¿Cuáles son las cuentas PUC más usadas para causar facturas de compra?

Para causar una factura de compra en Colombia, las cuentas del Plan Único de Cuentas (PUC) que se usan con mayor frecuencia son: 1435 (mercancías no fabricadas por la empresa) o la cuenta de gasto correspondiente (51xx administración, 52xx ventas) según qué se compró, 2408 (IVA por pagar, en su parte descontable), 2365 (retención en la fuente por pagar), 2367 (retención de IVA cuando aplica) y 2205 (proveedores nacionales) como contrapartida del pasivo. La cuenta exacta depende de si la compra es mercancía para reventa, un gasto, un activo fijo o un servicio.

A continuación se explica cómo elegir la cuenta correcta según el tipo de compra, cómo se comporta el IVA en cada caso y los asientos completos más habituales.

Qué determina la cuenta a usar en una causación de compra

Antes de mirar el listado de cuentas, hay dos preguntas que definen la cuenta correcta:

Qué se compró. No es lo mismo comprar mercancía para revender, un insumo de producción, un activo fijo, un servicio o un gasto de funcionamiento; cada uno tiene su propia cuenta en el PUC.

Qué sistema de inventarios usa la empresa. Bajo el sistema de inventario permanente, la compra de mercancía va directo a la cuenta de inventario (clase 14). Bajo el sistema de inventario periódico —cada vez menos usado, pero aún vigente para algunas pymes— la compra de mercancía se registra primero en una cuenta de compras (clase 6) y el inventario final se ajusta al cierre del periodo.

Cuentas de activo para registrar compras

Cuenta PUC	Nombre	Cuándo se usa
1435	Mercancías no fabricadas por la empresa	Compra de mercancía para reventa bajo inventario permanente
1405	Materias primas	Compra de insumos para transformación en empresas industriales
1524	Equipo de oficina	Compra de muebles y enseres para el negocio
1528	Equipo de computación y comunicación	Compra de computadores, impresoras y equipos afines
1540	Flota y equipo de transporte	Compra de vehículos para uso de la empresa
1705	Gastos pagados por anticipado	Seguros, arrendamientos u otros servicios pagados por anticipado
133525	Anticipos a proveedores	Anticipos entregados antes de recibir la mercancía o el servicio

Cuentas de costo y gasto para registrar compras

Cuenta PUC	Nombre	Cuándo se usa
6135	Costo de ventas – mercancías	Reconocimiento del costo cuando se vende la mercancía comprada (no en la causación de la compra, sino en la venta)
6105	Compra de mercancías	Registro de la compra bajo sistema de inventario periódico
5135 / 5235	Servicios (administración / ventas)	Compras de servicios como mantenimiento, aseo, vigilancia o software, según el área que los consume
5195 / 5295	Diversos (administración / ventas)	Gastos menores que no tienen una cuenta específica dentro del catálogo
5105 / 5205	Gastos de personal	Compras relacionadas con dotación o elementos para el personal, cuando no se manejan como nómina
5115 / 5215	Impuestos	Gravámenes y tasas causados junto con ciertas compras (por ejemplo, impuestos municipales facturados por terceros)

Cuentas de pasivo asociadas a la causación

Cuenta PUC	Nombre	Función en la causación
2205	Proveedores nacionales	Registra la obligación con el proveedor por el valor total de la factura
2408	Impuesto sobre las ventas por pagar	En su parte descontable, registra el IVA pagado en la compra que la empresa puede descontar del IVA generado en ventas
2365	Retención en la fuente por pagar	Retención en la fuente que la empresa practica al proveedor por renta, cuando actúa como agente retenedor
2368	Retención de industria y comercio por pagar	Retención de ICA practicada al proveedor, según el municipio y la tarifa aplicable
2367	Retención de IVA por pagar (reteIVA)	Se usa cuando la empresa es agente de retención de IVA frente a ese proveedor
2335	Costos y gastos por pagar	Alternativa a la cuenta 2205 cuando la compra corresponde a un gasto o servicio y no a mercancía

IVA descontable vs. mayor valor del costo o gasto

Uno de los puntos que más confunde al causar una factura de compra es qué hacer con el IVA pagado. La regla general es la siguiente:

Si el bien o servicio adquirido está destinado a operaciones gravadas o exentas de IVA, y la empresa es responsable de este impuesto, el IVA pagado se lleva como IVA descontable en la cuenta 2408, para restarlo posteriormente del IVA generado en ventas.
Si el bien o servicio está destinado a operaciones excluidas de IVA, o si quien compra no es responsable de este impuesto, el IVA pagado no es descontable y debe llevarse como mayor valor del costo o del gasto, es decir, sumado directamente a la cuenta de inventario, activo fijo o gasto correspondiente.
Cuando la compra mezcla operaciones gravadas y excluidas (prorrateo de IVA), el valor descontable se determina aplicando la proporción de ingresos gravados frente a ingresos totales, conforme al artículo 490 del Estatuto Tributario.

Ejemplo de asiento contable: compra de mercancía para reventa

Compra de mercancía por $1.000.000 más IVA del 19 %, a crédito, con retención en la fuente del 2,5 % por compras:

Cuenta	Débito	Crédito
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa	1.000.000
2408 IVA descontable	190.000
2365 Retención en la fuente por pagar		25.000
2205 Proveedores nacionales		1.165.000
Sumas iguales	1.190.000	1.190.000

Ejemplo de asiento contable: compra de un servicio de gasto administrativo

Compra de un servicio de mantenimiento por $500.000 más IVA del 19 %, a crédito, con retención en la fuente del 4 % por servicios:

Cuenta	Débito	Crédito
5135 Servicios (administración)	500.000
2408 IVA descontable	95.000
2365 Retención en la fuente por pagar		20.000
2205 Proveedores nacionales / 2335 Costos y gastos por pagar		575.000
Sumas iguales	595.000	595.000

Errores comunes al elegir la cuenta para causar una compra

Llevar mercancía para reventa a una cuenta de gasto (51xx o 52xx) en lugar de a la cuenta de inventario (1435), lo que distorsiona el costo de ventas al momento de facturar.
Registrar el IVA como descontable en compras destinadas a operaciones excluidas, cuando debía llevarse como mayor valor del costo o del gasto.
Usar siempre la cuenta 2205 (proveedores) sin distinguir cuándo corresponde usar 2335 (costos y gastos por pagar), lo que dificulta el análisis de cartera por proveedores de mercancía frente a proveedores de servicios.
Omitir la retención en la fuente, de ICA o de IVA cuando la empresa tiene la calidad de agente retenedor frente a ese tercero y ese concepto.
Clasificar un activo fijo (por ejemplo, un computador) como gasto del periodo en lugar de llevarlo a la cuenta de propiedad, planta y equipo correspondiente (clase 15), lo que afecta la depreciación y el estado de resultados.
No abrir auxiliares o subcuentas por proveedor y por concepto, lo que después complica el diligenciamiento de los formatos de información exógena (1001 y 1005, entre otros).

Preguntas frecuentes

¿La cuenta para causar una compra depende de si la empresa aplica NIIF del grupo 1, 2 o 3? La estructura del PUC es la misma para los tres grupos, ya que el Decreto 2650 de 1993 sigue siendo la base normativa del catálogo de cuentas. Lo que cambia entre grupos es el criterio de medición y reconocimiento (por ejemplo, deterioro de inventarios o valor razonable), no el código de la cuenta que se usa para causar la factura.

¿Se puede causar una factura de compra sin conocer todavía el valor exacto del IVA descontable? Sí, siempre que exista una base razonable para estimarlo; sin embargo, lo recomendable es esperar a tener la factura electrónica validada por la DIAN para causar el valor definitivo, evitando ajustes posteriores.

¿Qué cuenta se usa si la compra corresponde a un anticipo antes de recibir la mercancía? Se usa la cuenta 133525 (anticipos a proveedores) como un activo, y solo se traslada a la cuenta de inventario, gasto o activo fijo correspondiente cuando se recibe efectivamente el bien o servicio.

Referencias

Decreto 2650 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expide el Plan Único de Cuentas para comerciantes.
Estatuto Tributario Nacional (Decreto 624 de 1989), artículos 485, 490 y 771-2.
Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Decreto 2420 de 2015, Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, y sus modificaciones, que compilan los marcos técnicos NIIF aplicables en Colombia.