Cómo hacer una nómina en Colombia paso a paso
Hacer una nómina en Colombia consiste en calcular, para cada trabajador y cada periodo de pago, el total devengado (salario, auxilio de transporte, horas extra), restarle las deducciones legales (salud, pensión, retención en la fuente), sumar los aportes patronales a seguridad social y parafiscales, provisionar las prestaciones sociales y, finalmente, expedir el comprobante de nómina electrónica ante la DIAN. Esta guía explica cada paso con las cifras vigentes de 2026 y un ejemplo completo de liquidación.
¿Qué es la nómina y qué conceptos incluye?
La nómina es el proceso periódico —mensual, quincenal o semanal— mediante el cual una empresa calcula y paga a sus trabajadores el salario y demás conceptos derivados de la relación laboral, y liquida ante el sistema de seguridad social los aportes que le corresponden como empleador. No se trata solo del pago que recibe el trabajador: también incluye los aportes que la empresa asume adicionalmente y las provisiones de prestaciones sociales que se pagan en momentos distintos del año, como la prima o las cesantías. El periodo de liquidación no puede superar el mes calendario, aunque el pago efectivo al trabajador puede ser quincenal o semanal.
Reúne la información base de cada trabajador
Antes de calcular cualquier valor, es indispensable tener consolidada la siguiente información de cada empleado:
- Tipo de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor, aprendizaje) y fecha de ingreso.
- Salario base pactado y si es ordinario o salario integral.
- Si el trabajador tiene derecho a auxilio de transporte (ingresos hasta 2 SMMLV y necesidad de desplazamiento).
- Novedades del periodo: incapacidades, licencias, vacaciones, horas extra, recargos nocturnos o dominicales, comisiones.
- Deducciones autorizadas: libranzas, embargos judiciales, aportes voluntarios a pensión o AFC.
- Fondo de pensiones, EPS y caja de compensación a la que está afiliado.
- Número de dependientes económicos, si aplica, para efectos de retención en la fuente.
Calcula el total devengado del periodo
El devengado es la suma de todo lo que el trabajador tiene derecho a recibir en el periodo: salario ordinario, auxilio de transporte (si aplica), horas extra, recargos nocturnos o dominicales, comisiones y cualquier bonificación de carácter salarial. Con las cifras de 2026, un trabajador con salario mínimo que recibe auxilio de transporte tiene un devengado mensual de:
$1.750.905 (salario) + $249.095 (auxilio de transporte) = $2.000.000
Es importante recordar que el auxilio de transporte no hace parte del Ingreso Base de Cotización (IBC) para seguridad social, pero sí se incluye en la base para liquidar las prestaciones sociales.
Aplica las deducciones legales del trabajador
Sobre el IBC (el salario sin auxilio de transporte) se descuentan los aportes obligatorios que le corresponden al trabajador, además de la retención en la fuente cuando el ingreso lo amerita y otras deducciones autorizadas:
| Concepto | Porcentaje o base | Valor con SMMLV 2026 ($1.750.905) |
|---|---|---|
| Aporte a salud (trabajador) | 4% del IBC | $70.036 |
| Aporte a pensión (trabajador) | 4% del IBC | $70.036 |
| Retención en la fuente | Según tabla de retención DIAN (aplica desde ingresos más altos) | $0 para SMMLV |
| Fondo de solidaridad pensional | Solo si el IBC es igual o superior a 4 SMMLV | No aplica |
| Total deducciones (ejemplo SMMLV) | $140.072 |
Con esas deducciones, el neto a pagar del ejemplo sería: $2.000.000 (devengado) − $140.072 (deducciones) = $1.859.928.
Calcula los aportes patronales a seguridad social y parafiscales
Además de lo que se descuenta al trabajador, el empleador debe asumir aportes adicionales sobre el mismo IBC. Muchas empresas que son contribuyentes del impuesto de renta y tienen trabajadores que devengan individualmente menos de 10 SMMLV están exoneradas del pago de salud, SENA e ICBF, gracias al beneficio vigente desde la Ley 1819 de 2016:
| Concepto | Tarifa | ¿Aplica exoneración? |
|---|---|---|
| Salud (empleador) | 8,5% del IBC | Exonerado si cumple los requisitos de ley |
| Pensión (empleador) | 12% del IBC | No exonerable, siempre se paga |
| ARL (riesgos laborales) | Entre 0,522% y 6,96% del IBC, según clase de riesgo | No exonerable |
| SENA | 2% del IBC | Exonerado si cumple los requisitos de ley |
| ICBF | 3% del IBC | Exonerado si cumple los requisitos de ley |
| Caja de Compensación Familiar | 4% del IBC | No exonerable, siempre se paga |
Para una empresa exonerada con un trabajador de salario mínimo (riesgo laboral clase I, 0,522%), el aporte patronal mensual sería aproximadamente: pensión $210.109 + ARL $9.140 + caja de compensación $70.036 = cerca de $289.285.
Provisiona las prestaciones sociales
Las prestaciones sociales no se descuentan del trabajador ni se pagan cada mes en efectivo, pero deben provisionarse mensualmente en la contabilidad porque se liquidan y pagan en fechas específicas del año:
| Prestación | Porcentaje o fórmula | Momento de pago |
|---|---|---|
| Cesantías | 8,33% del salario mensual (equivalente a 1 salario por año) | Antes del 14 de febrero, al Fondo de Cesantías |
| Intereses sobre cesantías | 12% anual sobre el saldo de cesantías | Antes del 31 de enero, directamente al trabajador |
| Prima de servicios | 8,33% del salario mensual (equivalente a 1 salario por año) | 30 de junio y 20 de diciembre |
| Vacaciones | 4,17% del salario mensual (15 días hábiles por año) | Al momento de disfrutarlas o liquidarlas |
Para el ejemplo del salario mínimo con auxilio de transporte, la provisión mensual de prestaciones sociales asciende aproximadamente a $426.000, lo que equivale a cerca del 21,83% del devengado, porcentaje que suele usarse como referencia rápida para estimar el costo prestacional total.
Ejemplo práctico completo: liquidación con salario mínimo 2026
Reuniendo todos los pasos anteriores, así queda el costo total mensual para la empresa por un trabajador con salario mínimo, auxilio de transporte y beneficio de exoneración de aportes:
- Devengado del trabajador: $2.000.000
- Deducciones del trabajador (salud + pensión): $140.072
- Neto que recibe el trabajador: $1.859.928
- Aportes patronales a seguridad social y parafiscales: $289.285
- Provisión de prestaciones sociales: $426.000
- Costo total mensual para la empresa: cerca de $2.715.000
Este último valor —y no el salario nominal— es el que realmente debe presupuestar una empresa al planear la contratación de personal, y explica por qué el costo de un trabajador siempre es superior a lo que recibe en su cuenta.
Genera y valida el comprobante de nómina electrónica
Desde la implementación de la nómina electrónica, todo empleador con trabajadores dependientes debe generar un documento soporte de nómina electrónica y transmitirlo a la DIAN por cada periodo liquidado. Este comprobante debe incluir, entre otros datos:
- Identificación del trabajador y del empleador.
- Periodo liquidado y días trabajados.
- Todos los conceptos devengados, desagregados por tipo (salario, auxilio de transporte, horas extra, comisiones).
- Deducciones aplicadas y su detalle.
- Aportes a seguridad social del periodo.
- Neto pagado al trabajador.
Omitir o transmitir de forma incorrecta la nómina electrónica no solo genera riesgo de sanción, sino que puede implicar la pérdida de deducibilidad fiscal de esos costos laborales en la declaración de renta de la empresa.
Paga los aportes a través de la PILA
Una vez cerrada la nómina, el empleador debe consolidar y pagar los aportes a seguridad social (salud, pensión, ARL) y parafiscales (SENA, ICBF, caja de compensación) mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), a través de un operador autorizado. El plazo de pago varía según el último dígito del NIT del empleador y generalmente se ubica entre el día 1 y el día 20 del mes siguiente al periodo liquidado. Aunque el pago al trabajador sea quincenal o semanal, la PILA siempre se liquida y paga de forma mensual.
Errores comunes al elaborar la nómina
- Incluir el auxilio de transporte dentro del IBC para calcular seguridad social, cuando no debe hacer parte de esa base.
- Calcular las vacaciones incluyendo el auxilio de transporte, que tampoco integra esa base.
- Aplicar la exoneración de parafiscales sin verificar que la empresa cumple realmente los requisitos legales para acceder a ella.
- Confundir el neto mensual del trabajador con el total de sus prestaciones sociales, que se pagan en fechas distintas del año.
- No actualizar el valor de la hora ordinaria cuando cambia la jornada máxima legal, lo que afecta el cálculo de horas extra y recargos.
- No transmitir a tiempo el documento soporte de nómina electrónica ante la DIAN.
Herramientas y buenas prácticas para simplificar la nómina
Llevar la nómina en hojas de cálculo es viable para empresas muy pequeñas, pero a medida que crece el número de trabajadores aumenta el riesgo de errores en fórmulas, novedades y plazos. Un software de nómina especializado ayuda a automatizar el cálculo de deducciones, aportes y prestaciones, generar la nómina electrónica en el formato que exige la DIAN, controlar vencimientos de PILA y mantener un histórico auditable de cada liquidación, lo que resulta especialmente valioso cuando el equipo contable debe responder ante una auditoría o una inspección del Ministerio del Trabajo.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer la nómina en Colombia
¿Con qué periodicidad se puede pagar la nómina? El pago al trabajador puede ser semanal, quincenal o mensual, pero el periodo máximo para liquidar conceptos como seguridad social y parafiscales ante la PILA siempre es mensual.
¿Todas las empresas tienen derecho a la exoneración de parafiscales? No. La exoneración de salud, SENA e ICBF aplica a personas jurídicas contribuyentes del impuesto de renta y a personas naturales empleadoras que cumplen ciertos requisitos, siempre que cada trabajador devengue individualmente menos de 10 SMMLV. La pensión, el ARL y la caja de compensación nunca se exoneran.
¿Qué pasa si un trabajador tiene incapacidad durante el mes? Los primeros dos días de incapacidad de origen común los asume el empleador al 66,67% del salario; a partir del tercer día, ese porcentaje lo reconoce la EPS, aunque el empleador suele pagarlo primero y luego solicitar el reembolso.
¿Es obligatoria la nómina electrónica para todas las empresas, sin importar el tamaño? Sí, todo empleador con trabajadores vinculados por contrato de trabajo debe generar y transmitir el documento soporte de nómina electrónica a la DIAN, independientemente de su tamaño o régimen tributario.
Hacer una nómina en Colombia va más allá de calcular el salario neto de cada trabajador: implica sumar devengados, aplicar deducciones legales, calcular aportes patronales, provisionar prestaciones sociales y cumplir con la nómina electrónica y la PILA dentro de los plazos establecidos. Seguir este proceso de forma ordenada, con las cifras actualizadas cada año, reduce errores, evita contingencias laborales y fiscales, y permite a la empresa conocer con precisión el verdadero costo de su nómina.
¿Sigues digitando facturas a mano en tu software contable?
Conecta Cifrato con tu software contable (Siigo, World Office, Helisa y más). Sincroniza facturas con la DIAN, concilia extractos y elimina el trabajo manual de causación en minutos.
Alejandro Gómez Restrepo
Contador con maestría en Finanzas aplicadas
Más de 20 años de experiencia en contabilidad y finanzas. Ha sido director y jefe de contabilidad en varias empresas del sector tecnológico.