¿Qué es un estado de resultados? Ejemplo paso a paso

El estado de resultados es el informe contable que muestra si una empresa generó utilidad o pérdida durante un periodo determinado, restando a los ingresos obtenidos el costo de ventas, los gastos operacionales, los rubros no operacionales y el impuesto de renta. A diferencia del balance general, que retrata un momento exacto, el estado de resultados mide el desempeño a lo largo de un mes, un trimestre o un año. En Colombia, todas las empresas comerciales deben elaborarlo bajo el método de causación, no de caja. Esta guía explica su estructura, el rol del Plan Único de Cuentas y un ejemplo completo con cifras en pesos colombianos.

¿Qué es el estado de resultados y para qué sirve?

El estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias o P&G, es uno de los estados financieros básicos que toda empresa formal debe preparar en Colombia, junto con el balance general, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de flujos de efectivo. Mientras el balance general responde qué tiene y qué debe la empresa en una fecha exacta, el estado de resultados responde una pregunta distinta: ¿la empresa ganó o perdió dinero durante el periodo analizado, y por qué? Este informe es clave para socios, bancos, inversionistas y la DIAN, ya que permite evaluar la rentabilidad real del negocio, no solo su solidez patrimonial, y es la base directa sobre la que se liquida el impuesto de renta de las personas jurídicas.

Causación obligatoria: un punto que muchas guías no aclaran para Colombia

Es común encontrar explicaciones genéricas que presentan la contabilidad de caja y la contabilidad de causación (devengo) como dos métodos igualmente válidos para elegir según el tamaño del negocio. En Colombia, sin embargo, esto no es una elección libre para las empresas comerciales: el Código de Comercio y el marco técnico normativo de las NIIF exigen que los ingresos, costos y gastos se reconozcan cuando se causan (es decir, cuando se genera el derecho a cobrar o la obligación de pagar), independientemente de si el dinero ya entró o salió de la caja. Solo algunos regímenes simplificados de personas naturales, como el Régimen Simple de Tributación en ciertos casos, permiten esquemas más flexibles; toda sociedad comercial formal debe elaborar su estado de resultados bajo causación.

Estructura del estado de resultados

El estado de resultados sigue una secuencia de restas sucesivas hasta llegar a la utilidad o pérdida final del periodo:

• Ingresos operacionales: ventas o prestación de servicios propios del giro habitual del negocio, menos devoluciones, rebajas y descuentos.
• Costo de ventas: el costo directamente asociado a producir o adquirir lo que se vendió.
• Utilidad bruta: ingresos operacionales menos costo de ventas.
• Gastos operacionales de administración y de ventas: nómina administrativa, arriendos, servicios públicos, comisiones de venta, publicidad, entre otros.
• Utilidad operacional: utilidad bruta menos gastos operacionales; refleja el resultado del negocio en su actividad principal.
• Ingresos y gastos no operacionales: rendimientos financieros, diferencia en cambio, gastos financieros por intereses, ingresos por venta de activos fijos.
• Utilidad antes de impuestos: utilidad operacional más o menos el resultado no operacional.
• Impuesto de renta y complementarios: calculado sobre la utilidad fiscal, que puede diferir de la utilidad contable.
• Utilidad neta del ejercicio: el resultado final, que pasa al patrimonio en el balance general.

El Plan Único de Cuentas en el estado de resultados

Al igual que el balance general se construye con las clases 1, 2 y 3 del Plan Único de Cuentas (PUC), el estado de resultados se nutre de las clases restantes, un detalle que la mayoría de las guías genéricas sobre este tema no explican:

• Clase 4 – Ingresos: operacionales (ventas, servicios) y no operacionales (financieros, arrendamientos, recuperaciones).
• Clase 5 – Gastos: de administración, de ventas, financieros y otros gastos no operacionales.
• Clase 6 – Costo de ventas: el costo de los bienes vendidos en empresas comerciales.
• Clase 7 – Costos de producción: el costo de fabricar los bienes en empresas industriales, que luego se traslada a la clase 6 cuando el producto se vende.

Al cierre del periodo, el saldo neto de estas cuentas (ingresos menos costos y gastos) se traslada a la cuenta de utilidades del ejercicio dentro del patrimonio (clase 3), conectando así el estado de resultados con el balance general.

Estado de resultados tradicional frente a estado de resultados integral

Otro matiz que rara vez se explica con claridad es que, bajo NIIF plenas (Grupo 1 de preparadores de información financiera en Colombia), el resultado del periodo no se limita a la utilidad neta tradicional. Las empresas del Grupo 1 deben presentar además el Otro Resultado Integral (ORI), que incluye partidas como las ganancias o pérdidas actuariales de planes de pensiones, las revaluaciones de activos o las diferencias de conversión de operaciones en el extranjero. La suma de la utilidad neta más el ORI se conoce como el resultado integral total del periodo. Las empresas del Grupo 2 (NIIF para Pymes) y del Grupo 3 (microempresas) generalmente no manejan este componente adicional, por lo que su estado de resultados suele coincidir con la utilidad neta tradicional.

Cómo se hace un estado de resultados paso a paso

• Define el periodo a analizar (mes, trimestre o año) y asegúrate de que todos los movimientos de ese periodo estén correctamente registrados.
• Suma los ingresos operacionales del periodo, netos de devoluciones, rebajas y descuentos en ventas.
• Resta el costo de ventas para obtener la utilidad bruta.
• Suma y resta los gastos operacionales de administración y de ventas para obtener la utilidad operacional.
• Incluye los ingresos y gastos no operacionales, como intereses ganados, diferencia en cambio o gastos financieros, para llegar a la utilidad antes de impuestos.
• Calcula el impuesto de renta aplicando la tarifa vigente sobre la utilidad fiscal, que puede diferir de la contable por partidas no deducibles o ingresos no gravados.
• Determina la utilidad neta del ejercicio, restando el impuesto de renta de la utilidad antes de impuestos.
• Traslada la utilidad neta al patrimonio del balance general, dentro de la cuenta de resultados del ejercicio.

Ejemplo completo de estado de resultados con cifras en pesos colombianos

A continuación, un estado de resultados de una pequeña empresa comercial correspondiente al año 2026, aplicando la tarifa general de renta para personas jurídicas del 35%:

Concepto	Valor (COP)
Ventas brutas	$180.000.000
(−) Devoluciones y descuentos en ventas	−$5.000.000
Ingresos operacionales netos	$175.000.000
(−) Costo de ventas	−$95.000.000
Utilidad bruta	$80.000.000
(−) Gastos de administración	−$22.000.000
(−) Gastos de ventas	−$18.000.000
Utilidad operacional	$40.000.000
(+) Ingresos no operacionales (rendimientos financieros)	$2.000.000
(−) Gastos no operacionales (intereses pagados)	−$4.000.000
Utilidad antes de impuestos	$38.000.000
(−) Impuesto de renta (35%)	−$13.300.000
Utilidad neta del ejercicio	$24.700.000

Cómo interpretar el resultado: márgenes financieros clave

Un estado de resultados bien elaborado permite calcular márgenes que muestran, en términos porcentuales, qué tan rentable es realmente el negocio. Usando las cifras del ejemplo anterior:

Indicador	Fórmula	Resultado
Margen bruto	Utilidad bruta ÷ Ingresos operacionales	$80.000.000 ÷ $175.000.000 = 45,7%
Margen operacional	Utilidad operacional ÷ Ingresos operacionales	$40.000.000 ÷ $175.000.000 = 22,9%
Margen neto	Utilidad neta ÷ Ingresos operacionales	$24.700.000 ÷ $175.000.000 = 14,1%

Estos tres márgenes permiten identificar en qué etapa del negocio se están perdiendo recursos: si el margen bruto es sano pero el operacional cae fuerte, el problema probablemente está en los gastos administrativos o de ventas; si el margen operacional es bueno pero el neto cae mucho, conviene revisar la carga financiera o el efecto del impuesto de renta.

Errores comunes al elaborar un estado de resultados

• Mezclar costos de ventas con gastos operacionales, lo que distorsiona la utilidad bruta y dificulta el análisis por margen.
• Registrar ingresos que aún no se han causado, adelantando ventas de periodos futuros al periodo actual.
• Aplicar el método de caja en lugar de causación, lo cual no es válido para la mayoría de las sociedades comerciales en Colombia.
• Olvidar incluir el Otro Resultado Integral (ORI) en empresas que, por pertenecer al Grupo 1 de NIIF plenas, están obligadas a presentarlo.
• Confundir la utilidad contable con la utilidad fiscal, calculando el impuesto de renta directamente sobre la primera sin hacer la conciliación fiscal correspondiente.
• No comparar el estado de resultados con el del periodo anterior, lo que impide detectar variaciones relevantes en ingresos, costos o gastos.

Relación entre el estado de resultados y el balance general

Estos dos estados financieros no funcionan de forma aislada: la utilidad o pérdida que arroja el estado de resultados de un periodo es exactamente la cifra que se traslada a la cuenta de patrimonio del balance general, dentro del rubro de utilidades del ejercicio. Por eso, cualquier error en el estado de resultados —una cuenta mal clasificada, un ingreso no causado, un gasto duplicado— termina afectando directamente el balance general y, con él, indicadores tan relevantes como el nivel de endeudamiento o el capital de trabajo de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre el estado de resultados

¿El estado de resultados y el flujo de caja son lo mismo? No. El estado de resultados se basa en causación y puede mostrar utilidad aunque la empresa no tenga efectivo disponible, mientras que el flujo de caja muestra exclusivamente el dinero que efectivamente entró y salió durante el periodo.

¿Con qué frecuencia debe prepararse el estado de resultados? La ley exige elaborarlo al menos anualmente, al cierre del ejercicio, aunque la mayoría de las empresas lo preparan mensualmente para hacer seguimiento oportuno a su rentabilidad.

¿Por qué la utilidad contable puede ser distinta a la utilidad fiscal? Porque algunas partidas contables, como ciertas provisiones o gastos no deducibles, no son aceptadas fiscalmente por la DIAN, o porque existen ingresos no constitutivos de renta que sí se reconocen contablemente; esa diferencia se ajusta mediante la conciliación fiscal antes de calcular el impuesto de renta.

¿Todas las empresas presentan el mismo formato de estado de resultados? La estructura general es la misma, pero el nivel de detalle y las revelaciones exigidas varían según el grupo NIIF (1, 2 o 3) al que pertenezca cada empresa, siendo el Grupo 1 el que exige mayor nivel de detalle, incluido el Otro Resultado Integral.

El estado de resultados es la herramienta que permite entender si un negocio realmente es rentable, más allá de si tiene o no dinero disponible en el banco en un momento dado. Elaborarlo correctamente exige respetar el método de causación obligatorio en Colombia, clasificar con precisión cada cuenta del Plan Único de Cuentas, calcular los márgenes bruto, operacional y neto, y entender su conexión directa con el balance general a través de la utilidad del ejercicio. Un estado de resultados bien construido no solo cumple con la norma: es una de las herramientas más útiles para tomar decisiones de negocio informadas.