Cómo causar activos fijos y su depreciación
Causar un activo fijo significa registrarlo en la contabilidad por su costo total de adquisición —incluyendo fletes, seguros, instalación y demás costos necesarios para dejarlo en condiciones de uso— en el momento en que la empresa adquiere el control del bien, y no cuando se paga. A partir de ese registro, el activo debe depreciarse mes a mes durante su vida útil, reconociendo un gasto que refleje el desgaste o consumo de sus beneficios económicos. La depreciación contable bajo NIIF y la depreciación fiscal aceptada por la DIAN pueden diferir, por lo que ambas deben calcularse y controlarse por separado. A continuación se explica el proceso completo, con las tasas vigentes en 2026.
Qué significa causar un activo fijo
Un activo fijo, llamado propiedad, planta y equipo bajo NIIF, se causa cuando la empresa adquiere el control del bien y es probable que genere beneficios económicos futuros. El registro inicial no se limita al precio de compra: debe incluir todos los costos necesarios para que el activo quede listo para su uso, como fletes, seguros de transporte, aranceles, instalación, pruebas de funcionamiento y honorarios directamente atribuibles a la adquisición. Los costos financieros posteriores, como reparaciones menores o mantenimiento rutinario, no se capitalizan; van directamente al gasto del periodo.
A diferencia de un gasto ordinario, el costo de un activo fijo no se lleva completo al estado de resultados en el periodo de compra, sino que se distribuye a lo largo de su vida útil mediante la depreciación.
Qué se incluye en el costo de causación del activo fijo
- Precio de compra, neto de descuentos comerciales, más aranceles e impuestos no recuperables.
- Costos de transporte, seguros de traslado y manejo hasta el sitio de uso.
- Costos de instalación, montaje y pruebas de funcionamiento previas a la puesta en marcha.
- Honorarios profesionales directamente atribuibles a la adquisición (por ejemplo, ingenieros o arquitectos).
- La estimación inicial de los costos de desmantelamiento o retiro del activo, cuando la empresa tiene esa obligación desde el momento de la adquisición.
- El IVA pagado en la compra, cuando no sea descontable en la declaración de IVA (en ese caso, forma parte del costo fiscal del activo; si es descontable, no se capitaliza).
Marco normativo vigente para la causación de activos fijos
- El reconocimiento y la medición inicial de propiedad, planta y equipo se rigen por la NIC 16 (NIIF plenas) o la Sección 17 (NIIF para pymes), incorporadas al marco técnico normativo del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios.
- La estructura de cuentas para registrar el activo y su depreciación es la del Plan Único de Cuentas (PUC), Decreto 2650 de 1993.
- La deducción fiscal por depreciación en el impuesto de renta está regulada por el artículo 137 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 82 de la Ley 1819 de 2016.
- La posibilidad de depreciación acelerada para activos de uso intensivo está en el artículo 140 del Estatuto Tributario.
- El costo fiscal de los activos, incluidas las mejoras y reparaciones mayores capitalizables, se rige por el artículo 69 del Estatuto Tributario.
- Las diferencias entre la depreciación contable y la fiscal deben reportarse en la conciliación fiscal (Formato 2516 y siguientes, según la resolución de reporte vigente de la DIAN).
Depreciación contable vs. depreciación fiscal: la diferencia que más confunde
Bajo NIIF, la empresa estima la vida útil del activo con base en criterios técnicos propios (uso esperado, desgaste físico, obsolescencia), sin un límite legal específico. Sin embargo, para efectos del impuesto de renta, el artículo 137 del Estatuto Tributario fija tasas máximas de depreciación por categoría de activo. Si la vida útil contable es más corta que la fiscal máxima permitida, la depreciación contable y la fiscal coincidirán o la contable será menor; si la empresa deprecia contablemente más rápido de lo que permite la norma fiscal, la diferencia entre ambas depreciaciones genera una diferencia temporaria que debe conciliarse y que se traduce en un mayor o menor impuesto diferido.
Tasas máximas de depreciación fiscal vigentes (artículo 137 ET)
| Categoría de activo | Tasa anual máxima | Vida útil fiscal equivalente |
|---|---|---|
| Construcciones y edificaciones | 2,22 % | 45 años |
| Acueducto, planta y redes | 2,50 % | 40 años |
| Vías de comunicación | 2,50 % | 40 años |
| Flota y equipo aéreo | 3,33 % | 30 años |
| Flota y equipo férreo | 5 % | 20 años |
| Flota y equipo fluvial | 6,67 % | 15 años |
| Armamento y equipo de vigilancia | 10 % | 10 años |
| Equipo eléctrico | 10 % | 10 años |
| Flota y equipo de transporte terrestre | 10 % | 10 años |
| Maquinaria, equipos | 10 % | 10 años |
| Muebles y enseres | 10 % | 10 años |
| Equipo médico científico | 12,5 % | 8 años |
| Envases, empaques y herramientas | 20 % | 5 años |
| Equipo de computación | 20 % | 5 años |
| Redes de procesamiento de datos | 20 % | 5 años |
| Equipo de comunicación | 20 % | 5 años |
Estas tasas aplican mientras el Gobierno Nacional no expida el reglamento específico que autoriza el propio artículo 137 del ET, que puede fijar tasas entre 2,22 % y 33 % según la categoría del activo. La vida útil fiscal debe soportarse, cuando se aparte de esta tabla, con estudios técnicos, manuales de uso o conceptos de un experto.
Cuentas PUC más usadas para causar activos fijos y su depreciación
| Código PUC | Nombre de la cuenta | Naturaleza |
|---|---|---|
| 1520 | Maquinaria y equipo | Débito (activo) |
| 1524 | Equipo de oficina | Débito (activo) |
| 1528 | Equipo de computación y comunicación | Débito (activo) |
| 1540 | Flota y equipo de transporte | Débito (activo) |
| 1516 | Construcciones y edificaciones | Débito (activo) |
| 1592 | Depreciación acumulada (cuenta de naturaleza contraria, resta al activo) | Crédito |
| 5160 / 5260 | Gasto por depreciación (administración o ventas) | Débito (gasto) |
| 7365 | Depreciación de propiedad, planta y equipo (cuando se lleva al costo de producción) | Débito |
| 2205 | Proveedores nacionales | Crédito, si la compra es a crédito |
Paso a paso para causar un activo fijo
Determina el costo total de adquisición. Suma el precio de compra con todos los costos directamente atribuibles necesarios para poner el activo en condiciones de uso.
Clasifica el activo según su naturaleza. Ubícalo en la cuenta PUC correspondiente (maquinaria, equipo de oficina, flota de transporte, construcciones, etc.), porque de eso depende la tasa de depreciación fiscal máxima aplicable.
Registra el asiento de causación. Débito a la cuenta de activo fijo correspondiente; crédito a bancos (si es de contado) o a proveedores (si es a crédito).
Define la vida útil y el valor residual. Establece, con criterio técnico, cuántos años o unidades de uso brindará el activo y cuál sería su valor de venta estimado al final de esa vida útil.
Elige el método de depreciación contable. El más usado es línea recta, aunque también se permiten métodos de saldos decrecientes o unidades de producción, según cuál refleje mejor el patrón de consumo de los beneficios económicos del activo.
Calcula y registra la depreciación periódica. Cada mes o periodo contable, débito al gasto por depreciación; crédito a la cuenta de depreciación acumulada, que resta del valor bruto del activo en el balance.
Concilia la depreciación contable con la fiscal. Verifica que la tasa aplicada no exceda el límite fiscal del artículo 137 del ET; si la contable es mayor, registra la diferencia temporaria para efectos de la declaración de renta.
Métodos de depreciación más usados
- Línea recta: distribuye el costo del activo (menos su valor residual) en partes iguales durante su vida útil. Es el método más común porque es simple y predecible.
- Saldos decrecientes (depreciación acelerada): aplica una tasa constante sobre el valor en libros del activo, generando cuotas de depreciación mayores en los primeros años y menores al final. Se usa cuando el activo pierde valor o utilidad más rápido al principio de su vida.
- Unidades de producción: distribuye el costo del activo en función de las unidades producidas, horas de uso o kilómetros recorridos, en lugar del tiempo transcurrido. Es útil para maquinaria cuyo desgaste depende directamente del nivel de uso.
Ejemplo de causación y depreciación por línea recta
Una empresa compra una máquina por $40.000.000, paga $2.000.000 de transporte e instalación, y estima un valor residual de $4.000.000 al cabo de 10 años de vida útil (tasa fiscal máxima del 10 % anual, según el artículo 137 del ET).
Registro de la causación:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 1520 Maquinaria y equipo (40.000.000 + 2.000.000) | 42.000.000 | |
| 2205 Proveedores nacionales | 42.000.000 |
Cálculo de la depreciación anual por línea recta:
Depreciación anual = (Costo − Valor residual) ÷ Vida útil = ($42.000.000 − $4.000.000) ÷ 10 años = $3.800.000 por año, equivalente a $316.667 mensuales.
Registro mensual de la depreciación:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 5160 Gasto por depreciación | 316.667 | |
| 1592 Depreciación acumulada | 316.667 |
Al cabo del primer año, el valor en libros del activo sería $42.000.000 − $3.800.000 = $38.200.000, y así sucesivamente hasta llegar al valor residual estimado al final de la vida útil.
Casos especiales en la causación de activos fijos
- Activos adquiridos usados. El adquirente puede calcular razonablemente la vida útil restante, pero esta, sumada al tiempo de uso de propietarios anteriores, no puede ser inferior a la vida útil fiscal establecida para bienes nuevos.
- Depreciación acelerada. Si el bien se usa 16 horas diarias o más, y esto puede demostrarse, la tasa de depreciación fiscal puede incrementarse hasta en un 25 %; este beneficio no aplica a bienes inmuebles.
- Activos no usados durante el periodo. Contablemente, bajo NIIF, un activo disponible para uso debe seguir depreciándose aunque esté temporalmente inactivo; fiscalmente, el artículo 128 del ET solo acepta la deducción por depreciación de activos que hayan estado en uso durante el periodo, lo que genera otra diferencia entre ambas cifras.
- Terrenos y activos en construcción. Los terrenos no se deprecian, salvo que tengan componentes agotables (como canteras). Los activos en construcción o montaje tampoco se deprecian mientras no estén disponibles para su uso previsto.
- Deterioro de valor. Bajo NIIF, si existen indicios de que el valor en libros de un activo supera su valor recuperable, debe reconocerse una pérdida por deterioro; fiscalmente, ese deterioro por lo general no es deducible en el periodo en que se reconoce contablemente.
- Mejoras y reparaciones mayores. Cuando cumplen los requisitos técnicos para ser capitalizadas, se suman al costo del activo y se deprecian junto con él; el mantenimiento rutinario, en cambio, se lleva directamente al gasto.
Errores comunes al causar activos fijos y su depreciación
- Registrar el activo solo por el precio de factura, sin incluir fletes, instalación u otros costos necesarios para su uso.
- Depreciar terrenos junto con las construcciones sin haber separado primero su valor.
- Usar una tasa de depreciación contable que supere el límite fiscal del artículo 137 del ET sin registrar la diferencia temporaria correspondiente.
- Seguir depreciando un activo por debajo de su valor residual estimado.
- No actualizar la vida útil o el valor residual cuando cambian las condiciones técnicas o de uso del activo, como exige la revisión periódica bajo NIIF.
- Confundir mantenimiento rutinario (que va al gasto) con mejoras capitalizables (que aumentan el costo del activo).
- No dar de baja el activo y su depreciación acumulada al momento de su venta o retiro definitivo.
Preguntas frecuentes sobre la causación de activos fijos
¿Desde qué momento empieza a depreciarse un activo fijo? Desde que el activo está disponible para su uso previsto, no necesariamente desde el momento en que se paga o incluso desde que se empieza a usar de forma efectiva.
¿Es obligatorio usar el mismo método de depreciación para efectos contables y fiscales? No. La empresa puede usar el método que mejor refleje el patrón de consumo del activo para fines contables, siempre que la tasa resultante no exceda el límite fiscal máximo del artículo 137 del ET; si difieren, debe conciliarse la diferencia.
¿Qué pasa si se vende un activo antes de terminar su vida útil? Se da de baja el costo del activo y su depreciación acumulada, y la diferencia entre el precio de venta y el valor en libros se reconoce como utilidad o pérdida en la venta de activos fijos.
Referencias
- Decreto 2420 de 2015 y modificatorios — Marco Técnico Normativo de Información Financiera (NIC 16 y Sección 17 para pymes).
- Decreto 2650 de 1993 — Plan Único de Cuentas (PUC).
- Estatuto Tributario, artículo 69 — Costo fiscal de los activos.
- Estatuto Tributario, artículo 128 — Deducción por depreciación de activos en uso.
- Estatuto Tributario, artículo 137, modificado por el artículo 82 de la Ley 1819 de 2016 — Limitación a la deducción por depreciación.
- Estatuto Tributario, artículo 139 — Depreciación de bienes usados.
- Estatuto Tributario, artículo 140, modificado por el artículo 83 de la Ley 1819 de 2016 — Depreciación acelerada para fines fiscales.
- Portal oficial de la DIAN: dian.gov.co
¿Sigues digitando facturas a mano en tu software contable?
Conecta Cifrato con tu software contable (Siigo, World Office, Helisa y más). Sincroniza facturas con la DIAN, concilia extractos y elimina el trabajo manual de causación en minutos.
Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.