Documento soporte sin enredos: qué es, cómo se contabiliza y cómo Cifrato lo crea por ti

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El técnico que arregló el aire acondicionado te pasó una cuenta de cobro. El señor que te arrienda la bodega también. Ninguno factura, pero tú sí necesitas soportar ese gasto ante la DIAN. Para eso existe el documento soporte: lo generas tú, como comprador, cada vez que le compras a alguien que no está obligado a facturar. Si no lo haces, ese costo puede no ser deducible. Aquí te explicamos qué es, qué plazo tiene, cómo se contabiliza y por qué no debería quitarte una tarde cada mes.

¿Qué es el documento soporte?

El documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar (DSNO o simplemente DS) es el documento con el que el comprador prueba una compra cuando el vendedor no expide factura. Es la forma de cumplir lo que exige el art. 771-2 del Estatuto Tributario: que los costos, deducciones e impuestos descontables tengan un soporte válido.

La clave está en quién lo hace: no lo emite el proveedor, lo generas tú. La cuenta de cobro que te entrega una persona natural sirve como respaldo interno, pero no reemplaza el documento soporte.

Si eres facturador electrónico, lo generas en forma electrónica y lo transmites a la DIAN para su validación. La DIAN le asigna un código único (CUDS), igual que el CUFE de una factura.

¿Cuándo lo necesito? En lenguaje sencillo

Le compras a…	¿Necesitas documento soporte?	Qué te sirve de soporte
Una persona natural que no está obligada a facturar (técnico, arrendador, transportador)	Sí	El documento soporte que generas tú
Un proveedor del exterior sin factura colombiana	Sí	El documento soporte, con la identificación de su país
Un proveedor que factura electrónicamente	No	Su factura electrónica
Un banco o una cooperativa	No	El extracto
Una empresa de servicios públicos o un peaje	No	El documento equivalente
Un empleado	No	La nómina electrónica
Una importación	No	La declaración de importación

Dicho de otra forma: si quieres deducir el costo o descontar el IVA y el vendedor no te entrega un documento válido del sistema de facturación, el documento soporte te toca a ti.

¿Qué plazo tengo para hacerlo?

Tienes dos opciones (art. 1.5.2.3.4 de la Resolución DIAN 000227 de 2025):

• Uno por cada compra, transmitido en el momento de la operación.
• Uno semanal por proveedor, que acumula todas las compras de esa semana al mismo proveedor y se transmite a más tardar el último día hábil de esa semana.

¿Y si se pasa el plazo? La DIAN aclaró en su Concepto 12666 de 2026 que generar el documento tarde no hace perder por sí solo el costo, la deducción o el IVA descontable, siempre que puedas probar que la compra ocurrió en ese año o periodo. Pero sí es un incumplimiento formal que puede sancionarse. El plazo existe y conviene cumplirlo.

Las bases contables: cómo se registra

El documento soporte no cambia la lógica de la causación: el gasto se reconoce cuando se recibe el bien o el servicio, no cuando se paga. Lo que hace el documento soporte es darle a ese registro el respaldo fiscal.

Ejemplo. Una empresa contrata a una persona natural, no responsable de IVA y declarante de renta, para el mantenimiento de sus equipos por $3.000.000. Como es un servicio general, se le practica retención en la fuente del 4 %: $120.000. El neto a pagar es $2.880.000.

Cuenta (PUC)	Débito	Crédito
5145 Mantenimiento y reparaciones	$3.000.000
2365 Retención en la fuente		$120.000
2335 Costos y gastos por pagar		$2.880.000
Total	$3.000.000	$3.000.000

Algunos puntos para tener en cuenta:

• No lleva IVA si el proveedor no es responsable de IVA. Si le compras a un proveedor del exterior, para descontar el IVA debes practicar además la retención de IVA (art. 437-2 ET).
• La retención va en tu contabilidad y en tus reportes, aunque no sea un requisito del documento soporte en sí. Revisa también si aplica retención de ICA según el municipio.
• Si hay que corregirlo, no se borra: se hace una nota de ajuste al documento soporte.
• El costo cuenta en el año en que ocurrió la compra. Si el documento salió con fecha de enero pero el servicio se prestó en diciembre, el gasto se puede aceptar en el año anterior, siempre que se pruebe que se prestó en ese año (parágrafo 2 del art. 771-2 ET).

¿Por qué me debería importar?

• Proteges tus costos y tu IVA descontable. Sin documento soporte, la DIAN puede desconocer el costo o el descontable en una revisión, aunque la compra haya sido real y esté pagada.
• Evitas sanciones formales. No generarlo o transmitirlo mal puede sancionarse, aparte de lo que pase con el costo.
• Tu cierre cuadra. Un documento soporte por cada compra a no obligados, con su retención bien aplicada, evita diferencias entre contabilidad, retenciones y exógena.

El problema real: hacerlo a mano

En teoría es un formulario. En la práctica:

• Recoges cuentas de cobro por correo, por WhatsApp y en papel.
• Digitas cada documento soporte uno por uno, con su numeración consecutiva.
• Calculas y aplicas la retención en cada uno.
• Lo emites en una plataforma y lo vuelves a registrar en tu software contable.
• Corres para que no se te pase la semana.

Es el trabajo más repetitivo del mes. Cada documento parece poco, pero con decenas de proveedores se vuelve una tarde entera, y un error de numeración o de retención sale caro.

Cómo lo hacemos simple en Cifrato

En Cifrato partimos de una idea: el documento soporte no debería digitarse, debería crearse solo.

1. Tus documentos soporte se crean automáticamente. Cifrato crea los documentos soporte de tus compras a no obligados a facturar, varios a la vez, no uno por uno.

2. Se suben solos a tu software contable. Los documentos quedan cargados en tu software contable sin digitarlos de nuevo. Funciona con todas las versiones de Siigo, con Helisa y con World Office.

3. Los emites a la DIAN sin cambiar de plataforma. Si trabajas con Siigo Nube, emites el documento soporte a la DIAN directamente desde Cifrato, sin abrir otra plataforma de facturación electrónica.

4. Menos digitación, menos errores. Al no transcribir cada documento a mano, reduces los errores de numeración, de valores y de retención que aparecen al hacerlo uno por uno.

En resumen

El documento soporte es la forma de demostrar una compra cuando el vendedor no factura. Lo generas tú, por cada compra o una vez por semana por proveedor, y sin él tus costos y tu IVA descontable quedan expuestos. Lo difícil nunca fue entenderlo, sino hacerlo para cada proveedor, cada semana y sin errores.

Ese es el trabajo que Cifrato hace por ti.

Este contenido es informativo y no reemplaza la asesoría de tu contador o asesor tributario. La normativa de referencia es el Estatuto Tributario (arts. 437-2 y 771-2), el Decreto 1625 de 2016 (art. 1.6.1.4.12), la Resolución DIAN 000227 de 2025 y el Concepto DIAN 12666 de 2026. Las cuentas del ejemplo corresponden al PUC para comerciantes.