Cómo causar honorarios profesionales y servicios independientes

Causar honorarios es reconocer el gasto o costo en el mes en que se recibió el servicio, debitando la cuenta de honorarios —5110 en el PUC— o la de servicios, junto con el IVA descontable, y acreditando la cuenta por pagar al contratista y las retenciones practicadas: renta, IVA e ICA. Lo que define todo el registro no es el asiento sino tres decisiones previas: si el pago es honorario, servicio o renta de trabajo; qué tarifa aplica; y si el contratista acreditó sus aportes a seguridad social.

Equivocarse en la primera decisión arrastra las otras dos. Y es la que más se resuelve por costumbre.

Honorarios, servicios o renta de trabajo: la clasificación decide todo

El criterio no es el título profesional del contratista, sino qué predomina en la prestación. Si predomina el factor intelectual, técnico especializado o científico, hay honorarios. Si predomina el factor material, manual u operativo, hay servicios. Un ingeniero que diseña una estructura recibe honorarios; ese mismo ingeniero, contratado para operar una máquina, recibe pago por servicios.

Concepto	Criterio	Tarifa persona jurídica	Tarifa persona natural	Cuantía mínima	Cuenta PUC de referencia
Honorarios	Predomina el factor intelectual o profesional	11 %	10 %, o 11 % si el contrato o los pagos acumulados del año con ese mismo agente retenedor superan 3.300 UVT ($172.834.200 en 2026)	No tiene	5110 / 5210
Comisiones	Intermediación por cuenta ajena	11 %	10 % u 11 % bajo la misma regla	No tiene	5110 o 5135, según la política
Servicios en general	Predomina el factor material u operativo	4 %	4 % declarantes / 6 % no declarantes	2 UVT ($104.748) desde el 1 de julio de 2026	5135 / 5235
Rentas de trabajo del artículo 383	Persona natural que percibe honorarios o compensación por servicios personales	No aplica	Tabla progresiva del artículo 383, sobre pagos mensualizados	95 UVT depurados	5110 / 5135 con auxiliar propio

Dos advertencias sobre lo que circula en la red. La primera: no existe cuantía mínima para honorarios y comisiones; cualquier valor genera retención. La segunda: la tarifa del 11 % para personas naturales no depende de que el contratista sea declarante de renta. El artículo 392 del E.T. fija el 10 % para no declarantes, pero el artículo 1.2.4.3.1 del Decreto 1625 de 2016 —que es la norma que se aplica en la práctica— condiciona el 11 % al monto del contrato o de los pagos acumulados, no a la calidad de declarante.

El artículo 383: la regla que cambió y casi nadie reparametrizó

Durante años, la tabla progresiva de rentas de trabajo solo aplicaba a los independientes que informaran no haber vinculado dos o más trabajadores. El artículo 8 de la Ley 2277 de 2022 modificó el parágrafo 2 del artículo 383 del E.T. y eliminó esa condición: hoy la tabla aplica a los pagos por rentas de trabajo que no provengan de una relación laboral, sin el requisito de los dos trabajadores.

El Decreto 2231 de 2023 completó el cuadro al adicionar el parágrafo 4 del artículo 1.2.4.1.6 del Decreto 1625 de 2016, con una regla de decisión clara:

Si la persona natural no solicita al agente retenedor la aplicación de costos y deducciones, se le aplica la tabla del artículo 383.
Si sí los solicita, se aplican las tarifas de los artículos 392 y 401 del E.T., es decir, el 10 %, 11 %, 4 % o 6 % según el caso.

Esa manifestación del contratista debe quedar por escrito y archivada con el soporte del pago. No es un formalismo: es lo que determina qué tarifa quedó bien practicada si la DIAN revisa.

Pagos mensualizados: la metodología que la DIAN precisó en 2025

Cuando aplica la tabla del artículo 383, la retención se calcula sobre pagos mensualizados: se toma el valor total del contrato, se restan los aportes obligatorios a salud y pensión, y se divide por el número de meses de vigencia. Ese valor mensual es el que se ubica en la tabla.

La duda operativa de siempre era qué hacer cuando el contrato se paga acumulado o en periodos irregulares. Mediante el Concepto 007654 (int. 1141) del 12 de junio de 2025, la DIAN reconsideró los Oficios 913305 y 915218 de 2021 y fijó la posición vigente: la mensualización debe hacerse siempre, con independencia de la periodicidad pactada y de la periodicidad real de los pagos. Al momento del pago se retiene la suma de las retenciones mensualizadas acumuladas hasta esa fecha, no la retención que resultaría de aplicar la tabla al valor acumulado.

La diferencia no es menor. Un contrato de $60.000.000 a seis meses, pagado íntegro al final, mensualizado da una base de $10.000.000 mensuales; sin mensualizar, la tabla se aplicaría sobre $60.000.000 y ubicaría al contratista en el rango marginal más alto. La DIAN fundamentó su posición justamente en la equidad horizontal: dos contratistas con el mismo ingreso no pueden soportar retenciones distintas por la forma en que se pactó el desembolso.

El asiento, con números

Honorarios de asesoría jurídica facturados por una persona jurídica: base $8.000.000, IVA 19 %, contratante agente de retención de renta, IVA e ICA, con tarifa municipal de 6 por mil.

Cuenta	Concepto	Débito	Crédito
511025	Honorarios – asesoría jurídica	8.000.000
2408	IVA descontable	1.520.000
233525	Honorarios por pagar		8.364.000
236515	Retención en la fuente – honorarios (11 %)		880.000
236705	IVA retenido (15 % del IVA facturado)		228.000
236805	ICA retenido		48.000

Tres precisiones sobre este registro:

El gasto se causa por el valor bruto, nunca por el neto girado. Registrar $8.364.000 en la cuenta de honorarios es el error más común y descuadra tanto el gasto como el reporte del formato 1001.
La retención de renta se calcula sobre el valor del servicio sin IVA; la de IVA, sobre el impuesto facturado.
Si los honorarios se relacionan con un proyecto o con la prestación de un servicio que la empresa factura, no son gasto sino costo, y deben acumularse en la cuenta correspondiente.

Seguridad social: el requisito que condiciona la deducción

Aquí se pierde la deducibilidad con más frecuencia que por cualquier defecto de la factura. El parágrafo 2 del artículo 108 del E.T. exige al contratante verificar la afiliación y el pago de las cotizaciones y aportes del contratista antes de deducir el gasto, salvo cuando la totalidad de los pagos mensuales sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente.

Lo que hay que verificar:

Que el IBC corresponda como mínimo al 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir el IVA, conforme al artículo 89 de la Ley 2277 de 2022.
Que el IBC no sea inferior a un salario mínimo mensual legal vigente ni superior a 25 veces ese valor.
Que el aporte esté efectivamente pagado, no solo liquidado.
Que el periodo cotizado sea el correcto: el Decreto 1273 de 2018 estableció el pago mes vencido para los independientes, de modo que la planilla que soporta el pago de agosto es la que se cancela en septiembre. Exigir la planilla del mismo mes es un error de procedimiento que retrasa pagos sin necesidad.
Que la afiliación cubra ARL cuando el contrato lo exija por el nivel de riesgo.

El control debe ejecutarse antes de causar, no antes de pagar. Un gasto causado en diciembre con soporte de aportes incompleto ya quedó en el resultado del periodo y en la declaración de renta.

Anticipos, entregables y cierre de mes

El devengo manda sobre la factura, y en honorarios esa distancia es habitual:

Anticipos. Un pago antes de recibir el servicio no es gasto: es un activo. Se registra como anticipo a proveedores y se amortiza contra el gasto a medida que se reciben los entregables. Causarlo directamente como honorario anticipa el gasto y distorsiona el resultado.
Contratos por entregables. Si el contrato se pactó por productos y el pago se hace al final, el gasto se devenga conforme se reciben los entregables, no cuando llega la factura.
Servicios recibidos sin facturar al corte. La auditoría externa, la revisoría fiscal o la asesoría del último mes del año suelen facturarse en enero. El servicio ya se prestó: corresponde reconocer el pasivo acumulado con el cálculo soportado y reversarlo o ajustarlo cuando llegue el documento.
Retención sobre pagos anticipados. La retención se practica en el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero. Un anticipo genera retención aunque el gasto todavía no exista contablemente, y esa retención se registra contra el anticipo.

Bases mínimas: por qué la fecha del pago importa en 2026

El año dejó tres regímenes sucesivos de bases mínimas. El Decreto 572 de 2025 las redujo desde el 1 de junio de 2025; el Consejo de Estado suspendió sus artículos 2 a 8 el 7 de mayo de 2026 y la DIAN, mediante el Comunicado de Prensa 070 del 8 de mayo de 2026, instruyó volver a las bases anteriores; el 2 de junio de 2026 la Sección Cuarta revocó la suspensión, con efectos desde el 1 de julio de 2026.

Consecuencia práctica para servicios: la base mínima fue de 4 UVT hasta mayo de 2025, de 2 UVT entre junio de 2025 y el 7 de mayo de 2026, de nuevo 4 UVT entre el 8 de mayo y el 30 de junio de 2026, y otra vez 2 UVT desde el 1 de julio. Lo que define qué base aplicar es la fecha del pago o abono en cuenta. Para honorarios el punto es indiferente —no hay cuantía mínima—, pero para los servicios de bajo valor es la diferencia entre retener y no retener. La decisión sigue siendo cautelar; el proceso de nulidad continúa abierto.

Contratistas del exterior

Cuando el prestador no es residente ni está domiciliado en Colombia, el esquema cambia por completo:

Los pagos por consultoría, servicios técnicos y asistencia técnica están sujetos a retención del 20 % conforme al artículo 408 del E.T., se presten en el país o desde el exterior. La DIAN lo reiteró en el Concepto 012499 de 2025, precisando además que los acuerdos privados entre las partes no eximen de practicar la retención.
Si existe convenio para evitar la doble imposición con el país de residencia del prestador, la tarifa puede modificarse; se requiere certificado de residencia fiscal para aplicarlo.
El IVA por servicios prestados desde el exterior se retiene al 100 % cuando el contratante es agente de retención en los términos del artículo 437-2 del E.T., y en ese caso no opera cuantía mínima.
El gasto en moneda extranjera se causa a la tasa representativa del mercado de la fecha de la operación, y la diferencia hasta el pago es diferencia en cambio, no mayor valor del honorario.

Errores frecuentes

Causar por el neto girado en lugar del bruto facturado.
Clasificar como servicios lo que es honorario para aplicar una tarifa menor, o al revés, por comodidad de parametrización.
Aplicar la tabla del artículo 383 sin mensualizar cuando el pago es acumulado.
Exigir la planilla del mes corriente en vez de la del mes anterior, desconociendo el pago mes vencido.
No documentar por escrito si el contratista solicita o no la aplicación de costos y deducciones.
Reiniciar en cada contrato el acumulado de 3.300 UVT de un mismo contratista, cuando el conteo es por agente retenedor y por año gravable.
Practicar retención de ICA con la tarifa del municipio del contratante cuando el servicio se ejecutó en otro.
Registrar el anticipo como gasto.
Omitir el documento soporte cuando el contratista no está obligado a facturar.
Pagar en efectivo por encima de 100 UVT ($5.237.400 con la UVT de 2026), lo que hace perder la deducción por el artículo 771-5 del E.T.

Verificación antes de causar

¿El soporte es factura electrónica validada o documento soporte, según corresponda?
¿La clasificación del concepto quedó documentada y es coherente con el objeto del contrato?
¿Se acumularon los pagos del año a ese contratista para definir la tarifa?
¿Está la planilla de aportes del periodo correspondiente, con IBC del 40 % como mínimo?
¿El gasto corresponde al periodo o hay que separar anticipo y devengo?
¿El medio de pago es el adecuado para el monto?

Referencias

Estatuto Tributario Nacional, artículos 103, 108, 383, 388, 392, 401, 406, 408, 437-1, 437-2, 771-2 y 771-5.
Decreto 1625 de 2016 (DUR Tributario), artículos 1.2.4.1.6, 1.2.4.3.1, 1.2.4.4.13 y 1.2.4.4.14.
Decreto 2231 de 2023, que adicionó el parágrafo 4 del artículo 1.2.4.1.6 del Decreto 1625 de 2016.
Decreto 572 de 2025, bases mínimas y tarifas de retención y autorretención en la fuente.
Ley 2277 de 2022, artículo 8 (parágrafo 2 del artículo 383 del E.T.) y artículo 89 (IBC de los trabajadores independientes).
Decreto 1273 de 2018, pago mes vencido de los aportes de los trabajadores independientes.
Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas para comerciantes.
Decreto 2420 de 2015 y sus decretos modificatorios, marcos técnicos normativos de información financiera.
DIAN, Concepto 007654 (int. 1141) del 12 de junio de 2025, metodología de pagos mensualizados en rentas de trabajo.
DIAN, Concepto 012499 de 2025, retención sobre pagos al exterior por servicios técnicos y de asistencia técnica.
DIAN, Resolución 000238 de 2025, valor de la UVT para 2026.
DIAN, Comunicado de Prensa 070 del 8 de mayo de 2026.
Consejo de Estado, Sección Cuarta, autos del 7 de mayo y del 2 de junio de 2026, expediente 30229 acumulado.