Cómo causar facturas de servicios públicos

Causar una factura de servicios públicos es reconocer el gasto (o el costo) en el mes en que se consumió el servicio, no en el que se paga. El asiento básico es un débito a la cuenta de gasto o costo por cada concepto y un crédito a la cuenta por pagar —en el PUC, 233550 Servicios públicos— por el valor total de la factura. La clave está en descomponer la factura: consumo, contribución de solidaridad, impuesto de alumbrado público, intereses y convenios de recaudo no tienen el mismo tratamiento contable ni fiscal.

Ese último punto es donde se pierden la mayoría de los cierres: se registra el total de la factura en una sola cuenta de servicios públicos y con eso se contaminan el gasto, la deducción en renta y el reporte de información exógena.

Qué significa hoy "causar" un servicio público

El término viene del derogado Decreto 2649 de 1993, pero el principio sigue vigente con otro nombre: devengo. Bajo los marcos técnicos normativos compilados en el Decreto 2420 de 2015, el hecho económico se reconoce cuando ocurre —cuando la energía se consumió—, con independencia del momento del pago.

Fiscalmente el criterio es coherente: el artículo 21-1 del Estatuto Tributario remite a los marcos contables para determinar la realización de ingresos, costos y gastos, y el artículo 105 establece que, para los obligados a llevar contabilidad, la deducción se realiza cuando se devenga, salvo las excepciones que la misma norma señala.

Dos precisiones que suelen omitirse:

El PUC del Decreto 2650 de 1993 no es obligatorio para quienes aplican NIIF plenas o NIIF para las Pymes; se usa como catálogo de referencia y porque los reportes a superintendencias y a la DIAN se estructuran sobre esa lógica. Los códigos de este artículo son referenciales.
La fecha de causación es la del consumo, no la fecha de expedición de la factura ni la de vencimiento. Este detalle define en qué periodo queda el gasto cuando el ciclo de facturación cruza el corte mensual.

Descomponer la factura antes de tocar el sistema

Una factura de energía de un local comercial rara vez contiene un solo concepto. Esta es la lectura línea por línea:

Concepto de la factura	Naturaleza	Cuenta de referencia	Nota tributaria
Consumo (kWh, m³, cargo fijo)	Gasto o costo del periodo	513530 / 523530 / CIF	Excluido de IVA (art. 476, nums. 11, 12 y 13 del E.T.)
Conexión, reconexión, reinstalación	Gasto del periodo (actividad complementaria)	513525–513555	Excluido de IVA por conexidad con el servicio
Contribución de solidaridad (20%)	Mayor valor del servicio	Misma cuenta del consumo	Aplica a comerciales y estratos 5 y 6; los usuarios industriales no son sujetos desde 2012 (art. 2, Ley 1430 de 2010)
Subsidio (estratos 1, 2 y 3)	Menor valor del servicio	Misma cuenta del consumo	No es ingreso; reduce la base del gasto
Impuesto de alumbrado público	Tributo territorial	511595 Impuestos – otros	Se recauda vía factura de energía (arts. 349 y 352, Ley 1819 de 2016). Deducible solo si está efectivamente pagado (arts. 115 y 115-1 del E.T.)
Intereses de mora y financiaciones	Gasto financiero	530520 Intereses	No es servicio público; no confundir en el prorrateo por centros de costo
Aseo facturado con acueducto	Gasto del periodo	513525 / auxiliar de aseo	Excluido de IVA
Convenios de recaudo (seguros, electrodomésticos, aportes voluntarios)	Según su propia naturaleza	Seguros, activos, cuentas por cobrar	La Resolución DIAN 000202 de 2025 restringe incluir cobros ajenos al servicio en el documento equivalente electrónico, salvo autorización expresa del usuario
Telefonía, internet, televisión	Gasto del periodo	513535 y auxiliares	Gravados a la tarifa general; el IVA es descontable si cumple los arts. 485, 488 y 490 del E.T.

La distinción entre servicio público domiciliario y telecomunicaciones no es cosmética: cambia el IVA, cambia la retención y cambia el análisis de deducibilidad.

El asiento contable, con números

Factura de energía de un establecimiento comercial que además tiene planta de producción, periodo del 15 de julio al 14 de agosto:

Cuenta	Concepto	Débito	Crédito
513530	Energía eléctrica – administración (60 %)	1.728.000
740530	CIF – energía planta (40 %)	1.152.000
511595	Impuestos – alumbrado público	95.000
530520	Intereses de mora	18.000
5130	Seguros (convenio de recaudo autorizado)	25.000
233550	Servicios públicos por pagar		3.018.000

El consumo de $2.400.000 más la contribución de solidaridad de $480.000 conforman la base de $2.880.000 que se distribuye entre administración y producción. El alumbrado público, los intereses y el convenio salen de esa base porque no son costo del servicio.

Cuando el servicio alimenta un proceso productivo, el débito no es un gasto sino un costo indirecto de fabricación que se acumula en el inventario. Registrar toda la energía de una planta en la cuenta 5135 infla el gasto operacional del periodo y subvalúa el inventario: es un error de medición, no de clasificación.

Cómo distribuir la factura entre centros de costo

Un solo medidor para varias áreas obliga a prorratear con un criterio documentado y estable en el tiempo. Los inductores más defendibles ante una auditoría son:

Área ocupada (m²) para acueducto, alcantarillado y aseo.
Consumo medido con submedidores cuando existan; es el criterio de mayor calidad y desplaza a cualquier estimación.
Carga instalada o kW-hora estimados por equipo para energía en plantas con maquinaria pesada.
Número de empleados por área para servicios de uso administrativo general.
Horas máquina u horas de producción cuando el consumo sigue el nivel de actividad.

El criterio debe quedar por escrito en la política contable y aplicarse de manera consistente. Cambiarlo mes a mes según convenga al resultado es, técnicamente, un cambio de política contable sin justificación.

El corte de mes: la parte que casi nadie resuelve bien

Los ciclos de facturación de las empresas de servicios públicos casi nunca coinciden con el mes calendario, y la factura suele llegar entre 5 y 15 días después de terminado el ciclo. Si solo se causa cuando llega el documento, los estados financieros mensuales quedan desfasados de forma sistemática.

El tratamiento correcto al cierre:

Estimar el consumo del tramo no facturado con base en el histórico de los últimos tres a seis meses o en la lectura del medidor a la fecha de corte.
Reconocer el gasto o costo contra un pasivo acumulado —en el PUC, 260535 Servicios públicos dentro de pasivos estimados—, dejando el papel de trabajo del cálculo.
Reversar la estimación al inicio del mes siguiente y causar la factura real contra 233550, o ajustar la diferencia si se opta por no reversar.
Revisar mensualmente la desviación entre lo estimado y lo facturado. Desviaciones recurrentes superiores al 10 % indican que el inductor de estimación está mal calibrado.

Vale la distinción técnica: esto no es una provisión en el sentido de la NIC 37 o de la Sección 21 de NIIF para las Pymes, donde la incertidumbre recae sobre la existencia o el importe de la obligación. Aquí la obligación existe y es cierta —el servicio ya se consumió—; lo único estimado es la medición. Es un pasivo acumulado, y así debe revelarse.

En el terreno fiscal, el gasto devengado por estimación sigue la regla del artículo 105 del E.T. y, cuando corresponda, se controla en la conciliación fiscal del artículo 772-1. El impuesto de alumbrado público incluido en la estimación merece atención aparte: el artículo 115 exige pago efectivo y el 115-1 permite deducirlo en el periodo del devengo siempre que se pague antes de presentar la declaración inicial de renta.

Retención en la fuente: lo que cambió en 2026

La regla que la mayoría de contenidos repite —"a los servicios públicos no se les practica retención porque las empresas son autorretenedoras"— quedó matizada este año.

El artículo 1.2.4.4.11 del Decreto 1625 de 2016 fija una autorretención del 2,5 % sobre los pagos por servicios públicos domiciliarios y actividades complementarias. Mediante el Concepto 004595 (int. 508) del 19 de marzo de 2026, la DIAN unificó su doctrina, revocó varios pronunciamientos anteriores y fijó tres condiciones concurrentes:

Que el pago corresponda a servicios públicos domiciliarios o actividades complementarias de la Ley 142 de 1994.
Que se presten a cualquier tipo de usuario, sea o no usuario final.
Que la empresa prestadora esté calificada como autorretenedora por la DIAN mediante resolución de carácter general.

Si la empresa prestadora no está calificada como autorretenedora, no opera la regla especial y el pagador que sea agente de retención debe aplicar las reglas generales, con las excepciones del artículo 369 del E.T. —entre ellas, los pagos a entidades intervenidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios—.

Consecuencia práctica: la verificación de la calidad de autorretenedor del prestador deja de ser un supuesto y pasa a ser un control del proceso de causación. La factura o el documento equivalente normalmente lo informa; conviene conservar esa evidencia.

Para telefonía e internet no aplica el 2,5 %: no son servicios públicos domiciliarios en los términos de la Ley 142 de 1994 para este efecto, por lo que se acude al concepto de servicios en general, aunque en la práctica la mayoría de operadores tiene la calidad de autorretenedor.

El soporte fiscal del gasto

Tres controles definen si el gasto sobrevive a una fiscalización:

Documento válido. Las empresas de servicios públicos domiciliarios expiden documento equivalente electrónico conforme a la Resolución DIAN 000165 de 2023 y sus modificaciones; el calendario de implementación se ajustó con la Resolución 000119 de 2024. El artículo 25 de la Resolución 000165 establece que ese documento sirve al suscriptor o usuario para soportar impuestos descontables en IVA y costos y deducciones en renta.
Factura a nombre de un tercero. Es el caso típico del arrendatario cuyo recibo llega a nombre del propietario. No es un impedimento: basta acreditar la calidad de obligado al pago y cumplir los requisitos del artículo 107 del E.T. Así lo precisó la DIAN en el Concepto 004621 de 2024, apoyándose en la transitoriedad de la Resolución 000165 de 2023.
Medio de pago. El parágrafo 2 del artículo 771-5 del E.T. exige canalizar por el sistema financiero los pagos individuales superiores a 100 UVT. Con la UVT de 2026 en $52.374, el tope es de $5.237.400 por transacción. El Consejo de Estado aclaró que el límite se mide por operación individual y no por la sumatoria anual al mismo beneficiario. Pagar en efectivo la factura de energía de una planta puede costar la deducción completa.

Errores frecuentes en la causación

Registrar el total de la factura en una sola cuenta de servicios públicos, incluyendo alumbrado público e intereses.
Causar por fecha de factura o de pago en vez de fecha de consumo.
Llevar a gasto la energía de la planta en lugar de acumularla como costo indirecto de fabricación.
Tratar la contribución de solidaridad como un impuesto separado, cuando es mayor valor del servicio.
Cobrar contribución de solidaridad a usuarios industriales por inercia, sin verificar la exclusión vigente desde 2012.
No reversar el pasivo estimado del mes anterior y duplicar el gasto.
Cargar al gasto los convenios de recaudo que corresponden a terceros o a activos.
Reportar en el formato 1001 de información exógena el valor total pagado en lugar del gasto por concepto, mezclando tributos y financieros.
En propiedad horizontal, causar como servicio público lo que llega dentro de la cuota de administración: el soporte y la naturaleza del gasto son distintos.

Verificación mensual antes de cerrar

Un control de razonabilidad de cinco minutos evita reprocesos:

Cruzar el gasto causado contra el consumo físico (kWh, m³) del periodo y explicar variaciones superiores al 15 %.
Conciliar el saldo de 233550 con las facturas pendientes de pago a la fecha de corte.
Verificar que el pasivo estimado del mes anterior quedó reversado.
Confirmar que el prorrateo por centro de costo suma el 100 % de la base y coincide con el inductor documentado.
Validar que los conceptos gravados con IVA quedaron separados y que el descontable se sometió a prorrateo si la empresa realiza operaciones excluidas.

Referencias

Estatuto Tributario Nacional, artículos 21-1, 105, 107, 115, 115-1, 369, 476, 485, 488, 490, 616-1, 771-5 y 772-1.
Decreto 1625 de 2016 (DUR Tributario), artículos 1.2.4.4.11, 1.2.6.6 y 1.2.6.8.
Decreto 2420 de 2015 (DUR de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información) y sus decretos modificatorios.
Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas para comerciantes.
Ley 142 de 1994, régimen de los servicios públicos domiciliarios.
Ley 1430 de 2010, artículo 2, contribución del sector eléctrico para usuarios industriales.
Ley 1819 de 2016, artículos 349 a 353, impuesto de alumbrado público.
DIAN, Concepto 004595 (int. 508) del 19 de marzo de 2026, unificación doctrinal en materia de retención en la fuente en servicios públicos domiciliarios y comercialización de energía.
DIAN, Concepto 004621 de 2024, soporte de la deducción cuando el documento figura a nombre de un tercero.
DIAN, Concepto 007895 de 2025, deducción de tributos no enumerados expresamente en el artículo 115 del E.T.
DIAN, Resolución 000165 de 2023 y Resoluciones 000119 de 2024 y 000202 de 2025, sistema de facturación y documento equivalente electrónico de servicios públicos domiciliarios.
Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia 26676 del 19 de julio de 2023, límite de 100 UVT por transacción individual.
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, conceptos sobre contribución de solidaridad y recaudo del impuesto de alumbrado público.