¿Cuándo se debe causar una compra aunque no se haya recibido la factura física?

Una compra se causa cuando la empresa obtiene el control del bien —normalmente con la entrega y el traslado de riesgos pactado con el proveedor—, no cuando llega el documento. Si al cierre hay mercancía recibida y no facturada, se reconoce el inventario contra un pasivo por el valor estimado, sin IVA descontable y sin retención en la fuente, y se ajusta cuando llegue la factura. Fiscalmente el costo se acepta en el año del devengo aunque el soporte tenga fecha del año siguiente.

Esa última regla está en el parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario y resuelve el temor de fondo: causar sin factura no es una irregularidad, es lo técnicamente correcto.

El disparador es el control, no el documento

Bajo los marcos técnicos del Decreto 2420 de 2015, un activo se reconoce cuando concurren tres condiciones, y ninguna de ellas menciona la factura:

Procede de un hecho pasado. La entrega ya ocurrió; existe un evento verificable.
La empresa controla el recurso. Recibió los riesgos y beneficios del bien según lo pactado, puede usarlo, venderlo o consumirlo.
El valor puede medirse con fiabilidad. La orden de compra, la lista de precios o el contrato permiten cuantificar la obligación sin arbitrariedad.

Fiscalmente el criterio es coherente: el artículo 21-1 del E.T. remite a los marcos contables y el artículo 59 establece que, para los obligados a llevar contabilidad, los costos realizados son los devengados contablemente en el periodo. La factura no crea el hecho económico; lo documenta.

La consecuencia práctica es incómoda para quien trabaja "por documento recibido": si la mercancía entró a bodega el 29 de diciembre y la factura llega el 8 de enero, el inventario y el pasivo pertenecen a diciembre. No registrarlos subvalúa simultáneamente el activo y el pasivo, distorsiona los indicadores de liquidez y descuadra el inventario físico contra el contable.

Cada situación tiene una respuesta distinta

No toda mercancía en la bodega es una compra causable, y no toda compra causable está en la bodega. Lo que decide es el control.

Situación al corte	¿Se causa?	Tratamiento
Mercancía recibida en bodega con remisión firmada, sin factura	Sí	Inventario contra pasivo por mercancía recibida sin facturar, al valor de la orden de compra
Compra internacional embarcada, con riesgos ya transferidos al comprador	Sí	Inventarios en tránsito (1465 en el PUC) contra el pasivo con el proveedor del exterior
Compra en tránsito cuyos riesgos siguen en cabeza del vendedor hasta la entrega	No	No hay control; se causa cuando se recibe
Mercancía en consignación	No	El control no se transfirió; el inventario sigue siendo del consignante
Bienes recibidos en depósito, préstamo o demostración	No	Se controlan en cuentas de orden, no en inventario
Servicio prestado en el periodo, aún no facturado	Sí	Gasto o costo contra pasivo acumulado, por el valor del contrato
Obra o contrato con acta de avance suscrita al corte	Sí	Se devenga el avance certificado, no lo facturado
Anticipo pagado sin recepción del bien	No	Es un activo por anticipo, no una compra
Pedido en firme sin despacho	No	No hay hecho pasado; a lo sumo es un compromiso a revelar

La distinción entre los dos casos de tránsito es la que más discusiones genera. No la resuelve la ubicación física de la mercancía sino el término de entrega pactado: si el riesgo pasó al comprador cuando la carga se puso a bordo, el inventario es suyo aunque el contenedor esté en altamar el 31 de diciembre.

El asiento cuando no hay factura

Mercancía recibida el 29 de diciembre según remisión firmada, correspondiente a una orden de compra de 500 unidades a $80.000.

Cuenta	Concepto	Débito	Crédito
1435	Mercancías no fabricadas por la empresa	40.000.000
2205	Proveedores nacionales – mercancía recibida sin facturar		40.000.000

Sin IVA descontable y sin retención en la fuente. Esa es la parte que suele hacerse mal.

Cuando llega la factura en enero, por $40.400.000 más IVA, con retención por compras del 2,5 %:

Cuenta	Concepto	Débito	Crédito
2205	Proveedores – mercancía recibida sin facturar (reversión)	40.000.000
1435	Ajuste por diferencia de precio	400.000
2408	IVA descontable	7.676.000
2205	Proveedores nacionales		47.066.000
236540	Retención en la fuente – compras		1.010.000

Si la mercancía ya se vendió cuando llega la factura, la diferencia de $400.000 no va al inventario sino al costo de ventas del periodo en que se detecta. Diferencias recurrentes por encima del 2 % o 3 % indican que la lista de precios usada para estimar está desactualizada, no que el método esté mal.

Por qué no se registra IVA descontable ni retención

Son dos reglas distintas que apuntan al mismo lugar.

El IVA descontable exige la factura. Los artículos 485, 488 y 496 del E.T. condicionan el descontable a la existencia del documento y fijan los periodos en que puede solicitarse. Registrar un IVA descontable estimado contra una factura que aún no existe es crear un activo fiscal sin soporte; si el valor final difiere, además queda una diferencia imposible de conciliar con el formato 1005.

La retención se practica en el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero. La DIAN ha sostenido de forma consistente —Concepto 081444 de 2000, Oficio 033980 de 2005 y Oficio 900613 de 2022, entre otros— que el abono en cuenta es el reconocimiento contable de una obligación cierta y exigible. En el Oficio 900613 de 2022 fue explícita al analizar el caso inverso: cuando el proveedor causa el ingreso en un año pero factura en el siguiente, el abono en cuenta para el agente retenedor ocurre al expedirse la factura, porque es ahí cuando reconoce el gasto y el pasivo correlativo.

Un pasivo estimado por mercancía recibida sin facturar no es una obligación líquida frente a un beneficiario determinado por un valor cierto: es una medición provisional. La retención se practica cuando la factura fija el valor definitivo. Declarar retenciones sobre estimaciones genera lo contrario de lo que se busca: certificados que no coinciden con lo facturado y cruces fallidos en la exógena.

La regla fiscal que resuelve el problema de fondo

El artículo 135 de la Ley 1819 de 2016 adicionó el parágrafo 2 del artículo 771-2 del E.T.: los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año gravable se aceptan fiscalmente aunque la factura o documento equivalente tenga fecha del año o periodo siguiente, siempre que se acredite la venta del bien o la prestación del servicio en el periodo correspondiente.

La norma nació precisamente para esto. Antes de ella, la DIAN podía rechazar la deducción en el año del devengo por tener un soporte fechado en otra vigencia, y también en el año del soporte por corresponder a una vigencia anterior. El contribuyente perdía en ambos escenarios.

En enero de 2026 la doctrina dio un paso más. Mediante el Concepto 158 del 26 de enero de 2026, la DIAN reconsideró el Concepto 008129 de 2025 y concluyó que el parágrafo 2 del artículo 771-2 también aplica al documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. Un gasto incurrido en diciembre, soportado con un documento soporte generado y transmitido en enero, es deducible en la declaración del año anterior si se acredita que la operación se realizó en esa vigencia.

Dos límites que conviene tener presentes: el soporte debe existir, no basta con el devengo, y debe generarse antes de presentar la declaración en la que se incluye el costo. La flexibilidad es sobre la fecha del documento, no sobre su existencia.

Cómo probar que la operación ocurrió en el periodo

"Acreditar la entrega del bien o la prestación del servicio" es una carga probatoria concreta. El expediente que la sostiene:

Remisión o guía de despacho firmada, con fecha y nombre de quien recibió.
Orden de compra o contrato con precios pactados, que respalda la medición.
Entrada de almacén o informe de recepción con fecha de sistema.
Documento de transporte y, en importaciones, el conocimiento de embarque con el término de entrega.
Acta de recibo a satisfacción en obras y servicios.
Correspondencia con el proveedor sobre la entrega y la facturación pendiente.
Registro en el kárdex y su trazabilidad con el conteo físico de cierre.

Sin este soporte, el registro es una afirmación sin prueba, y ahí sí el rechazo del costo es previsible.

El procedimiento de corte que evita el problema

Cierre de remisiones. Fijar una fecha y hora de corte para documentos de recepción y comunicarla a bodega y a compras.
Conciliación de tres vías. Cruzar orden de compra, informe de recepción y factura; lo que tenga los dos primeros y no el tercero es exactamente lo que hay que causar.
Listado de recepciones sin factura. Generarlo el primer día hábil siguiente al corte y valorarlo con la lista de precios vigente.
Cuenta puente única. Registrar todas las recepciones sin facturar en un auxiliar propio, nunca mezcladas con el saldo normal de proveedores.
Antigüedad de la cuenta puente. Partidas con más de 60 días exigen gestión con el proveedor: o la factura nunca se expidió, o la mercancía se devolvió y nadie reversó el registro.
Revisión de saldo cero. La cuenta puente debe quedar en cero después de aplicar las facturas del periodo siguiente; un saldo residual es un error de aplicación.

Errores frecuentes

Esperar la factura para reconocer el inventario, y cerrar el año con bodega llena y activo subvalorado.
Registrar IVA descontable estimado sobre una factura inexistente.
Practicar y declarar retención sobre el pasivo estimado.
Usar cuentas del plan contable español —4009 o 4109, "proveedores, facturas pendientes de recibir"— que no existen en el PUC colombiano y que aparecen con frecuencia en contenidos genéricos.
Causar mercancía en consignación como compra propia.
Registrar el anticipo como compra y duplicar el costo cuando llega la mercancía.
No reversar la cuenta puente y duplicar el pasivo al aplicar la factura.
Ignorar el término de entrega pactado y decidir por la ubicación física de la mercancía.
Reconocer la diferencia de precio contra el inventario cuando este ya se vendió.

En síntesis

La factura es el soporte fiscal, no el hecho económico. La compra se causa cuando la empresa asume el control del bien; el IVA descontable y la retención esperan al documento; y el costo, con prueba de la operación, pertenece al año del devengo aunque el soporte tenga fecha del año siguiente.

Referencias

Estatuto Tributario Nacional, artículos 21-1, 59, 105, 107, 485, 488, 496, 616-1 y 771-2 (parágrafo 2, adicionado por el artículo 135 de la Ley 1819 de 2016).
Decreto 2420 de 2015 y sus decretos modificatorios, marcos técnicos normativos de información financiera (Marco Conceptual, NIC 2 y Sección 13 de la NIIF para las Pymes).
Decreto 2650 de 1993, Plan Único de Cuentas para comerciantes, cuentas 1435, 1465 y 2205.
DIAN, Concepto 158 del 26 de enero de 2026, aplicación del parágrafo 2 del artículo 771-2 al documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar; reconsidera el Concepto 008129 de 2025.
DIAN, Oficio 8230 de 2018, alcance del parágrafo 2 del artículo 771-2 del E.T.
DIAN, Concepto 081444 de 2000, Oficio 033980 de 2005 y Oficio 900613 de 2022, sobre el momento del abono en cuenta y la práctica de la retención en la fuente.
DIAN, Resolución 000165 de 2023, sistema de facturación electrónica y documentos equivalentes.
Superintendencia de Sociedades, doctrina sobre el manejo de la cuenta 1465 – Inventarios en tránsito.