Cómo preparar la causación de cierre de año fiscal

El cierre de año fiscal exige, además de todo lo que ya se revisa en un cierre mensual, cinco tareas propias del corte anual: verificar que absolutamente todos los costos, gastos e ingresos del año estén devengados (no solo pagados o cobrados), constituir las provisiones que solo se calculan una vez al año (cartera, prestaciones sociales definitivas, impuesto de renta), ajustar las partidas en moneda extranjera, elaborar la conciliación fiscal del artículo 772-1 del Estatuto Tributario y reconocer el impuesto diferido cuando exista una diferencia real entre lo contable y lo fiscal.

A continuación se presenta la ruta completa para preparar la causación de cierre de año, en el orden en que conviene ejecutarla.

En qué se diferencia el cierre anual del cierre mensual

Un cierre mensual busca que la causación de ese periodo esté completa y bien clasificada. El cierre anual, además de eso, exige mirar el año completo como una unidad: revisar que no haya costos o ingresos de un mes que quedaron sin causar en ningún periodo, calcular provisiones que solo tienen sentido en términos anuales, y preparar la información que la empresa deberá declarar y reportar durante el año siguiente. Por eso, un cierre anual ordenado depende directamente de que los cierres mensuales se hayan hecho bien durante los once meses anteriores; si no fue así, diciembre se convierte en una reconstrucción, no en una verificación.

Corte documental completo del año

Antes de calcular cualquier provisión, hay que confirmar que la causación del año esté completa:

Cruzar el listado anual de documentos electrónicos recibidos (compras) y emitidos (ventas) contra el auxiliar contable, mes por mes, para detectar facturas que quedaron sin causar en algún periodo.
Revisar que los eventos de acuse de recibo, recibo del bien o servicio y aceptación se hayan generado para todas las facturas a crédito del año, especialmente las de los últimos meses.
Confirmar que las remisiones, actas de recibido y órdenes de compra cerradas en diciembre, sin factura del proveedor todavía, estén provisionadas en la cuenta correspondiente (2335 o 2605 del Plan Único de Cuentas).
Verificar que ningún gasto o ingreso de diciembre haya quedado atrapado entre dos periodos por errores de corte.

Provisiones propias del cierre de año

Cartera de clientes. El Estatuto Tributario permite dos metodologías fiscales de provisión de cartera: la individual, del 33 % sobre las cuentas con más de un año de vencidas, y la general, con porcentajes del 5 %, 10 % o 15 % según la antigüedad de la cartera, conforme a los artículos 145 y 146 del Estatuto Tributario. Estas cifras deben compararse con el deterioro calculado bajo NIIF 9 (o NIC 39, según el marco aplicable), ya que es habitual que exista una diferencia entre ambos valores que debe quedar documentada.

Prestaciones sociales definitivas. Al cierre del año se deben liquidar y causar las cesantías, los intereses sobre cesantías, la prima de servicios y las vacaciones causadas hasta el 31 de diciembre, no solo las provisiones mensuales estimadas durante el año.

Impuesto de renta e ICA del periodo. Se debe calcular y causar la provisión del impuesto de renta y complementarios, así como del impuesto de industria y comercio, con base en el resultado fiscal estimado del año, antes de conocer el valor definitivo que arrojará la declaración.

Depreciación, amortización y deterioro de activos. Se debe verificar que la depreciación y la amortización del año estén completas para todos los activos, y evaluar si existen indicios de deterioro en propiedad, planta y equipo, intangibles o inventarios, que deban reconocerse antes del cierre.

Aportes a seguridad social de diciembre. Los aportes a seguridad social correspondientes a diciembre deben quedar efectivamente pagados antes de presentar la declaración de renta, ya que su pago oportuno es condición para la deducibilidad de los pagos laborales asociados, conforme a las reglas generales de causalidad y soporte del Estatuto Tributario.

Ajuste de partidas en moneda extranjera

Las partidas activas y pasivas denominadas en moneda extranjera (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, obligaciones financieras) deben ajustarse a la tasa de cambio representativa del mercado vigente al cierre del año, reconociendo la diferencia en cambio correspondiente como ingreso o gasto del periodo.

Conciliación fiscal: artículo 772-1 del Estatuto Tributario

La conciliación fiscal es el mecanismo que concilia las diferencias entre la utilidad contable bajo NIIF y la renta líquida fiscal, y aplica a todos los contribuyentes obligados a llevar contabilidad (o que la lleven voluntariamente) que sean contribuyentes del impuesto de renta, sin importar su nivel de ingresos. Este proceso se reporta anualmente mediante el Formato 2516 y exige identificar, partida por partida, las diferencias entre lo contable y lo fiscal, clasificándolas en:

Diferencias permanentes, que nunca se revertirán (por ejemplo, gastos no deducibles fiscalmente).
Diferencias temporarias, que se revertirán en periodos futuros y que dan origen al impuesto diferido.

Conviene adelantar esta conciliación antes del cierre definitivo de diciembre, en lugar de dejarla para el momento de presentar la declaración de renta, ya que suele revelar ajustes contables que todavía se pueden corregir a tiempo.

Reconocimiento del impuesto diferido

Cuando la conciliación fiscal identifica diferencias temporarias entre la base contable y la base fiscal de un activo o un pasivo, se debe reconocer el impuesto diferido correspondiente (activo o pasivo por impuesto diferido), de acuerdo con los marcos técnicos normativos contables aplicables. Casos típicos que generan impuesto diferido incluyen la provisión de cartera en exceso de los límites fiscales, el deterioro de inversiones, o los gastos estimados para atender contingencias que aún no cumplen los requisitos fiscales para ser deducibles.

Tabla resumen de tareas del cierre de año

Tarea	Norma o referencia	Por qué es propia del cierre anual
Corte documental completo del año	Arts. 59, 105 y 771-2 ET	Detecta facturas sin causar acumuladas en varios meses
Provisión de cartera (individual o general)	Arts. 145 y 146 ET; NIIF 9	Solo tiene sentido calcularla con la antigüedad de todo el año
Prestaciones sociales definitivas	Normas laborales vigentes	Se liquidan con el corte a 31 de diciembre, no de forma estimada
Provisión de impuesto de renta e ICA	Estatuto Tributario y normas territoriales	Depende del resultado fiscal del año completo
Depreciación, amortización y deterioro	Marcos técnicos normativos contables	Debe estar completa para los doce meses del año
Diferencia en cambio	Normas contables sobre partidas en moneda extranjera	Se calcula con la tasa de cierre del año
Conciliación fiscal (Formato 2516)	Art. 772-1 ET	Es un reporte de periodicidad exclusivamente anual
Impuesto diferido	Marcos técnicos normativos contables	Surge de las diferencias temporarias detectadas en la conciliación fiscal
Clasificación de terceros para exógena	Resolución anual de información exógena de la DIAN	Se reporta con corte al año gravable completo

Errores comunes al preparar el cierre de año

Dejar la conciliación fiscal para el último momento, en lugar de adelantarla antes del cierre contable definitivo de diciembre.
Calcular la provisión de cartera solo con el criterio contable de deterioro, sin comparar el resultado con los límites fiscales de los artículos 145 y 146 del Estatuto Tributario.
Olvidar que el pago de los aportes a seguridad social de diciembre debe quedar hecho antes de presentar la declaración de renta para no perder la deducibilidad asociada.
No reconocer el impuesto diferido cuando existen diferencias temporarias claras entre la base contable y la fiscal.
Acumular la clasificación de terceros para la información exógena para el mes de enero del año siguiente, en lugar de mantenerla actualizada mes a mes durante el año.
Confundir el cierre de los libros de contabilidad (aspecto formal) con el cierre fiscal (cálculo del impuesto), asumiendo que basta con hacer uno de los dos.

Preguntas frecuentes

¿La conciliación fiscal es obligatoria incluso para empresas pequeñas? Sí. Aplica a todos los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, o que la lleven de forma voluntaria, que sean contribuyentes del impuesto de renta, sin importar su nivel de ingresos.

¿Se puede presentar la declaración de renta antes de terminar la conciliación fiscal? Es posible presentar primero la declaración de renta y luego la conciliación fiscal, siempre que ambas queden dentro de los plazos que fije el calendario tributario del año correspondiente; sin embargo, lo recomendable es tenerla lista antes, para que la declaración refleje exactamente lo que arroja esa conciliación.

¿Qué pasa si al hacer el cierre de año se detecta una diferencia importante entre lo contable y lo fiscal que no se había identificado antes? Debe documentarse y clasificarse como diferencia permanente o temporaria dentro de la conciliación fiscal, y si genera impuesto diferido, debe reconocerse contablemente antes de cerrar el periodo.

Referencias

Estatuto Tributario Nacional (Decreto 624 de 1989), artículos 21-1, 59, 105, 107, 108, 145, 146, 655, 771-2 y 772-1.
Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Decreto 2420 de 2015, Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, sobre el impuesto diferido y los marcos técnicos NIIF aplicables.
DIAN, Formato 2516, para el reporte anual de la conciliación fiscal.
DIAN, resolución anual que fija los sujetos obligados, formatos y plazos de la información exógena del año gravable correspondiente.