¿Cuándo se debe causar una factura según la normativa colombiana?

Una factura se debe causar en el momento en que ocurre el hecho económico que le da origen —la entrega del bien o la prestación del servicio—, y no cuando se paga, se cobra o incluso cuando llega físicamente el documento. Sin embargo, esta regla general se desdobla en tres momentos distintos según la normativa que se aplique: el momento contable (devengo NIIF), el momento fiscal para el impuesto de renta (artículos 27, 28 y 105 del Estatuto Tributario) y el momento de causación del IVA (artículo 429 del Estatuto Tributario), que no siempre coinciden entre sí. A continuación se explica cada uno, con ejemplos y la normativa vigente.

La regla general: el hecho económico, no el pago ni la fecha del documento

El principio que rige la causación en Colombia es el de devengo o causación: los ingresos, costos y gastos se reconocen cuando ocurre la transacción que los origina, sin importar si el dinero ya cambió de manos. Este principio, de origen contable, fue adoptado también por la legislación tributaria a partir de la reforma introducida por la Ley 1819 de 2016, que alineó en gran medida las reglas fiscales con las reglas contables bajo NIIF.

Esto significa que, en la mayoría de los casos, si una empresa presta un servicio en marzo pero factura y cobra en abril, el ingreso se causa en marzo, tanto para efectos contables como fiscales. El reto está en los casos en los que las tres normativas —contable, de renta y de IVA— fijan momentos distintos para una misma operación.

Los tres momentos que pueden no coincidir en una misma operación

Ámbito	Norma que lo regula	Momento de causación
Contable (devengo)	NIIF (NIC 18/NIIF 15, Decreto 2420 de 2015)	Cuando se transfiere el control del bien o se presta el servicio
Impuesto de renta	Artículos 27, 28 y 105 del Estatuto Tributario	El ingreso o el gasto devengado contablemente en el periodo, salvo excepciones puntuales que la ley señala expresamente
IVA	Artículo 429 del Estatuto Tributario	Reglas específicas según se trate de venta de bienes, prestación de servicios o importación
Expedición de la factura	Artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario, resoluciones DIAN de facturación	Al momento de la operación, dentro de los plazos y validaciones que exige el sistema de facturación electrónica

En la práctica, para la gran mayoría de operaciones estos momentos coinciden. Pero hay situaciones —contratos de servicios de ejecución sucesiva, ventas con pago anticipado, importaciones— en las que el momento de causación del IVA se aparta del momento contable, y ahí es donde ocurren la mayoría de los errores.

Cuándo se causa una factura para efectos contables

Bajo el marco técnico normativo de información financiera vigente en Colombia (Decreto 2420 de 2015 y modificatorios), el ingreso por la venta de un bien se reconoce cuando se transfiere el control del bien al comprador, y el ingreso por un servicio se reconoce a medida que se satisface la obligación de desempeño, ya sea en un punto en el tiempo o a lo largo de un periodo, según el tipo de servicio. Este es el criterio que determina en qué mes debe quedar registrada la transacción en los libros contables, independientemente de cuándo se emita o se pague la factura.

Cuándo se causa una factura para el impuesto de renta

Los artículos 28 y 105 del Estatuto Tributario, modificados por la Ley 1819 de 2016, establecen que para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, los ingresos realizados fiscalmente son los ingresos devengados contablemente en el periodo, y las deducciones realizadas fiscalmente son los gastos devengados contablemente en el periodo que cumplan los requisitos legales. Es decir, como regla general, lo que se causa contablemente es lo mismo que se declara fiscalmente en el impuesto de renta.

Sin embargo, la misma norma señala una lista de excepciones en las que, aunque el ingreso o el gasto ya esté devengado contablemente, su reconocimiento fiscal se pospone hasta un momento distinto que la ley determina expresamente. Entre las más relevantes:

Dividendos de sociedades nacionales y extranjeras: se realizan fiscalmente según las reglas específicas del artículo 27 del ET, no en el momento del devengo contable.
Venta de bienes inmuebles: el ingreso fiscal se realiza cuando se cumplen los requisitos del artículo 27, que generalmente exige la escritura pública, no la simple transferencia contable de control.
Intereses implícitos en transacciones de financiación: fiscalmente solo se reconoce el valor nominal de la operación, no el ingreso o el costo financiero implícito que exige la técnica contable.
Pérdidas por medición a valor razonable (por ejemplo, en propiedades de inversión): solo son deducibles al momento de la venta o liquidación del activo, no cuando se reconoce el ajuste contable.
Provisiones por obligaciones de monto o fecha inciertos (desmantelamiento, restauración, ciertos pasivos laborales): solo son deducibles cuando surge la obligación cierta de desembolsar el dinero, no cuando se causa contablemente la provisión.

Estas diferencias son las que alimentan la conciliación fiscal que toda empresa obligada a llevar contabilidad debe presentar anualmente, identificando cada partida en la que el tratamiento contable y el fiscal no coinciden.

Cuándo se causa el IVA: la regla que más se aparta del devengo contable

El momento de causación del IVA está regulado de forma independiente en el artículo 429 del Estatuto Tributario, y no siempre coincide con el momento del devengo contable ni con el de la realización fiscal del ingreso en renta:

En la venta de bienes: el IVA se causa en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, o a falta de estos, en el momento de la entrega del bien, incluso si se pactó reserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria.
En el retiro de inventarios para uso propio o consumo: el IVA se causa en la fecha del retiro.
En la prestación de servicios: el IVA se causa en la fecha de emisión de la factura, o en la fecha de terminación del servicio, o en la fecha del pago o abono en cuenta, la que ocurra primero. En contratos de ejecución sucesiva, esto puede implicar causar el IVA por cada etapa o corte del servicio, aunque el contrato completo no haya terminado.
En las importaciones: el IVA se causa en el momento de la nacionalización del bien, liquidándose y pagándose junto con los derechos de aduana.

La regla de los servicios es la que con más frecuencia genera errores: si el cliente paga un anticipo antes de que el servicio termine, el IVA ya se causa sobre ese anticipo, aunque contablemente el ingreso todavía no se haya devengado en su totalidad.

Qué significa el "abono en cuenta" y por qué importa

El concepto de abono en cuenta aparece tanto en las reglas de IVA como en las de retención en la fuente, y se refiere al reconocimiento contable de una obligación a favor de un tercero, así no se haya pagado en efectivo. En la práctica, cuando una empresa registra en su contabilidad una cuenta por pagar a un proveedor por un servicio ya prestado, ese registro constituye un abono en cuenta que puede activar la obligación de practicar la retención en la fuente y, en el caso de servicios, la causación del IVA, incluso antes de que exista un pago físico.

Cuándo se debe expedir (facturar) frente a cuándo se debe causar

Facturar y causar son conceptos distintos, aunque relacionados: facturar es expedir el documento fiscal (la factura electrónica validada por la DIAN), mientras que causar es registrar contablemente el hecho económico en el periodo en que efectivamente ocurrió. Los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario obligan a expedir la factura en el momento de la operación, pero en la práctica es común que un proveedor entregue la factura en un mes distinto al que efectivamente prestó el servicio.

Cuando esto ocurre, la factura debe causarse en el periodo del hecho económico, no en el periodo en que llegó el documento. Por ejemplo, si un servicio se prestó en febrero pero la factura llega en marzo, el gasto se causa en febrero (ajustando el cierre contable de ese mes si ya se había cerrado), no en marzo, salvo que el efecto sea inmaterial para los estados financieros del periodo.

Qué hacer cuando una factura llega después de cerrado el periodo

Si el periodo contable en el que ocurrió el hecho económico ya está cerrado cuando llega la factura, se debe evaluar la materialidad del ajuste:

Si el valor es material (afecta significativamente los estados financieros ya emitidos), se debe reexpresar el periodo correspondiente o registrar el ajuste como corrección de un error contable de periodos anteriores, según lo que exige la normativa contable aplicable.
Si el valor es inmaterial, es una práctica generalmente aceptada registrar el ajuste directamente en el periodo corriente, documentando el criterio aplicado.

En cualquier caso, causar sistemáticamente las facturas en el mes en que llegan, en lugar del mes en que ocurrió el hecho económico, distorsiona los estados financieros, puede generar diferencias en el IVA descontable declarado y expone a la empresa a observaciones de la DIAN en una eventual fiscalización.

Consecuencias de causar una factura en el periodo incorrecto

Distorsión de la utilidad o pérdida del periodo, al desplazar ingresos o gastos hacia un mes distinto al que realmente correspondían.
Diferencias entre el IVA generado o descontable registrado en la contabilidad y el efectivamente declarado en el periodo bimestral o cuatrimestral correspondiente.
Inconsistencias en la conciliación fiscal (formato 2516 y anexos), que puede derivar en requerimientos de la DIAN.
Riesgo de rechazo de costos o deducciones si la DIAN determina que el gasto no fue causado en el periodo que le correspondía según el hecho económico.
Necesidad de corregir declaraciones tributarias ya presentadas, con los intereses moratorios y sanciones de corrección que eso implica cuando el ajuste incrementa el impuesto a cargo.

Errores comunes sobre el momento de causación de una factura

Causar la factura cuando se paga o se cobra, en lugar de cuando ocurre el hecho económico.
Causar el IVA de un servicio en la fecha de terminación del contrato completo, ignorando que un anticipo o un pago parcial anterior ya activó la causación de ese impuesto sobre esa porción.
Confundir la fecha de expedición de la factura electrónica con la fecha en que el hecho económico realmente ocurrió.
Aplicar el mismo criterio de causación para renta y para IVA, sin verificar si la operación está entre las excepciones que separan ambos momentos.
No documentar el criterio de materialidad aplicado cuando una factura llega después del cierre del periodo al que corresponde.
Tratar como devengo contable puro operaciones que la ley tributaria excluye expresamente de ese tratamiento (dividendos, venta de inmuebles, ciertas provisiones).

Preguntas frecuentes sobre el momento de causación de una factura

¿El IVA siempre se causa en la misma fecha que el ingreso contable? No necesariamente. En servicios, el IVA puede causarse antes del devengo contable completo si hay un pago anticipado, porque la norma toma el evento que ocurra primero entre la fecha de la factura, la terminación del servicio o el pago o abono en cuenta.

¿Qué pasa si compro un bien y me facturan varios meses después? El costo o gasto se causa en el periodo en que ocurrió el hecho económico (la entrega del bien o la prestación del servicio), no en el periodo en que llegó la factura, salvo que el efecto sea inmaterial para los estados financieros.

¿Todas las diferencias entre lo contable y lo fiscal generan una sanción? No. Son diferencias temporarias normales del sistema tributario colombiano que se reportan en la conciliación fiscal; el riesgo de sanción surge cuando la diferencia no se identifica, no se declara correctamente o se usa para diferir impuestos de forma indebida.

Referencias

Estatuto Tributario, artículo 27 — Realización del ingreso.
Estatuto Tributario, artículo 28, modificado por la Ley 1819 de 2016 — Realización del ingreso para los obligados a llevar contabilidad.
Estatuto Tributario, artículo 105, modificado por la Ley 1819 de 2016 — Realización de la deducción para los obligados a llevar contabilidad.
Estatuto Tributario, artículo 429 — Momento de causación del IVA.
Estatuto Tributario, artículos 615 y 616-1 — Obligación de expedir factura.
Decreto 2420 de 2015 y modificatorios — Marco Técnico Normativo de Información Financiera.
Resolución Unificada DIAN 000227 de 2025 — Sistema de facturación electrónica.
Portal oficial de la DIAN: dian.gov.co