¿Dónde reportar las causaciones en la información exógena ante la DIAN?

Las causaciones se reportan en varios formatos de la información exógena, según su naturaleza: los gastos, costos y deducciones causados a terceros van en el formato 1001 (pagos o abonos en cuenta), los ingresos causados en el formato 1007, y las causaciones que aún no se han pagado ni cobrado al cierre del año quedan reflejadas como saldo en los formatos 1008 (cuentas por cobrar) y 1009 (cuentas por pagar). El IVA generado y descontable derivado de esas mismas causaciones se reporta, además, en los formatos 1006 y 1005. No existe un único formato de "causaciones": cada formato captura una cara distinta del mismo hecho económico.

A continuación se explica con detalle en qué formato va cada tipo de causación, qué diferencia hay entre "pago" y "abono en cuenta" para efectos de este reporte, y cómo evitar los errores más frecuentes que generan requerimientos de la DIAN.

Por qué la causación es el criterio central de la información exógena

La información exógena no se basa en el criterio de caja, sino en el de causación o devengo. Esto significa que un costo, gasto o ingreso debe reportarse en el año gravable en que se causó contablemente, así el pago o el cobro efectivo ocurra en un periodo distinto. Esta lógica está explícita en el propio nombre del formato más usado, el 1001: "pagos o abonos en cuenta", donde el abono en cuenta es precisamente la causación contable de una obligación que todavía no se ha pagado.

La obligación de reportar información exógena está fundamentada en los artículos 623 a 631-3 del Estatuto Tributario, que facultan a la DIAN para exigir estos reportes anuales. Cada año, mediante resolución, la entidad actualiza sujetos obligados, formatos, conceptos y plazos. Para el año gravable 2025 (a presentar en 2026) rige la Resolución Única 000227 de 2025 en materia tributaria, aduanera y cambiaria, modificada por la Resolución 000233 de 2025 y corregida por la Resolución 000237 de 2025.

Formato 1001: pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas

Es el formato donde se reporta la mayoría de las causaciones de gastos, costos y deducciones frente a terceros: honorarios, comisiones, servicios, arrendamientos, intereses, compras, entre otros conceptos definidos en el artículo 1.3.5.2.1 de la Resolución 000227 de 2025.

Lo esencial de este formato es que no reporta solamente lo que la empresa efectivamente pagó en el año, sino también lo que causó (abonó en cuenta) sin haberlo pagado todavía. Por eso el formato distingue, para varios conceptos, entre el valor pagado y el valor causado no pagado, y exige identificar plenamente al tercero (nombre, tipo y número de identificación) junto con la retención en la fuente, de industria y comercio o de IVA practicada sobre esa misma causación.

Un caso típico: si en diciembre se causó un servicio profesional que se pagará en enero del año siguiente, ese valor se reporta igual en el año gravable en que se causó, no en el que se paga.

Formato 1007: ingresos causados

Del lado de los ingresos, el formato 1007 recoge los ingresos devengados (causados) por el informante durante el año gravable, clasificados por concepto, e indica también las devoluciones, rebajas y descuentos asociados. Al igual que en el 1001, el criterio es de causación: un ingreso por venta de bienes o servicios se reporta en el año en que se causó la factura, así el cliente pague después.

Casos particulares frecuentes en este formato:

La venta de activos fijos se reporta por el valor total de la enajenación, no por la utilidad en venta.
Los ingresos no operacionales, incluidas indemnizaciones de compañías de seguros, también se causan y reportan en el formato 1007 con el concepto correspondiente.
Cuando no es posible identificar al tercero (por ejemplo, ventas a consumidor final sin datos completos), el formato permite el reporte bajo la figura de cuantía menor, con el NIT genérico habilitado para ese fin.

Formatos 1008 y 1009: el saldo de las causaciones pendientes al cierre

Mientras el 1001 y el 1007 reportan movimientos del año, los formatos 1008 y 1009 son una fotografía del saldo a 31 de diciembre. Son formatos espejo entre sí: lo que un contribuyente declara como cuenta por cobrar frente a un tercero en el formato 1008 debería coincidir con lo que ese mismo tercero declara como cuenta por pagar en su formato 1009.

Estos dos formatos son, en la práctica, el reflejo directo de las causaciones que a cierre de año siguen sin pago o sin cobro:

El formato 1008 reporta los saldos de las cuentas por cobrar del informante (lo que le deben terceros), incluyendo la provisión de cartera cuando aplique.
El formato 1009 reporta los saldos de las cuentas por pagar del informante (lo que el informante debe a terceros), incluyendo pasivos por impuestos, gravámenes y tasas.

Una diferencia entre lo reportado en el 1008 de un contribuyente y el 1009 de su contraparte es una de las señales que con mayor frecuencia genera requerimientos ordinarios de la DIAN, porque evidencia una causación registrada de forma distinta por cada parte de la operación.

Formatos 1005 y 1006: el IVA que se deriva de las mismas causaciones

Toda causación de compra o venta gravada con IVA tiene, además, un reflejo en los formatos específicos de IVA:

El formato 1005 reporta el IVA descontable derivado de las compras causadas.
El formato 1006 reporta el IVA generado derivado de las ventas causadas.

Estos formatos deben ser coherentes con lo reportado en el 1001 y el 1007, así como con la declaración de IVA del mismo periodo, ya que todos parten del mismo hecho económico causado.

Tabla resumen: dónde va cada tipo de causación

Tipo de causación	Formato	Qué captura	Referencia normativa
Gasto, costo o deducción causado a un tercero (pagado o no)	1001	Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas	Art. 1.3.5.2.1, Resolución 000227 de 2025
Ingreso causado por el informante	1007	Ingresos devengados en el año, por concepto	Resolución 000227 de 2025, modificada por Resolución 000233 de 2025
Causación pendiente de cobro al cierre	1008	Saldo de cuentas por cobrar a 31 de diciembre	Art. 1.3.5.7.1, Resolución 000227 de 2025, modificado por art. 8, Resolución 000233 de 2025
Causación pendiente de pago al cierre	1009	Saldo de cuentas por pagar a 31 de diciembre, incluidos pasivos por impuestos	Resolución 000227 de 2025
IVA descontable de compras causadas	1005	Detalle del IVA descontable por proveedor	Resolución 000227 de 2025
IVA generado de ventas causadas	1006	Detalle del IVA generado por cliente	Resolución 000227 de 2025
Retención en la fuente practicada sobre la causación	1001 (columna de retenciones)	Retención asociada al pago o abono en cuenta	Art. 1.3.5.2.1, Resolución 000227 de 2025

Pago vs. abono en cuenta: la distinción que más confunde

Un error frecuente es asumir que solo se reporta lo efectivamente pagado o cobrado en el año. La norma es más amplia: el abono en cuenta —es decir, la causación contable de la obligación, aunque el dinero no se haya movido— también genera la obligación de reportar. Esto aplica en ambas direcciones:

Si la empresa causó un gasto y no lo ha pagado al cierre del año, debe reportarlo en el formato 1001 como abono en cuenta y, adicionalmente, dejar el saldo pendiente en el formato 1009.
Si la empresa causó un ingreso y no lo ha cobrado al cierre del año, debe reportarlo en el formato 1007 y, adicionalmente, dejar el saldo pendiente en el formato 1008.

Omitir la causación no pagada, o reportarla solo cuando hay movimiento de caja, es una de las causas más comunes de inconsistencias entre lo que un contribuyente reporta y lo que su contraparte reporta sobre la misma operación.

Errores comunes al reportar causaciones en la exógena

Reportar en el formato 1001 solamente los pagos en efectivo o por transferencia, dejando por fuera los abonos en cuenta (causaciones) pendientes de pago al cierre.
No actualizar el formato 1009 con los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas causados y no pagados a 31 de diciembre.
Reportar el ingreso por venta de un activo fijo en el formato 1007 por la utilidad obtenida, en lugar del valor total de la enajenación.
Duplicar información entre el formato 1001 y el 1005 (IVA descontable) por no homologar correctamente las cuentas contables a los conceptos exigidos por la DIAN.
No conciliar el saldo del formato 1008 propio contra el 1009 que reportará la contraparte, lo que deriva en descuadres detectados por los cruces automáticos de la DIAN.
Reportar por debajo del umbral de cuantía mínima definido para cada formato (cuentas por cobrar y por pagar, entre otros), cuando la operación sí superaba ese umbral en unidades de valor tributario (UVT).

Cómo preparar el reporte de causaciones antes de presentar la exógena

Extraer del sistema contable el auxiliar de las cuentas de costos, gastos, ingresos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar del año gravable completo, no solo de los movimientos con pago.
Clasificar cada tercero según el concepto exigido por la DIAN (honorarios, servicios, arrendamientos, compras, entre otros) antes de exportar la información al prevalidador.
Verificar que los saldos finales de las cuentas por cobrar y por pagar coincidan con los que se reportarán en los formatos 1008 y 1009.
Cruzar el total de IVA generado y descontable de los formatos 1005 y 1006 contra las declaraciones de IVA presentadas durante el año.
Correr el prevalidador de la DIAN antes de la fecha límite y corregir cualquier inconsistencia de identificación de terceros, dígito de verificación o cuantía mínima.

Preguntas frecuentes

¿Se debe reportar un gasto causado pero no pagado en el año gravable? Sí. El formato 1001 exige reportar tanto los pagos como los abonos en cuenta (causaciones), independientemente de si ya hubo desembolso de dinero.

¿En qué formato queda reflejada una causación que sigue pendiente de pago al cierre del año? En el formato 1009, como saldo de cuentas por pagar a 31 de diciembre, adicional al reporte del gasto en el formato 1001.

¿Qué pasa si mi cuenta por cobrar (formato 1008) no coincide con la cuenta por pagar que reporta mi contraparte (formato 1009)? Esta diferencia es un patrón que la DIAN identifica fácilmente mediante cruces automatizados y suele derivar en un requerimiento ordinario de información para que ambas partes expliquen o corrijan el origen de la diferencia.

Referencias

Estatuto Tributario Nacional (Decreto 624 de 1989), artículos 623 a 631-3.
DIAN, Resolución Única 000227 de 2025 en materia tributaria, aduanera y cambiaria, que establece los sujetos obligados y las especificaciones técnicas de los formatos de información exógena por el año gravable 2025.
DIAN, Resolución 000233 de 2025, que modifica parcialmente la Resolución 000227 de 2025.
DIAN, Resolución 000237 de 2025, que corrige la Resolución 000227 de 2025.
DIAN, Resolución 000238 de 2025, que fija la Unidad de Valor Tributario (UVT) aplicable al año gravable 2026.