Cómo causar importaciones y gastos en moneda extranjera

Causar una importación significa registrar la mercancía por su costo total en pesos colombianos —convirtiendo el valor en moneda extranjera a la Tasa Representativa del Mercado (TRM) del día de la operación— e incluir todos los costos necesarios para nacionalizarla: fletes, seguros, arancel y demás gastos aduaneros. A partir de ese registro, cualquier pasivo pendiente con el proveedor extranjero debe reexpresarse contablemente a la TRM de cierre en cada periodo, aunque fiscalmente esa fluctuación solo tenga efecto hasta el momento del pago. A continuación se explica el proceso completo, con la normativa aduanera, cambiaria y tributaria vigente.

Qué implica causar una importación frente a una compra nacional

A diferencia de una compra local, que se soporta en una sola factura, una importación involucra varios documentos que en conjunto determinan el costo del bien: la factura comercial del proveedor extranjero, el documento de transporte, la declaración de importación (Formulario 500 de la DIAN) y los comprobantes de pago de los tributos aduaneros. El valor de la mercancía no se limita al precio facturado por el proveedor: también deben capitalizarse los fletes, seguros de transporte, el arancel y los honorarios de la agencia de aduanas, porque son costos necesarios para dejar la mercancía en condiciones de uso o venta.

Qué se incluye en el costo de causación de una importación

Valor FOB de la mercancía, convertido a pesos con la TRM de la fecha de la operación.
Fletes y seguros internacionales hasta el puerto o aeropuerto de destino (con lo que se obtiene el valor CIF).
Gravamen arancelario, calculado sobre el valor CIF convertido a pesos.
Honorarios de la agencia de aduanas, cuando su contratación es obligatoria (importaciones con valor FOB superior a USD 1.000, según el Estatuto Aduanero).
Gastos de almacenamiento, manejo portuario y demás costos directamente atribuibles a dejar la mercancía disponible para su uso o venta.
El IVA pagado en la importación, únicamente cuando no sea descontable; si la empresa es responsable de IVA y el bien se destina a operaciones gravadas, este IVA no se capitaliza, sino que se registra como IVA descontable.

Marco normativo vigente para la causación de importaciones

El régimen aduanero colombiano está regulado por el Decreto 1165 de 2019 (Estatuto Aduanero), modificado por el Decreto 360 de 2021.
El régimen cambiario que obliga a canalizar las divisas de una importación a través del mercado cambiario está en la Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República, desarrollada por la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83.
El IVA en las importaciones se rige por el artículo 459 del Estatuto Tributario, que establece que la base gravable es la misma que se usa para liquidar los derechos de aduana, adicionada con el valor del arancel.
El reconocimiento y medición contable de partidas en moneda extranjera se rige por la NIC 21 (NIIF plenas) o la Sección 30 (NIIF para pymes), incorporadas al Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios.
El tratamiento fiscal de la diferencia en cambio está regulado por el artículo 288 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 1819 de 2016.
El umbral para importaciones de bajo valor sin arancel (envíos hasta USD 200 FOB) y el arancel simplificado para envíos entre USD 200 y USD 2.000 se rigen por el artículo 261 del Decreto 1165 de 2019 y sus modificaciones.

Cómo se calculan los tributos aduaneros de una importación

El cálculo sigue una fórmula en cascada, tomando como referencia la TRM certificada por el Banco de la República para el día correspondiente:

Valor FOB de la mercancía (precio pactado con el proveedor, en la moneda de negociación).
Se suman fletes y seguros internacionales para obtener el valor CIF.
El valor CIF se convierte a pesos colombianos usando la TRM vigente.
Sobre el valor CIF en pesos se aplica la tarifa de arancel correspondiente a la subpartida arancelaria del bien, obteniendo el gravamen arancelario.
La base gravable del IVA de importación es el valor CIF en pesos más el arancel; sobre esa base se aplica la tarifa general del 19 % (o la que corresponda según el bien).
El total de tributos aduaneros a pagar es la suma del arancel más el IVA de importación.

Ejemplo de liquidación de tributos aduaneros

Una empresa importa maquinaria con un valor FOB de USD 20.000, fletes y seguro de USD 1.000, arancel del 5 % y TRM de $3.127 por dólar.

Concepto	Valor en USD	Valor en COP
Valor FOB	20.000	62.540.000
Fletes y seguro	1.000	3.127.000
Valor CIF (valor en aduana)	21.000	65.667.000
Arancel (5 % sobre CIF)	—	3.283.350
Base gravable IVA (CIF + arancel)	—	68.950.350
IVA de importación (19 %)	—	13.100.567
Total tributos aduaneros a pagar	—	16.383.917

Registro contable de la causación de la importación

Primer asiento: causación de la mercancía en tránsito (factura del proveedor extranjero), sin tributos, contra el pasivo con el proveedor:

Cuenta	Débito	Crédito
1435 Inventario en tránsito (importaciones en curso)	65.667.000
2205 Proveedores del exterior		65.667.000

Segundo asiento: nacionalización, con el pago de arancel e IVA:

Cuenta	Débito	Crédito
1435 Inventario en tránsito (arancel, mayor valor del costo)	3.283.350
2408 IVA descontable (si es responsable de IVA)	13.100.567
1105 Bancos		16.383.917

Tercer asiento: traslado del inventario en tránsito a la cuenta definitiva de inventario o activo fijo, una vez nacionalizada la mercancía:

Cuenta	Débito	Crédito
1435 / 1520 Inventarios o activo fijo	68.950.350
1435 Inventario en tránsito		68.950.350

Si el IVA de importación no es descontable (por ejemplo, porque el bien se destina a una actividad excluida), ese valor no va a la cuenta 2408, sino que se suma al costo capitalizado del inventario o del activo.

La causación cambiaria: qué exige el Banco de la República

Las importaciones de bienes son operaciones de obligatoria canalización a través del mercado cambiario, lo que significa que el pago al proveedor extranjero debe hacerse a través de un intermediario del mercado cambiario (por lo general, un banco autorizado) o mediante una cuenta de compensación registrada ante el Banco de la República, presentando en cada caso la declaración de cambio correspondiente. El importador que figura en los documentos aduaneros debe ser la misma persona que canaliza el pago (principio de coincidencia); no está permitido que un tercero pague una importación que no realizó.

Diferencia en cambio: por qué el tratamiento contable y el fiscal no coinciden

Este es uno de los puntos que con más frecuencia genera confusión al causar operaciones en moneda extranjera, porque las reglas contables y las fiscales no son iguales:

Contablemente (NIC 21): el pasivo con el proveedor extranjero debe reexpresarse a la TRM de cierre de cada periodo contable, reconociendo la diferencia en cambio (ingreso o gasto) en el estado de resultados de ese mismo periodo, aunque la deuda todavía no se haya pagado.
Fiscalmente (artículo 288 del ET): las fluctuaciones de activos y pasivos en moneda extranjera no tienen efecto fiscal por el simple paso del tiempo. El ingreso gravado o el gasto deducible por diferencia en cambio solo se reconoce en el momento en que efectivamente se liquida o se abona el pasivo (o se enajena el activo), y se calcula únicamente entre la TRM del reconocimiento inicial y la TRM del pago, ignorando las fluctuaciones intermedias.

Esto genera una diferencia temporaria que debe controlarse: la diferencia en cambio contable de cada cierre no es la misma cifra que se declara fiscalmente hasta que el pasivo se cancela.

Ejemplo de causación y ajuste por diferencia en cambio

Una empresa causa una deuda con un proveedor extranjero por USD 10.000 cuando la TRM está en $3.100, y la paga tres meses después, cuando la TRM sube a $3.200.

Causación inicial:

Cuenta	Débito	Crédito
1435 Inventario / 6135 Costo de venta	31.000.000
2205 Proveedores del exterior		31.000.000

Ajuste contable al cierre del periodo (si la TRM al cierre es, por ejemplo, $3.150):

Cuenta	Débito	Crédito
5305 Gasto financiero — diferencia en cambio	500.000
2205 Proveedores del exterior		500.000

Pago definitivo (TRM $3.200):

Cuenta	Débito	Crédito
2205 Proveedores del exterior (saldo actualizado)	31.500.000
5305 Gasto financiero — diferencia en cambio	500.000
1105 Bancos		32.000.000

Contablemente, el gasto por diferencia en cambio se reconoció en dos momentos ($500.000 en el cierre y $500.000 en el pago); fiscalmente, en cambio, el gasto deducible del periodo en que se paga la deuda es el total de $1.000.000, calculado únicamente entre la TRM inicial ($3.100) y la TRM del pago ($3.200), sin importar el ajuste contable intermedio.

Cuentas PUC más usadas en importaciones y operaciones en moneda extranjera

Código PUC	Nombre de la cuenta	Uso
1435	Inventario en tránsito / mercancías no fabricadas por la empresa	Costo de la importación hasta su nacionalización
1520 / 1524 / 1528	Activos fijos (maquinaria, equipo)	Cuando la importación es de un activo fijo, no de inventario
2205	Proveedores del exterior	Pasivo con el proveedor extranjero
2408	IVA descontable	IVA pagado en la importación, cuando es recuperable
5305 / 4305	Gastos o ingresos financieros — diferencia en cambio	Ajuste por fluctuación de la TRM
1110	Bancos — cuentas en moneda extranjera	Si la empresa mantiene cuentas de compensación en el exterior

Casos especiales al causar importaciones y gastos en moneda extranjera

Anticipos a proveedores extranjeros. Un anticipo pagado en moneda extranjera se registra como un activo (anticipo a proveedores) a la TRM del día del pago, y ese valor no se reexpresa posteriormente porque ya no es una partida monetaria pendiente en moneda extranjera, sino un anticipo aplicado a la compra futura.
Importaciones temporales. Cuando la mercancía ingresa por un periodo limitado y debe retornar al exterior (por ejemplo, maquinaria para un proyecto específico), no se pagan tributos aduaneros definitivos, aunque sí puede exigirse una garantía.
Compras de bajo valor por comercio electrónico. Los envíos hasta USD 200 FOB ingresan sin arancel, y los que están entre USD 200 y USD 2.000 pagan un arancel simplificado, según la reglamentación vigente del Decreto 1165 de 2019 y sus modificaciones.
Gastos en moneda extranjera que no son importación de bienes (servicios contratados en el exterior, licencias de software, viajes de negocios). Se causan igual que cualquier gasto, convirtiendo el valor a la TRM del día de la operación, y pueden generar retención en la fuente e IVA por servicios desde el exterior, según las reglas generales de tributación internacional.
Reexpresión de saldos en cuentas de compensación. Si la empresa mantiene una cuenta bancaria en el exterior registrada como cuenta de compensación, el saldo también debe reexpresarse a la TRM de cierre, generando diferencia en cambio como cualquier otra partida monetaria en moneda extranjera.

Errores comunes al causar importaciones y gastos en moneda extranjera

Registrar la importación solo por el valor de la factura del proveedor, sin incluir fletes, seguros y arancel en el costo capitalizado.
Usar una TRM distinta a la vigente en la fecha exacta de cada operación (reconocimiento inicial, nacionalización, pago).
No reexpresar los pasivos en moneda extranjera a la TRM de cierre en cada periodo contable.
Confundir el efecto contable de la diferencia en cambio (que se reconoce periodo a periodo) con el efecto fiscal (que solo se realiza al momento del pago o la liquidación).
Capitalizar el IVA de importación como mayor valor del inventario cuando en realidad es descontable, inflando el costo del producto.
Canalizar el pago de una importación sin presentar la declaración de cambio exigida por el Banco de la República, exponiendo a la empresa a sanciones cambiarias.
No conservar los documentos soporte de la operación (factura comercial, documento de transporte, declaración de importación) durante el plazo mínimo exigido para eventuales auditorías.

Preguntas frecuentes sobre la causación de importaciones y moneda extranjera

¿Qué TRM se debe usar para causar una importación? La vigente en la fecha de cada operación específica: para la causación inicial de la deuda con el proveedor, la TRM del día de esa transacción; para la liquidación de tributos aduaneros, la TRM certificada para efectos aduaneros según la reglamentación vigente, que puede diferir de la TRM del día calendario.

¿La diferencia en cambio siempre es deducible fiscalmente? Es deducible si el gasto subyacente al que está asociada la deuda también lo es; la diferencia en cambio no tiene un tratamiento fiscal independiente del gasto que la originó.

¿Es obligatorio contratar una agencia de aduanas para importar? Sí, cuando el valor FOB de la importación supera el umbral establecido en el Estatuto Aduanero (USD 1.000); por debajo de ese monto, o en modalidades especiales como tráfico postal, puede no ser obligatorio.

Referencias

Decreto 1165 de 2019 (Estatuto Aduanero), modificado por el Decreto 360 de 2021.
Estatuto Tributario, artículo 459 — Base gravable del IVA en importaciones.
Estatuto Tributario, artículo 288, modificado por la Ley 1819 de 2016 — Ajustes por diferencia en cambio.
Decreto 2420 de 2015 y modificatorios — Marco Técnico Normativo de Información Financiera (NIC 21 y Sección 30 para pymes).
Decreto 2650 de 1993 — Plan Único de Cuentas (PUC).
Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República y Circular Reglamentaria Externa DCIN-83 — Régimen cambiario para importación y exportación de bienes.
Tasa Representativa del Mercado (TRM), certificada diariamente por la Superintendencia Financiera de Colombia: banrep.gov.co
Portal oficial de la DIAN: dian.gov.co