuesto Nacional al Consumo generado en el mes (para restaurantes, bares, telefonía móvil y otros bienes o servicios gravados), asegurando que esté correctamente separado del IVA.
Revisar que las notas crédito y notas débito del periodo estén reflejadas tanto en la facturación electrónica como en la causación contable.

Revisión de retenciones y otros impuestos asociados

Verificar que la retención en la fuente practicada a proveedores corresponda a la tarifa y el concepto correctos según cada tipo de pago.
Confirmar que la retención de industria y comercio (ICA), cuando aplique, se haya calculado con la tarifa vigente del municipio correspondiente.
Revisar la retención de IVA (reteIVA), cuando la empresa tenga la calidad de agente retenedor frente a alguno de sus proveedores.
Cruzar el total de retenciones practicadas contra los certificados que se deberán expedir a los proveedores al cierre del año.

Provisiones y cierres de nómina

Causar la nómina del mes junto con las prestaciones sociales y aportes a seguridad social correspondientes al periodo, así el pago efectivo ocurra en el mes siguiente.
Verificar que las provisiones de cesantías, intereses a las cesantías, prima de servicios y vacaciones estén actualizadas con el corte del mes.
Confirmar que el documento soporte de pago de nómina electrónica del periodo coincida con lo efectivamente causado en la contabilidad.

Control del atraso contable y de la fecha de cierre

Verificar que el atraso entre las últimas operaciones registradas y la fecha actual no supere los cuatro meses, para evitar la sanción por irregularidades en la contabilidad del artículo 655 del Estatuto Tributario.
Confirmar que el cierre del mes se realice dentro de un plazo interno razonable (por ejemplo, dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente), sin esperar al cierre anual para poner al día varios meses acumulados.
Revisar que los libros principales de contabilidad estén registrados y actualizados conforme a las normas mercantiles aplicables.

Conciliación bancaria y de cuentas por cobrar y pagar

Conciliar cada cuenta bancaria contra el extracto del banco, identificando partidas conciliatorias pendientes (cheques en tránsito, consignaciones no reflejadas, comisiones bancarias no causadas).
Revisar el saldo de cuentas por cobrar del mes, identificando cartera vencida o con riesgo de deterioro.
Revisar el saldo de cuentas por pagar del mes, confirmando que corresponda a obligaciones reales y correctamente causadas.
Verificar que los anticipos entregados o recibidos durante el mes se hayan trasladado a la cuenta de inventario, gasto, activo fijo o ingreso correspondiente, cuando ya se recibió o se prestó el bien o servicio.

Preparación para la información exógena y otros reportes

Clasificar cada tercero (proveedor o cliente) del mes según el concepto exigido por la DIAN para los formatos de información exógena, en lugar de dejar esa clasificación acumulada para el cierre anual.
Verificar que los saldos de cuentas por cobrar y por pagar del mes sean consistentes con lo que eventualmente se reportará en los formatos de saldos a 31 de diciembre.
Revisar que la información esté disponible y organizada para responder, en caso de requerimiento, con evidencia de la realidad económica de cada operación causada en el mes.

Tabla resumen del checklist por bloque

Bloque	Objetivo principal	Riesgo si se omite
Verificación de facturas y soportes	Garantizar documento idóneo y eventos RADIAN completos	Rechazo del costo o la deducción por falta de soporte válido
Causación de costos, gastos e ingresos	Reconocer el hecho económico en el periodo correcto	Desconocimiento del costo en el periodo declarado
Conciliación de IVA e INC	Cuadrar lo causado contra la facturación electrónica	Diferencias frente a la declaración de IVA o INC del periodo
Retenciones y otros impuestos	Verificar tarifas y conceptos aplicados	Sanciones por retenciones mal practicadas o no declaradas
Provisiones y nómina	Reconocer obligaciones laborales del periodo	Pasivos laborales subestimados en los estados financieros
Atraso contable y cierre	Evitar más de cuatro meses de atraso en los libros	Sanción por irregularidades en la contabilidad (art. 655 ET)
Conciliación bancaria y de cartera	Confirmar saldos reales de bancos, clientes y proveedores	Diferencias no detectadas a tiempo entre libros y realidad
Preparación de exógena	Evitar acumular clasificación de terceros para el cierre anual	Errores o descuadres en los formatos de información exógena

Preguntas frecuentes

¿Este checklist reemplaza el cierre contable de fin de año? No. Es un checklist de cierre mensual pensado para mantener la causación al día y detectar diferencias a tiempo; el cierre anual requiere pasos adicionales (ajustes por impuesto diferido, cálculo del impuesto de renta, entre otros) que no están cubiertos aquí.

¿Es necesario completar todos los puntos cada mes, sin excepción? La mayoría de los puntos deben revisarse todos los meses, pero algunos (como la clasificación de terceros para exógena o la revisión de provisiones específicas) pueden ajustarse en frecuencia según el tamaño y la complejidad de la empresa, siempre que no se acumule un atraso significativo.

¿Qué pasa si al aplicar el checklist se detecta un atraso de más de cuatro meses? Lo recomendable es regularizar la contabilidad lo antes posible, antes de cualquier requerimiento o visita de la DIAN, ya que la sanción del artículo 655 del Estatuto Tributario se calcula con base en la situación verificada al momento de la exhibición de los libros.

Referencias

Estatuto Tributario Nacional (Decreto 624 de 1989), artículos 59, 105, 107, 632, 654, 655 y 771-2.
Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas para comerciantes.
DIAN, Resolución 000165 de 2023 y modificatorias, sobre el sistema de facturación electrónica.
Decreto 2420 de 2015, Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información.